기업부설연구소 및 연구개발전담부서 설립방법
DNP 칼럼 5
안녕하세요 DNP특허법률사무소 대표변리사 도태현입니다. 저번 글에 이어서, 연구소 및 전담부서 설립방법에 대해 설명드리겠습니다.
먼저 연구소제도는 신고제도라는 점을 이해하셔야 하는데요, 회사에 연구소를 먼저 만들고 연구소를 만들었음을 입증하는 자료를 신고함으로써 연구소를 인정받을 수 있습니다.
연구소를 만드는 방법은 간단합니다. 회사에 독립된 공간 또는 파티션으로 구분한 공간에 책상, 컴퓨터, 사무기기 등을 세팅하고 연구소 또는 전담부서 현판을 부착하시면 끝납니다. 무척 간단하죠?
자, 연구소 설치가 끝났으면 이를 입증하는 서류를 제출하시면 됩니다. 제출은 기업부설연구소/전담부서 신고관리시스템(메인페이지 | 기업부설연구소/전담부서 신고관리시스템 (rnd.or.kr))에서 신청하시면 됩니다.
온라인 상으로 신고를 하시면 7일 이내에 연구소/전담부서에 대한 인증서를 받으실 수 있습니다. 다만, 보완사항이 있는 경우, 보완사항을 제출하고 인정받는 기간은 7일에서 제외됩니다. 자료만 잘 준비하시면 2~3일 내에도 인증서 발급이 완료됩니다.
실사는 없으며 오직 온라인 상으로 제출된 자료로 심사합니다. 즉, 연구소/전담부서는 사후관리가 번거로울 뿐이지 설립 자체는 어렵지 않습니다.
중요한 것은 무슨 서류를 어떻게 작성하여 제출하는지겠죠? 이제 하나하나 살펴보면서 설명드리겠습니다. 아래의 이미지를 보시면 제출해야 하는 서류가 기재되어 있는데요, 이는 관리시스템 가시면 확인하실 수 있습니다. 제출해야 하는 서류가 엄청나게 많아 보이지만 쉽게 발급받을 수 있는 서류가 대부분이고 실제로 작성해야 하는 서류는 많지 않습니다.
쉽게 발급받을 수 있는 서류부터 먼저 정리하고, 작성해야 하는 서류를 그 뒤에 정리하겠습니다.
연구소/전담부서에 소속된 직원이 인적요건을 만족시켜야 한다는 점은 앞선 포스트에서 설명드렸는데요, 이를 입증할 수 있는 졸업증명서, 학위증명서, 자격증, 경력증명서를 준비하셔야 합니다. 또한, 건축물대장사본 또는 임대차계약서를 제출하여 연구소/전담부서가 위치한 건물이 가건물, 무허가건물, 주거전용건물이 아니라는 점을 입증해야합니다(이 역시, 앞선 글에서 물적요건으로 설명드렸습니다^^).
중견기업 확인서, 연구원창업 중소기업 확인서류는 일반적인 중소기업은 해당되지 않으니 무시하셔도 됩니다. 벤처확인(벤처인증)을 받은 기업이라면 이를 준비하시면 되고요, 처음 신청하는 기업이 연구원 수가 10인 이상인 경우는 거의 없으니 이와 관련된 서류 역시 무시하셔도 됩니다.
또, 중소기업확인서를 발급받으시면 됩니다. 이는, 중소기업현황정보시스템(중소기업현황정보시스템 (mss.go.kr))에 가시면 발급받으실 수 있습니다.
신청하는 기업이 서비스분야인 경우(과학기술분야, 서비스분야의 구분도 전 포스팅에서 설명했습니다^^)는 서비스분야 업종이 매출이 과반 이상으로 주업종임을 입증하는 서류를 준비하셔야 합니다. 법인의 경우 중소기업기준검토표에 회계사/세무사의 명판날인을 받으시면 되고 개인사업자의 경우 일반과세자 부가가치세 신고서에 회계사/세무사의 명판날인을 받으시면 됩니다.
그리고, 사업자등록증사본과 4대 사회보험 사업장 가입자 명부를 준비하시면 됩니다.
자, 여기까지 준비하셨으면 발급받아 제출하는 서류의 준비는 끝이 났습니다. 이제 작성해야 하는 서류에 대해 설명드리겠습니다.
먼저, 기업부설연구소 신청서를 작성하셔야 합니다. 예시로 작성한 바와 같이, 기본적인 기업정보를 입력하시면 됩니다. 본인의 기업이 중기업인지, 소기업인지, 벤처기업인지 여부에 따라 체크하시면 되고, 연구소에 대한 정보를 입력하시면 됩니다.
연구소인 경우에는 연구기관장을 입력하고, 전담부서인 경우에는 연구기관장을 입력할 필요가 없습니다. 연구기관장에 대표자를 입력하는 경우 겸임으로 체크하셔야 합니다.
연구소를 설치한 곳의 주소가 기업과 동일하다면 동일하게 적어주고, 기업의 업종과 맞는 연구분야를 체크합니다. 연구 내용을 적고 나면 연구원의 구성을 적습니다.
이때, 연구원이 연구전담요원, 연구보조원, 연구관리직원으로 구분되는데, 인적요건을 충족시키는 직원은 연구전담요원을 말합니다. 연구보조원, 연구관리직원은 인적요건을 충족시키지 않아도 상관없습니다. 연구보조원을 넣는 경우, 연구전담요원의 인건비뿐만 아니라 연구보조원의 인건비의 25%까지 세액공제액으로 산정할 수 있습니다. 연구관리직원의 인건비는 세액공제액으로 산정할 수 없어 통상적으로 잘 안 넣습니다.
