콘텐츠 배포 노션 자동화 시스템 쓰세요.

자동화까지 완벽!!

필자는 유튜브 또는 브런치를 통해 노션 템플릿을 공유하고 있다. 초기에는 영상설명이나 고정댓글과 같은 방식으로 템플릿을 공유 했는데 뭐랄까. 헛헛함? 이런게 느껴졌다. 그래서 댓글이라도 좀 더 받아보자는 생각에서 메일주소를 댓글로 남기거나 또는 메일로 영상주소를 보내주면 그에 맞는 템플릿을 신청하시는 분들에게 전달했다.

그러다가 댓글, 메일을 늦게 확인 하거나 누락하는 경우 템플릿 전달이 원활하지 않는 상황이 발생하여 이를 자동화 시스템으로 만들었다. 물론 ONLY 노션으로만 말이다. 작동 방법은 매우 간단하다.

영상 또는 영상설명란에 있는 템플릿 코드번호를 복사한 뒤 신청서를 작성하고 코드번호를 입력만 해주면 해당 템플릿이 메일로 자동으로 발송될 수 있도록 하는 방식이다. 그리고 이는 노션으로 손쉽게 해결할 수 있기도 하고 말이다. 이 방법은 사실 이전 영상을 통해서 짧게 설명한 바 있다. 방법에 대한 상세한 설명은 이전 포스팅을 참고하면 된다.

다만 오늘 콘텐츠는 필자가 사용하고 있는 신청서 자동화 템플릿을 공유하고자 한다. 물론 이전에 소개하지 않았던 디테일한(?) 기능도 함께 소개할 예정이다.

그럼 시작해보자.

먼저 해당 템플릿은 2열로 구성되어 있다. 1열은 템플릿 DB 2열은 양식이다. 이 열구성은 사용자 편의에 맞게 바꾸면 되며, 필자는 설명의 편의성을 위해서 2열로 구성해 놓은 것이다.

먼저 템플릿 DB 를 보자. 여기에는 내가 다른 사람들에게 공유할 템플릿을 만들어주면 된다. 필자는 템플릿이라고 이야기 하였지만 꼭 템플릿이 아니어도 된다. 뉴스레터, 메뉴얼, 정보 등 목적에 맞게 이름만 바꾸어 사용하면 된다.

여기서 눈여겨 보아야 하는 속성은 Template Code 과 Share Link 그리고 Mail Auto 라고 하는 속성이다. 각 속성에 대한 설명은 아래와 같다.

Template Code । 템플릿의 고유번호 (중복 ×)

Share Link । 템플릿 또는 파일의 공유 링크

Mail Auto । 메일 자동화를 위한 메시지 자동생성 영역

Template Code 는 ID 속성값을 사용했으며, 접두어는 사용자에 맞게 설정하면 된다. 해당 속성을 사용하게 되면 DB 내 페이지들의 고유 ID 값을 생성할 수 있게 된다.

Share Link 는 템플릿이나 공유하고자 하는 파일의 다운로드 링크를 입력해 주면 된다. 노션은 사이트 보기를 통해 링크를 따와 서 입력해 주면 된다. 그리고 Share Link 의 값은 Mail Auto 속성에 적용한 수식에 적용되게 된다.

이렇게 템플릿 DB 에 공유할 자료, 정보를 입력하게 되면, 그 다음은 노션의 양식과 자동화를 만들어 준다. (양식 + 자동화를 만드는 방법은 여기를 클릭 하여 확인할 수 있다.) 이 양식에 필요한 질문을 넣어주면 되고, 반드시 필요한 질문은 템플릿코드 입력란과 이메일 주소이다. 이 두가지 항목이 있어야 하니 꼭 참고 하길 바란다.

자동화를 만들 때 사용되는 본문의 내용은 페이지 별로 생성된 Mail Auto 의 값을 복사 → 붙여넣기하면 훨씬 빠르고 수월하게 적용할 수 있게 된다. 물론 이는 어떤 자료를 어떻게 전달하는가? 에 따라 달라질 수 있지만 앞서 보여준 템플릿 DB 의 속성을 추가, 수정하는 방식을 활용하면 더 다양한 방식으로 조합이 가능하다.

그리고 자동화 이름을 만들 때는 Template Code 를 기준으로 만드는 것을 추천한다. 이렇게 하면 직관성은 떨어질 수 있지만 공유할 자료, 자동화 할 자료가 많아지면서 발생할 수 있는 중복, 혼선을 예방하는 데 도움이 된다.

자 마찬지로 이번 템플릿은 여기를 클릭 하여 신청서를 작성하여 주면 된다. 템플릿 코드 번호는 "CAPS-42" 이니 참고하길 바란다.