노션 양식 (폼) 사용해 보셨나요?

노션과 구글폼을 합친 모습?

우리는 업무를 볼 때 또는 콘텐츠 및 채널을 운영하면서 구글폼이라고 하는 것을 사용하는 경우가 있다. 마케팅, 기획, 세일즈 업무를 보고 있다면 구글폼, 네이버폼 등 소위 이야기 하는 「양식」 툴을 특히 더 많이 사용할 것이다.

이 각종 폼 서비스는 고객 설문조사, 의견수렴 등 여러 용도로 사용된다. 필자 역시 기획 및 마케팅 업무를 보면서 이러한 양식을 굉장히 많이 사용했다. 그런데 이러한 양식 기능이 노션에도 도입이 되었다. 그래서 오늘은 이 내용을 소개하고자 한다.

본격적인 소개에 앞서 노션 양식 기능은 구글폼에 비해서 그 기능이 강력하다고 볼 수는 없다. 가장 답답한 부분이 선택한 응답에 맞게 서로 다른 세션으로 넘어가도록 하여 질문을 차별화 하여 보여줄 수 있는 기능이 아직까지는 지원되지 않는다. 그리고 정규표현식도 안된다. 이는 업데이트를 통해 해결할 것으로 보이나 오늘 〔2025년 02월 03일〕 기준으로 이 기능은 지원하지 않고 있다.

그럼에도 불구하고 노션 양식 기능이 가지고 있는 정말 큰 장점들도 있다.

첫 번째 장점은 응답자들이 입력한 값들이 모두 노션 DB 에 저장 된다는 것이다. 「이게 무슨 장점이냐?」 라고 생각할 수 있지만 노션을 적극적으로 사용하는 사용자 및 노션을 CRM 을 구축해 놓았다면 정말 큰 장점이라 할 수 있다.

두 번째 장점은 바로 자동화이다. 노션의 자동화 기능을 사용하면 응답자가 입력한 메일 주소로 자동으로 응답 메일을 보낼 수 있다. 물론 구글폼을 사용하더라도 Make 와 솔라피와 같은 서비스를 통해 자동화를 만들어 낼 수 있지만 번거롭고 어렵다. (하다보면 쉬워진다.) 하지만 노션 자동화는 직관적이고 쉽다.

그래서 필자는 노션양식을 질문의 단계가 복합적이지 않는 설문양식이라면 노션 양식을 활용하고 있다. 그럼 어떻게 작동하고 사용하는 지 살펴보도록 하자.

노션양식은 "/양식" 이라고 검색하여 기능을 끄집어 내면 된다. 그 다음 양식의 제목을 입력해 주면 된다. 필자는 예시를 위한 샘플을 문의하기 형식으로 구성할 예정이다.

일단 양식을 생성하고 나면 양식 작성기 그리고 응답이라는 탭이 보이게 된다. 여기서 양식 작성기는 응답자가 보게될 화면 및 질문의 형태, 종류를 의미한다. 그리고 응답 영역에는 응답자가 작성한 DB 가 보인다.

여기서 알아두어야 하는 것이 이 두가지 탭은 서로 부분적으로 연동이 되어 있다. 여기서 부분적으로라고 표현한 이유는 차차 설명토록 하겠다.

양식 영역에서는 그냥 질문을 입력하고 그 형태를 작성하면 된다. 옵션에 필요한 설명, 필수값, 이런 것들도 설정할 수 있다. 그리고 상세 옵션 값도 설정할 수 있다. 하지만 이렇게 하는 것보다 조금 더 쉬운 방법도 있다.

바로 응답보기 화면에서 질문할 내용을 미리 설정하는 것이다.

응답으로 넘어가서 속성제목에는 질문할 내용을 입력하고, 속성유형은 해당 질문에 맞는 값을 선택하여 주면 된다. 여기서 (단일)선택은 라디오 박스 형태로, 다중 선택은 체크박스 형태로 나온다. 기존 노션에서 제공하는 여러 속성유형을 모두 양식에 적용할 수는 없다. 당연히 수식, 롤업과 같은 것은 안되고, 기본적으로는 선택항목, 텍스트입력 정도의 유형은 모두 가능하다. (상태는 미지원)

여튼 이렇게 선택할 내용까지 모두 정리하게 되고 양식 작성기로 돌아가면 내가 응답에서 생성한 질문들이 추가 되지 않는다. 당황하지 말자.

질문 추가를 누르면 내가 만들어 놓은 추가적인 값들이 기존 속성이라는 그룹핑되어 보이게 되고 여기서 선택만 해주면 추가가 된다.

질문들이 모두 작성이 되었다. 그럼 이제 양식이 종료되었을 때 내용을 추가해보자. 버튼의 색을 설정할 수 있고, 버튼에 들어갈 텍스트도 설정할 수 있다.

그 아래 보이는 제목 및 본문은 응답자가 제출 후 보게 되는 화면에 보여지는 텍스트이다.

이렇게까지 까지 설정해 주었다면 다음은 양식 공유를 클릭하면 작성 가능한 사용자가 처음에는 페이지의 사용자로 지정되어 있다. 이는 사내에서 노션을 도입하여 사용하고 있거나 또는 응답자를 명확하게 알아야 할 때 선택해 주면 된다. 〔응답보기에서 제출시간과 응답자가 처음에 설정되어 있는 이유가 바로 이 때문이다.〕

우리는 불특정 다수에게 문의사항을 받아야 하기 때문에 이걸 선택하면 안되고 링크가 있는 웹의 모든 사용자를 선택해 주면 된다. 노션 브랜딩은 상단에 "노션제작" 이라는 아이콘이 뜨는데 이것도 꺼주면 된다. 그럼 상단에 있는 공유링크를 복사해서 단축URL 로 만들어 뿌리거나 텍스트에 연결, 임베드 하는 방식 등으로 이용하면 된다.

하지만 여기서 끝내면 아쉬우니 응답자와 담당자가 응답이 왔을 때 메일을 통해 자동으로 안내 메일을 보낼 수 있도록 하는 자동화 기능도 설정해보겠다.

자동화 아이콘 클릭해 주고, 제목을 설정해 주고, 조건에는 페이지 추가를 선택해 주자. 다음 작업에는 메일 보내기를 선택해 주면 된다. 그리고 발송 주소를 선택해주고, 받는 사람은 응답을 통해 받게 될 주소 즉, 회신 받을 메일을 선택 해 주세요. 를 선택해 준다.

그리고 담당자 메일도 자동으로 가도록 설정해 보자. 이전 단계와 동일하며, 그냥 받는 사람을 담당자 메일주소로 변경만 해주면 된다.

ㅇㅇ

이렇게 하면 자동화 까지 모두 완료 된다. 테스트를 해보자. 참고로 메일 자동화는 즉각적으로 사용자에게 메일이 발송되지 않는다. 약간의 시간이 필요하다. 여러번 테스트를 해봤는데 짧으면 수초, 길면 10분 이내에 메일이 발송되는 듯 하다.

여기까지가 오늘의 내용이고, 실제로 필자는 이러한 노션양식을 사용하여, 템플릿 양식을 자동으로 발송해주고 있으며, 이에 대한 템플릿도 곧 공개할 예정이다.