전자결재 구축해 버리는 CFO
미국에는 없고 한국에는 널려있는 단 하나의 시스템
미국에서는 SAP등 대규모 ERP회사들이 대다수가 잡고있지만.. 국내에는 없는 것은 무엇일까? 클라우드? AI? 그 어떤 fancy한 것도 아니다.
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전자결재
국내 전자결재시스템 kt bizmeka ez우리나라에는 소위말하는 S.I. 업체들이 너도나도 할 것 없이 그룹웨어, 인트라넷, ERP 등을 구축해 주고 빠져나가면서 돈을 버는 에스아이 사업이라는 것이 존재한다.
글로벌 네트워크를 통해 알아보니 꽤 많은 아시아 국가들 모두 SI사업이라는 분야가 존재했다. 일본과 중국은 물론이다. 여하튼 내가 Virtual CFO로 일하는 A사에도 있겠지. 하고 들여다보았더니... 음... 헉.. 전혀 없었다...
도대체 돈은 그럼 어떻게 경비처리를 승인하나? 이거 뭐 횡령 아니야!!?라는 두려움이 앞섰다. 그나마 다행은 담당 경리께서 아주 예리하게 돈관리는 철저히 하고 계셔서 새거나 횡령의 확률은 상당히 낮은 편이었다. 휴.
그건 그런데... 소위말하는 내부통제 시스템 또는 프로세스라는 것이 없었다. 이거 우짜지. 누군가는 만들어서 비용승인 절차를 심어야 할 텐데.. 하.. 그냥 내가 하자. 이놈의 오지랖.. 그렇게 구축이 시작된 것이 팩트다
노션 - 전자결재가 가능???
내가 그래도 꾸준히 계속 써온 유일한 툴이 바로 노션이다. 한 때 노션으로 상이나 자격증 따볼라고 별의 별짓을 다 하고 시중 책과 강의는 꽤 많이 섭렵했었다만.. 여하튼 결국은 심플하게 그리고 덜 복잡하게 쓰는 것이 내가 내린 결론이다.
간혹 유튜브를 보면 노션을 무슨 엄청나게 화려하고 예쁜 디자인을 입혀서 무지막지하게 쓰는 괴물들이 계시던데.. 조금만 관계형 디비가 물리고 쌓이기 시작하면 백발백중 노션은 느려진다.
그래서 결국은 심플한 운영시스템으로 사용하는 걸 굉장히 추천하는 편이다. 근데 이걸로 전자결재를 만들고자 생각해 보니 시작부터 복잡해진다. 나처럼 프로그램 또는 플랫폼 개발 설계를 해본 사람은 더더욱 알 것이다... 권한 설정, 어드민 페이지, 인풋 아웃풋, ERD 설계 등등...
다시 본질로 - 심플하게 쓰는 게 핵심이다 맞다.. 권한을 준다는 것은 무언가 제약을 건다는 것인데. A사의 특성상 자유분방하다. 그래 제약을 풀고 그냥 다한께 바라보는 페이지를 만든다면!? 기본 기능으로 가능할 것이다!라는 확신이 들어서 착수했다.
민망할 정도로 겉은 심플하게
심플에 초점을 맞추어보니 정말 노션이 제공해 주는 기본 기능만 써도 구현이 가능했다. 하지만 CFO관점에서 비용 승인권자를 셋업 해서 통제적 요소를 넣었다. 이 또한 그냥 두 단계에 걸치도록 설계했다.
1차는 기안을 올리는 사용자가 내가 만들어 놓은 비용승인 템플릿에 맞추어 작성하게 했고 여기서 한 가지 포인트는 단순 적요만 적는 것이 아니라 반드시 “맥락”을 적도록 유도했다.
시간이 지나서 제삼자가 보아도 그 부분을 이해하려면 맥락이 필수다. 우리나라는 맥락이 없는 사회로 점점 치닫는 것 같아 마음 아프지만 ㅜㅜ 그래서 더더욱 맥락에 집착했다. 내가 만든 템플릿의 개요는 대략 이러하다.
