회의를 갈등으로 만들지 않는 7가지 방법
회의할 때 마다, 팀원간의 감정의 골이 깊어진다면?
최근 신규 프로젝트를 진행하면서 기획, 개발, 디자인 등 유관 부서와 회의를 진행하고 있다. 회사에서는 다양한 성향의 사람들을 만날 수 있다. 그 사람들을 모두 설득하여 하나의 결과를 도출하기는 참 어렵다. 골머리를 앓던 중, 평소 존경하는 매니저님께서 조언해주신 내용을 공유해본다. 이 7가지는 프로젝트 매니저에서 프로젝트 오너로 마음가짐을 다시 함에 있어서 큰 도움이 되었다. 나와 비슷한 상황에 처한 사람들에게 작게나마 도움이 되길 바란다.
회의를 갈등으로 만들지 않는 7가지 방법
1. 좋은 의견이든 나쁜 의견이든 의견을 가장 많이 내는 사람들을 모아놓고 오프라인 결정 회의를 진행할 것
누군가의 잘잘못을 따지는 순간 회의는 엉망이 된다. 나와 반대되는 의견을 내는 사람은 절대 나쁜 사람이 아니다. 오히려 나의 부족한 점을 개선시킬 수 있도록 도와주는 든든한 조력자임을 기억하자.
어떠한 이슈가 발생했을 때 이 이슈를 제기한 사람, 이 이슈에 대해 긍정적인 사람, 부정적인 사람 가릴 것 없이 의견 공유에 적극적인 사람들을 모아두고 오프라인 결정 회의를 진행하자.
슬랙이나 텔레그램 처럼 텍스트 기반으로 의견을 나눌 경우 히스토리 체크도 어려울 뿐더러 오해를 쌓기 쉽다.
2. 다른 팀원의 업무를 함부로 판단하지 말 것
예전에 나는 거만했었다. 내가 보기에 저 일은 어려운게 아닌데 왜 안된다고 할까? 하는 생각을 종종 하곤 했다.
하지만 이런 생각 자체를 멈추는 것이 가장 중요하다. 나만 업무가 어렵고 시간이 부족한게 아니다. 모든 사람은 각자의 입장에서 업무가 버겁고 시간이 부족하다는 것을 인지하자. 내가 그 상황이 되지 않았기 때문에 함부로 판단해서는 안된다.
3. 다른 팀원은 완벽하게 히스토리를 체크할 수 없음을 명심할 것
본인에게 직접적으로 연관되어있지 않은 업무들에 대해 다른 실무자들이 꼼꼼히 검토했을 것이라 생각하지 말자. 확인 이모지를 누르거나 댓글을 달았다고 해도 말이다.
내가 생각하기에는 공감을 이끌 것 같았는데, 반대의 의견이 나오는 경우 잘 살펴보면 히스토리 체크를 잘못해서 오해가 생기는 경우가 많다.
이럴 땐 단톡방에서 대화하기보단 가벼운 1:1 커피챗을 통해 해당 인원과 의견을 사전에 조율하면 원활한 회의를 이끌어낼 수 있다.
4. 최초 리뷰 및 공유하는 자리에서는 결과물을 결정하는 회의가 될 수 없음을 기억할 것
업무의 효율성을 위해, 먼저 내용을 정리하고 제안했다고 치자. 나로서는 모두를 위해 준비한 것일지라도 다른 팀원들은 마치 하나의 문제를 혼자서 바라보고 낸 제안을 강요하는 모습으로 비춰질 수 있다.
따라서 최초 리뷰하는 자리에서는 절대 해당 결과물을 결정한다는 생각을 갖지 말자. 다양한 의견을 수용하고 회의함으로써 최종 결과물을 만들어가는 과정 중 하나로 인지하자.
5. 항상 결과물이 나오면 짧게라도 의견 있는 사람을 모아 회의를 진행하고 단톡방에 회의 요약 내용을 공유할 것
회의에 가장 필요한 사람은 내 의견에 공감해주는 사람이 아니다. 가장 의견을 많이 말하는 사람이다.
회의 이후 결과물을 공유했을 때 의견을 주는 사람들을 모아 회의를 진행하고, 단톡방에 회의내용을 간결하게 공유한다.
이는 회의 결과 해석의 파편화를 막고 후속 회의와의 연결성을 강화시켜준다.
6. 침묵하는 사람들은 결정에 따른다고 이해시킬 것
해결된 이슈가 추후 또 다른 인원에 의해 이슈화 되는 경우가 종종 있다.
이를 사전에 방지하고자, 회의 요약 내용을 공유할 때 잘못 기입된 부분은 반드시 회신을 달라고 코멘트를 남긴다.
이 때 회의와 연관된 모든 팀원에게 '별도 의견이 없는 경우는 곧 회의 결정에 동의한다'는 의미로 해석할 수 있음을 명확하게 전달하자.
7. 그에 따라 결과물에 대한 의견이 나와도 이를 수용하거나, 설득하거나, 무시하거나, 끌고가서 결정하는 것이 오너의 역할임을 기억할 것
모두의 의견을 하나로 만드는 것은 어렵다. 공동의 문제를 인식하고, 다양한 팀원들과 대화하며 해결방법을 모색하되 이를 최종적으로 정리하고 결정하는 것이 프로젝트오너의 역할임을 기억하자.
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