설립한 연구소에 기자재의 종류의 수를 입력하고, 연구공간의 타입에 대해 입력합니다. 연구소를 기업주소와 독립된 다른 장소에 설립한 경우 건물 전체를 체크하고, 기업주소 내부의 독립된 방에 설립한 경우 독립공간을 체크하며, 기업주소 내부에 파티션으로 구분한 경우 분리구역을 체크합니다. 체크가 완료되면, 소유/임대 여부와 연구공간의 면적을 적습니다.
마지막으로, 신청하는 연도의 연구개발투자액을 기재하면 끝납니다. 통상적으로 인건비가 대부분을 차지합니다.
다음은 연구개발인력현황을 작성하셔야 합니다. 연구소/전담부서에 소속시킬 직원의 정보를 입력하시면 됩니다. 앞에서 말씀드린 바와 같이 인적요건을 만족시키지 않는 직원도 연구보조원으로 넣어 세액공제액을 증가시킬 수 있으니 직원 수가 충분하다면 입력하셔서 세액공제액을 늘릴 수 있습니다. 다만, 주의할 점은 연구소/전담부서 이외에 다른 업무를 수행할 직원이 있어야 한다는 점입니다. 예를 들어, 5명 규모의 회사인데, 대표자 1명에 나머지 4명을 연구원 혹은 연구보조원으로 넣는다면 보완명령이 나올 가능성이 높을 뿐더러 통과된다고 하더라도 추후에 사후관리 과정에서 실사가 나왔을 때 대처하기 힘들 가능성이 높습니다.
신규 편입 여부는 연구소/전담부서를 설립한 이후에 연구원을 추가하는 경우 변경신고에서 체크하는 것이니 최초 신고하는 단계에서는 체크하지 않으시면 됩니다.
연구기자재 현황의 경우 연구소에 비치한 물품들을 적으시면 됩니다. 설립 가이드에 보면 "기업부설 연구기관(기업부설연구소) 또는 기업의 연구개발부서(연구개발전담부서) 안에 있는 기자재 중 연구개발활동과 관련하여 직접 사용되는 연구기자재만을 기입합니다[사무책상, 팩스, 전화기, 복사기, 등의 사무용기기와 서버(Server), 허브(Hub) 등의 통신수단 및 한글 등 일반적인 범용 소프트웨어는 해당하지 않으나 개발툴로 사용되는 전용프로그램은 포함시킬 수 있습니다." 라고 쓰여있으나, 모니터, 노트북 등등 그냥 편하게 기재하셔도 됩니다.
다음으로 연구개발활동 개요서를 쓰셔야 하는데요, 실제 연구개발을 하고 계신다면 앞으로 연구개발할 기술에 대해서 맞춰 작성하시면 됩니다. 주요 업무는 개발과정을 분할해서 쓰시면 되고, 전문 분야는 속한 분야에서 개발할 부분을 쓰면 되며, 연구과제명과 연구내용은 너무 포괄적이지 않게 구체적으로 개발할 내용을 쓰시면 됩니다. 실제 개발하는 부분이 거의 없으나 연구소/전담부서를 운영하고 싶으신 분들은 거래하고 있는 변리사나 컨설턴트분들에게 도와달라고 하시면 됩니다. 도움을 요청했을 때 반응이 잘 모르는 것 같으면 바로 다른 사람을 찾아보세요. 나중에 세금 토해내고 후회하시면 늦습니다.
마지막으로, 조직도, 설립한 연구소/전담부서에 대한 도면 및 사진을 준비하시면 됩니다.
연구소를 설립하시는 경우 기업 조직도와 연구소 조직도를 만드시면 되고, 전담부서의 경우 기업조직도만 만드셔도 됩니다. 도면의 경우 형식은 정해진 것이 없으나 기업 규모가 커서 한 장에 다 나타내기 힘들면 두 장으로 나누어 그리셔도 되고 기업 규모가 작다면 한 장에 그리셔도 됩니다. 다만, 예시와 같이 연구소/전담부서 면적을 표시하셔야 합니다.
사진은 현판사진과 내부사진을 준비하시면 되는데요, 현판사진의 경우 독립된 공간이라면 문 닫힌사진과 문 열린사진을 준비하시면 되고 파티션으로 구분하신 경우 현판을 붙인 부분을 멀리서 하나 가까이 하나 찍으시면 됩니다. 내부사진은 각 모서리에서 안쪽이 잘보이게 찍은 사진을 4장 준비하시면 됩니다.
여기까지 연구소/전담부서 설립 시 제출해야하는 준비서류에 대해 알아봤습니다. 무척 많지만 막상 살펴보면 준비하기 어려운 서류는 없습니다. 개인적으로는 자체적으로 준비하셔도 충분하다고 생각이 듭니다. 다만, 직원을 시켰을 때 열정적으로 알아보는 경우는 별로 없으니 대표님이 시간을 쏟을 여유가 없다면 비용을 지불하고 설립하는 것도 좋은 방법이라고 생각됩니다.
오늘은 여기까지고요, 자세한 내용은 강의 형태로 유튜브에 업로드되니 참고해 주세요. 다음 글에서는 가장 중요한 사후관리에 대해 말씀드리겠습니다.
DNP 특허법률사무소 도태현 변리사였습니다. 다음에 뵙겠습니다. 감사합니다.
