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by 김정현 May 25. 2021

탁월한 팀장이 해야 할 업무배분 기술

업무배분의 4가지 스텝

팀장으로서 탁월성을 보여야 할 것들중에 하나는 업무배분의 기술이다.

업무를 배분하는 것은 사실 업무를 위임한다는 것과 같은 맥락에 있다. 일반적으로 위임은 권한에 관한 것으로 이해하고, 배분은 구체적인 업무에 관한 것으로 이해하면 좋다.

위임의 4가지 스텝은 위임내용의 결정, 위임목표의 명확화, 위임실행, 후속조치 등이다.

가장 먼저 해야 할 일은, 무엇을 위임할 것인가를 결정해야 한다.

이를 위해서는 팀장 스스로 본인의 업무와 팀원들의 업무를 파악하고 있어야 한다. 팀 단위에서의 업무 리스트를 작성해야 한다. 팀원들 스스로 자신의 업무를 작성해서 제출하도록 하는 것도 좋은 방법이 된다.

단순 반복적인 업무일지라도 지시가 필요한 것들이라면, 가능한 공식업무 분장에 포함시키도록 한다. 회의준비, 산업 동향 검색, 경쟁사 분석, 보고서 작성 등도 포함될 수 있다. 업무리스트가 작성되었다고 모두 위임해야 하는 것은 아니다. 어떻게 관리해야 할 것인지 잘 모르는 업무라면, 적절한 관리 방법을 찾을 때까지는 위임을 보류하는 것도 방법이다.

무엇을 위임할 것인가를 결정한 후에는, 위임의 목적을 명확히 해야 한다.

이 업무를 위임하는 목적을 명확히 해야 한다. 이 위임을 통해 달성하고자 하는 기대치를 정확히 해야 한다는 것이다.

예를 들어, 팀원에게 고객만족 향상업무를 맡긴다면, “현재 고객만족도 60점을 상반기까지 90점으로 향상시켜야 한다.”와 같은 목표를 설정할 수 있어야 한다. 목표가 정확하면 업무배분을 위한 적임자를 찾는데도 도움이 된다. 위와 같은 목표가 정해지면 고객만족 향상에 좋은 경험을 갖고 있는 팀원을 선정하면 유리할 것이다. 원하는 결과나 기준을 명확히 하면, 위임을 하기 위해서 어떤 추가적인 교육과 역량개발이 필요한가를 판단하는 데에도 도움이 된다.

다음으로는 위임을 실행하는 것이다.

위임의 목적이 명확해졌다면, 이젠 위임을 실행하면 된다. 위임을 실행한다는 것은 위임의 적임자를 선정하고, 그와 함께 위임의 목적, 내용 등에 협의, 결정하는 것이다.

새로운 업무를 맡길 팀원을 선정할 때에는 2가지를 살펴볼 필요가 있다. 능력(competency) 과 헌신·관심·동기(commitment)이다.

새로운 업무를 수행하는데 요구되는 역량과 그 팀원이 가진 강점과 경험이 잘 부합되는가?(능력)

그 팀원이 자원하고자 하는 헌신의 마음이 있는가? 새로운 업무가 그 팀원의 관심이나 동기와 부합하는가? 새로운 업무가 그의 CDP(career development program: 경력개발계획)와 부합되는 부분이 있는가?(헌신·관심·동기)

팀장은 종종 우수한 팀원에게 더 큰 신뢰가 가겠지만, 그 팀원은 너무 과도한 업무를 맡게 되고, 다른 팀원들은 역량을 개발할 기회를 잃게 되는 경우가 많다. 적임자의 개념은 꼭 우수한 팀원을 뜻하지는 않는다. 적임자 선정과 함께 위임의 목적, 내용 등에 대해 협의하고 결정해야 한다. 그리고 그 팀원이 이 부분에 대해 동의하도록 설득하고 지지하는 작업도 필요하다.

새로운 업무가 추가로 배분된 것에 대해 그 팀원은 상당한 부담을 가질 가능성이 많다. 그렇기에 팀장은 그 업무에 대해 충분한 지원과 지지를 보내 줄 것을 표현해야 한다. 또한 위임한 업무에 대한 최종 책임은 여전히 팀장에게 있음을 인식시켜 주도록 한다.

마지막으로 위임의 후속조치를 취하는 것이다.

위임의 스텝에서 있어서 이 마지막 부분을 빠뜨리는 경우가 많다. 그러나 마지막 스텝은 매우 중요하다. 위임의 일정기간이 되면(또는 위임이 완료되면), 팀장과 팀원이 함께 위임된 업무에 대해 평가해 보도록 한다. 위임업무를 하면서 팀원 스스로가 생각한 유익된 부분이나 불편했던 점은 무엇이 있었는지 확인한다. 앞으로 개선되어야 할 점이 없는지 확인한다. 개선되어야 할 부분은 정리해서 다음번 업무배분에 반영하도록 한다. 업무를 완료한 팀원을 칭찬하고, 다른 팀원들 역시 그 팀원의 성공적인 업무 수행을 인정해 주도록, 공식적인 공유과정을 갖도록 한다.

그런데 위임과정에서 만약 팀원이 수행에 문제가 있다면 어떻게 하면 좋을까? 가장 좋은 방법은 팀장이 해결책을 바로 제시하기 보다는 먼저 팀원 스스로 문제를 해결할 시간을 주는 것이 좋다. 그래야만 팀원의 업무역량도 커지고, 계획된 팀의 목표도 달성하는데 도움이 된다. 한편 팀원이 위임 맡은 업무가 너무 힘들다고 도움을 요청하면 어떻게 하겠는가? 열린 질문과 경청으로 팀원의 문제점을 파악하고 건설적인 방법으로 지원해 준다. 마지막까지 하지 말아야 할 것은 그 업무를 되돌려 받거나 대신해 주는 것이다. 팀장의 역할은 원숭이를 잘 사육하도록 지시, 지원하는 것이지, 그 원숭이를 팀장의 어깨에 올려서 스스로 사육하는 것이 아님을 명심해야 한다.

※이 내용은 책 <팀장리더십 수업>의 일부를 발췌, 수정하여 작성하였습니다.