사업PM, 오늘의 실수 1: 파일 정리
파일 정리는 쉽지만 귀찮아서 잘하지 않다가 나중에 큰 코 닥친다.
사업PM 1년 차가 되었지만 아직까지도 부족함이 더 많고 실수가 잦다. 이러한 실수를 반복하지 않기 위해서는 내 실수를 기록하고 자체 피드백 하는 것이 중요하다 생각했다. 오늘은 파일 정리를 제대로 하지 않아 실수가 있었다. 정말 간단한 건데 막상 귀찮아 제대로 하지 않다가 나중에 큰 코 닥칠 수 있으니, 파일 정리는 그때그때 해야 한다.
작업한 파일은 항상 확인할 수 있는 위치에 저장하기
본인이 작업한 파일을 저장하는 것은 당연하다. 우리 모두 그렇게 할 것이다. 문제는 이 파일을 "어디에" 저장하는지가 문제이다. 이전에 작업한 내용은 그 당시 다시는 활용하지 않을 것으로 예상하나, n개월 후 갑자기 그 파일이 필요할 수도 있다. 특히 상사가 이전에 작업했던 파일을 다시 전달해달라고 요청을 했었는데, 어디에다가 저장했는지 몰라 전달을 못하면 그것만큼은 낭패가 없다. 자신의 업무 폴더를 만들어 체계적으로 파일들을 저장해 두는 것은 굉장히 중요하다.
파일 명은 날짜, 과업 명시 필요
올바른 위치에 저장을 했더라도 파일 명을 아무렇게나 저장했다면 무용지물이다. 따라서 파일 명은 구체적으로 작성하는 것이 필요하다. 작업 진행한 날짜와 업무 내용 그리고 그 파일이 여러 변 갱신되었다면 몇 번째 버전인지 구체적으로 제목을 지정해 놓아야 나중에 확인할 때 쉽다.
제대로 저장하지 않고 download 폴더에 쌓아 두면 업무 효율성 저하 우려
예를 들어 업무 진행을 위해 어떠한 파일을 다운로드하고, 그것을 정리하지 않은 채로 download 폴더(디폴트 폴더)에 계속 있다고 가정해보자. 사실 일이라는 것이 그 순간에만 끝나지 않고 지속적으로 진행되는 경우가 많다. 그리고 나는 항상 그것을 간과한다... 만약에 해당 파일이 추후 또 필요하다면 처음 다운로드 받았을 때 제대로 정리를 하지 않았기 때문에 어디에 그 파일이 있는지 모른다. 그러면 재차 다운로드를 진행해 donwlaod 폴더에는 동일한 파일이 (1), (2) 이런 식으로 쌓인다. 이러면 파일 찾는데 시간이 걸릴 뿐더러
이전에 다운로드 받았던 기억만 나고 어디에 다운로드 했는지 기억을 못해 업무 효율성이 떨어진다. 오늘 내가 겪었던 아주 따끈따끈한 실수이다. 이전에 다운로드 받은 것만 기억이 나고 제대로 정리를 해두지 않아 다시 그 파일을 찾는데 오래 걸렸다. 따라서 어떤 파일이든, 고객사에게 받은 파일이든 그 모든 파일들은 자신의 분류법에 맞춰 체계적으로 정리해 두는 것이 중요하다.
중요한 메일은 파일로 저장해 폴더에 정리해 두는 것을 제안
중요한 메일의 경우 별도 메일 박스에 넣어서 관리를 하나, 영구적으로 보관하고 상시로 확인하기 위해서는 따로 파일을 저장해 폴더에 정리해 두면 좋을 것 같다. 메일을 파일에 정리한다는 것이 내용을 워드 파일에 복사-붙여넣기 한다는 의미가 아닌, 그 메일 자체를 파일로 저장하는 기능이 내장이 되어 있어 쉽게 가능하다.
결론
(1) 파일 정리는 간단하지만 막상 업무에 치이다 보면 잘하지 않는다.
(2) 그러다가 나중에 큰 코 닥친다.
(3) 파일 정리는 그때그때 해야 한다.
(4) 이렇게 글로 정리한 김에 내일 바탕화면 싹 청소해야 되겠다. 대청소가 될 것 같다.