1. 맥락설명
-매주 목요일 진행되는 주간 회의 시 비품이 소진됨에 따라 CEO구두 승인 후 진행
2. 사용목적
-회의 시 팀원 전체가 함께 먹을 커피와 다과를 구매 / 복지 / 팀빌딩
3. 금액 / 날짜 / 영수증 첨부
-43,200원 / 2023.11.20 / 사진 첨부
4. 처리방식: 선결제 후 청구, 선청구 후결제
-개인카드 사용 후 청구
5. 계좌정보
-카카오뱅크 3312-04-877892 김재무
이걸 매번 타이핑하자니 뭔가 귀찮은 게 팩트. 그래서 노션에는 버튼 생성이라는 기능이 있다. 아는 사람은 알지만 노션과 안 친한 분들은 전혀 모른다.
실제 구축 및 사용되고 있는 전자결재 시스템참고로 노션은 / 이 슬래시를 치면 자동완성으로 다양한 블록 및 기능들이 나온다. 이걸 하나하나 마스터하면 좋겠지만 여하튼 기술은 자기가 필요한 걸 구현할 목적으로 찾아서 배우는 게 가장 빠르긴 하다.
여하튼 버튼을 누르면 원하는 블록들이 뜨도록 설정해서 위에 언급한 5가지가 자동으로 불러와지게 했다. 아주 간단 하지만 아무도 생각 안 하고 있는 불편함을 해결 완료 했다.
결제승인 프로세스 구현
누군가 기안을 올리고 승인권자는 승인을 한다. 이게 가장 기본적인 플로우다. 우리의 결재 승인은 운영책임인 COO 그리고 나 CFO를 거치게 했다. 그 후 회계 경리님에게 전달되어 지급이 실행되는 플로우로 설계해봤다.
재미난 것은 이런 체계가 없을 수가.. 있나? 싶은데 진짜 없었다. 와우. 내가 너무 대기업들만 보아와서 지식의 저주에 걸렸던 것이다. 지금 막 비전만 가지고 시작하는 존경하는 창업가 분들 모두에게 다 필요한 영역이라는 생각이 들었다.
아무튼 승인권자 1 승인권자 2가 각기 승인 후 노션에 댓글을 남기는 형태로 했다. 이걸 근데 매번 노션에 들아와서 눈으로 아이체킹 해야 하는 불편함이 있었다.
따라서 나는 “노션을 출근하면 켜고 일하세요”라는 되지도 않는 지침을 내렸으나... 실패.. 음 좀 더 생각해 보니 슬랙이 생각났고 노션 to Slack 노코드 흐름을 통해 자동 노티가 갈 수 있다고 믿었다.
직접 구축한 노션 to Slack 노티 시스템슬랙은 그냥 업무용 버디버디
연식이 있는 분들은 버디버디 메신저를 잘 아실 것이다. 사춘기 시절 희로애락을 함께한 메신저. 슬랙은 업무 맥락에서 그런 것이었다.
수많은 프로젝트와 안건별로 채널이 아주 심플하고 시원하게 구분될 수 있어 카톡 따위랑 비교는 안된다. 사적인 영역과 분리될 수 있어서 또 더욱 좋다.
슬랙은 내가 뉴욕에서 근무하던 시절에도 월가에 많은 뉴스를 통해 상장 뉴스를 접했다. 당시엔 그다지 공감을 못했으나 지금 와서 보니 엄청난 회사라는 것...
결국 노션과 슬랙을 자동화 기능을 통해 엮어냈다. 무언가 노션 전자결재 페이지에 변동 사항이 존재 시 슬랙 봇을 통해 노티가 잘 오기 시작했다. 아주 만족스러웠고 승인권자와 회계경리끼리만 공유되는 비공개 채널로 셋업을 완료!
결국 하나 더 가치를 더했다
사실 가치란 굉장히 추상적인 개념이라고 볼 수 있지만 내 생각은 다르다. 구성원들이 쉽고 편리하게 무언가 써서 업무효율을 높였다면 나는 가치를 만들었다고 본다. 이런 가치추구 관점으로 주변을 보면 생각보다 내가 할 일이 많음을 느끼고 감사히 살게 된다.
참고한 사이트:
https://www.notion.so/integrations/slack
https://slack.com/intl/ko-kr/events/why-slack-with-notion
https://photokit.com/tools/mosaic/?lang=ko
https://techwiser.com/notion-slack-integration/
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