PPT에 익숙한 환경에서, 최근에 조직 내 상위자께서 글로(DOC파일기반) SDV(Software Defined Vehicle)를 조직원 누구나 쉽게 알 수 있게 작성되도록 지시를 하였습니다. 해당기술 트렌드 변화 빈도가 높고, 접하는 사람마다 다르게 생각하니 명확성 및 (이해) 용이성을 요구로 이해를 하였습니다.
다큐먼트파일도 PPT연습할 때 스크립트작성할 때 사용합니다. 작성된 스크립트 기반으로 발표연습을 하는 것입니다. 이번 경우는 '백서'형태라 PPT보다 쉽게 기술해야 하도 표/그림도 적절하게 삽입도 요구됩니다. PPT 쓰지 않고 다큐먼트파일 이용하여 꼭 필요한 메시지만 전달하는 방법... '아마존에서의 글쓰기'생각나더군요. 정성적이 아닌 정량적인 표현, 철저한 기승전결 흐름, 고객중심의 업무수행(
고객 중심 거꾸로 일하기 즉 Working Backward를 실현할 수 있는 문서 작성)입니다. 최대 6장을 넘기지 않는 내러티브(Narrative) 문서 형식이 유명합니다.
더욱이 경영을 대하는 철학에 대해서도 회자가 많이 되는 업체이기도 합니다. 예전에 아마존 관련 서적 읽고 작성한 서평도 읽어보게 되네요.
아마존에서 글쓰기는 어떻게 하는지 구체적으로 3가지 공유드립니다. 많은 서적에서 인용하는 부분이라, 리마인드 측면으로 보시면 됩니다. (일을 하다 보면 관성적으로 하는 경향이 많아, 익숙할 때까지 자리옆에 메모를 하고 지속 상기하는 것도 도움이 되겠습니다.)
1. 데이터를 기반한 명확한 문장을 쓰자
어릴 때부터 학교에서 육하원칙(5 W1 H)에 따라 문장을 쓰라고 배웠습니다. 비즈니스 글쓰기에는 거기에 더해 2개의 How 즉, ‘How Much’와 ‘How Long’을 추가하라고 합니다. 그만큼 업무시에는 정량적인 데이터를 추가하는 것이 중요하다는 것을 알 수 있는데요. 널리 알려진 ‘아마존 글쓰기 스타일(Amazon Writing Style)’에서 아마존에서 문장을 어떻게 쓰는지 몇 가지 사례가 나와 있습니다. 중요한 사항인데 자주 숙지를 해야겠습니다. 직장에서 보고서 작성할 때, 상급자로부터 코멘트받는 사항이라고 생각합니다.
* 문장은 “주어-목적어-동사” 구조로 실행하는 주체와 행동을 명확히 쓴다. (예: 수동태 금지)
* 영어로 30 단어 이하, 불필요한 구절을 안 쓴다. (예: due to the fact that -> because)
* 약어는 처음에는 풀어쓴다. (예: NDA -> Non Disclosure Agreement (NDA)…)
* 모호한 ‘형용사’ 대신 데이터를 넣는다. (예: 대부분 AWS 고객 -> 한국 AWS 계정의 86%)
* 모호한 ‘부사’ 대신 데이터를 넣는다. (예: 매출이 상당히 증가했다 -> 매출이 40% 증가했다)
군더더기 없이 핵심만 말하는 문장을 만들기 위한 위의 항목들은 당연한 것처럼 보이지만 쉽게 지키기 힘듭니다. 그래서 하나의 문장이라도 몇 번의 수정/보완 등 퇴고 과정을 늘 거치면서 다듬어야 합니다.
2. 구조화된 문단 구성하기
문장을 잘 쓰는 훈련을 했다면, 다음에는 문장들을 이은 구조화된 문단을 쓰는 방법입니다. 한 문단은 대략 3-4 문장으로 이루어지는데, 이때 좋은 구조를 가지는 것이 중요합니다. 한 문단으로 간단한 보고를 할 때 쓸 수 있는 형식입니다. Why What How What if 프레임으로 이해하시면 됩니다.
