영문 이메일에서 이것만은 하지 말자

IT 실무자들을 위한 영문 이메일 101

“영문 이메일 작성법”에 대한 글이나 영상을 보면 대부분 사내 소통이 아닌 외부 업체 또는 기관에게 발송하는 격식을 차린 이메일을 기준으로 설명한다.

하지만 분위기가 수평적인 경우가 많은 IT업계 특성상, 실무자들 사이에선 지나치게 격식을 차리기보다는 편하게 소통을 하는 것이 일반적이다.

본 글에서는 실제 IT 실무자들이 이메일로 소통을 하면서 참고할 수 있는 팁을 소개하고자 한다.

1. 제목은 간결할수록 좋다.

당연히 제목은 직관적이고 간결할수록 좋다. 즉, 같은 의미를 전달할 수 있다면 대부분 길이가 짧은 것이 더 좋은 선택이다.

보통 이메일 제목의 경우 일반적인 문장에서 사용되는 Be 동사와 관사(a/the)를 생략하여 표현할 수 있다.

예를 들어 아래 내용을 제목으로 전달해보자.                    

"3월 15일에 OO의 신규 버전을 배포할 예정입니다"

일반적으로는 아래와 같은 문장으로 번역이 가능하다.                    

We are planning to deploy the new version of OO on March 15.

위 문장에서 Be 동사와 관사를 생략하면 아래와 같은 문장으로 재구성할 수 있다.                    

New version of OO to be deployed on March 15.

2. 반드시 “Dear OO”으로 시작할 필요는 없다.

실제 현업에서 오고 가는 이메일을 보면 서두 인사에서 “Dear”가 아닌 “Hi” 또는 “Hello”로 시작하는 경우가 많다.

반드시 격식을 차려야 하는 경우를 제외하면 Hello는 거의 모든 상황에서 사용할 수 있다.

예를 들어 사내 특정 팀원에게 업무 관련 요청 메일을 보낼 때는 “Hello [이름]”이라고 쓸 수 있고,

수신 대상이 아직 친분이 없고 격식을 차려야 하는 고객사에 발송하는 메일이라면 “Dear Mr./Ms. [성]”이 적합하다.

3. 자기소개는 생략하자.

국문 이메일에서는 관행적으로 “안녕하세요. XX팀의 OO입니다”로 시작하는 경우가 많기 때문에, 영어 이메일을 작성할 때 “My name is OOO from XX team”과 같은 문장으로 시작하는 경우가 많다.

하지만 영미권 관행상 사내 실무자들 사이 주고받는 이메일에서 자기소개 문구를 넣는 경우는 흔하지 않다.

발신인의 정보가 이미 이메일 헤더에 포함되어있기 때문에 굳이 한 번 더 언급할 필요성을 느끼지 못하기 때문이다.

“Hello, OO.” 이후 자기소개는 생략하고 바로 본론으로 들어가면 된다.

4. 번역이 아닌 의미 전달에 집중하자.

실무진 사이 주고 받는 이메일은 수사적인 화려함보다는 의미를 간결하고 명확하게 전달하는 것이 중요하다.

“OO 지원 국가에는 호주도 포함되어 있습니다.” 라는 메시지를 영어 이메일로 전달한다고 생각해보자.

아마 많은 사람들이 “지원”과 “포함”을 살리기 위해 “support”와 “include”를 포함한 문장을 작성할 것이다.

예) Australia is included in the countries OO is supported.

하지만 전달하려는 메시지의 본질이 무엇인지 고민하고, 더 간결한 형태로 문장을 풀어보면 “호주에 있는 고객들도 OO을 사용할 수 있어”가 될 수 있을 것이다.

원문이 아닌 한 번 가공한 국문을 번역하면 아래와 같은 문장을 쓸 수 있다.

Australian customers can now use OO.

첫 번째 문장보다 두 번째 문장이 더 훌륭하다는 의미는 아니다.

다만, 문장이 간결해지고 문법이 쉬워질수록 실수를 할 확률도 줄어들고, 위의 예제보다 조금 더 복잡하고 어려운 국문을 영어로 풀어야 하는 경우 이런 과정을 통해 번역하는 것이 큰 도움이 된다.

앞으로 브런치에 이와 같이 국문을 1차적으로 해석한 이후 번역을 하는 과정을 업로드하여 도움이되고자 한다.