* 업무에 대한 정의 및 진행하게 된 이유
* 데이터와 함께 업무의 진행 결과 제시
* 업무 후 배운 점, 혹은 부족한 점 공유
* 다음 단계 혹은 미래의 계획 및 예상 결과
(예시)
“(1) 차니의 클라우드 클리닉은 온라인 비디오 팟캐스트 시리즈로서, 팬데믹으로 인해 어려워진 오프라인 활동을 대체하기 위한 목적으로 시작하였습니다. (2) 2000년 3월부터 2021년 8월까지 국내 AWS 사용 개발자를 대상으로 AWS Hero 인터뷰, AWS 주요 소식, 아마존의 개발 문화 등을 주제로 총 30개의 에피소드를 진행하였으며, 유튜브에서만 총 20만 회 (목표 8만 회, 목표 대비 250%)의 시청 횟수를 기록하였습니다. (3) 각 에피소드의 콘텐츠 형식을 분석해 본 결과, 인터뷰어의 이야기를 듣는 대담 형식의 콘텐츠가 높은 관심을 얻었지만, 혼자서 진행하는 뉴스 형식은 낮은 조회수를 보였습니다. (4) 청취자 530명에 대한 설문 조사 결과, 60%가 AWS에 대한 신규 소식을 매월 계속 듣고 싶다고 응답하였기 때문에, 향후 시즌 2를 진행할 경우에는 AWS 전문가와 대담 형식으로 신규 서비스를 소개하는 에피소드를 제작할 계획입니다. “
3. 성과가 아닌 고객 중심 2 ×2 보고서 작성
고객관점 성과가 1등이라고 생각합니다. 사업에 기여를 한 것이니까요. 일반적으로 많이 알려진 SWOT 이외 아마존만의 방식 공유합니다. 주요 업무 수행 이후 회고시 좋은 프레임으로 보입니다.
아마존 내부에 여러 사업 조직 중에 AWS에서는 월간 보고서를 낼 때, 2 ×2 매트릭 형식을 널리 사용합니다. X-Y축의 관점에 따른 항목을 설정하고, 이를 기반으로 사분면에 해당 사항을 정리하는 것으로 가장 대표적인 예가 ‘강점(Strength) – 약점(Weakness) – 기회(Oppotunity) – 위협(Threat)’을 정리하는 SWOT 시장분석이 있습니다.
2 ×2의 형식은 조금씩 다를 수는 있지만, 저희 팀에서는 업무 결과와 대상을 기준으로 ‘잘한 점(Highlight) – 못한 점(Lowlight) – 배운 점(Insight) – 문제점(Challenge)’ 등 4가지 영역을 사용합니다. 눈치채셨겠지만, 격주간 미팅 때 쓴 문장과 문단을 붙여 넣기만 하더라도 손쉽게 개인 2 ×2를 채울 수 있습니다.
여기서도 4분면의 모든 항목을 한 개 이상 채워야 합니다. 일반적인 업무 보고는 높은 성과를 보인 결과를 위주로 하게 됩니다만, 2 ×2 매트릭에서는 그게 25%밖에 해당하지 않습니다. 각자의 업무 결과가 50%라면, 고객에서 얻은 배운 점과 고객이 겪는 문제점을 파악하는 것이 나머지 50%입니다.
개인 2 ×2는 워드 문서로 공유 폴더에 올리면, 팀 미팅 때와 마찬가지로 매니저와 팀원들이 밑줄 쫙 피드백을 해주면 이를 토대로 업데이트해서 최종본을 올립니다. 개인 2 ×2를 기초로 팀 2 ×2가 만들어지고, 팀 2 ×2가 취합되어 더 높은 조직 구조 단위의 2 ×2가 만들어져서, 최종적으로 CEO는 가장 중요한 항목만 담긴 2 ×2를 보게 됩니다.
글쓰기는 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 요즘은 '자기 PR시대'이고, 유명서적 제목인 '호명사회*'이지요. 저기가 드러나야 모든 일을 할 수 있는 동기부여가 되겠죠.
* "각자가 조직에 앞서 이름을 알리고, 스스로 선 핵개인들이 서로 존중하며 교류하는 선택의 연대는 서로를 칭할 때 온전한 그의 이름을 부르는 '호명사회'로 완성됩니다. - 송길영, 호명사회"
