"저희 회사 자동화 프로세스는 전혀 문제가 없습니다!"

인간은 직관을 따른다_데이터에 의한 의사 결정(3)

한 회사의 구매부서로부터 의뢰받은 과제는 자동화 프로세스 점검이었다. 이는 자동화된 구매 프로세스에 문제가 있는 것으로 추정되어 시작하게 되었다. 기본적인 구매 과정에서 현업 관계자들은 자동화 프로세스가 전혀 문제가 없다고 생각하고 있었다. 하지만 구매 업무 전체에 대한 시간 지연이 점점 생기면서, 이 원인을 찾기 위해 프로세스마이닝 분석을 시작하였다.

프로젝트에 들어가기에 앞서 가장 큰 문제점은 이 회사에서는 구매 프로세스에서 시간이라는 평가지표를 사용하지 않고 있었다. '프로세스가 지연'되고 있다는 것은 크게 중요하지 않다고 하였다. 대신 구매 건수와 구매 금액을 중요한 평가지표로 관리하고 있었다. 얼마나 빨리 고객에게 대응하고 얼마나 빨리 접수 처리가 되고 있는지는 관리되고 있지 않았다. 이에 따라, 구매를 요청하는 부서에서 불만은 계속하여 증가하고 있었다. 그래서 시간이라는 평가지표를 도입하는 것을 적극적으로 설득하였고, 구매 프로세스를 시간이라는 지표로 분석하게 되었다.

구매 프로세스 중 자동화 프로세스 정의는 다음과 같았다. “회사 내에서 구매 수요가 높고, 공급책이 안전한 항목에 대하여 협력업체와 계약하여 안정적인 수요-공급체계를 자동화하여 구축해놓은 프로세스”이다.

[그림] 표준 프로세스는 총 6단계를 거치지만, 자동화 프로세스는 3단계로 빠르게 처리된다.

자동화 프로세스는 구매팀의 승인 없이 협력 업체에 구매 신청이 자동으로 접수되어, 신청 부서에 바로 대응할 수 있게 만들어놓은 프로세스이다. 전체 데이터 분석 결과, 1년간 전체 구매 건수에서 40% 정도가 자동화 프로세스로 진행되고 있었다. 우리 데이터 분석가들은 40%의 데이터를 시간순으로 분석하여 지연 시간을 살펴보았다. (나머지 60%는 자동 프로세스로 진행되지 않고 구매팀 담당자의 승인을 거쳐 진행되고 있었음)

[그림] 자동화 프로세스는 전체 구매에서 40%를 차지하고 있었으며, 평균 처리 시간은 3.2일로 소요되는 것으로 나타남

자동화 프로세스의 평균 수행 시간은 3.2일로 오프라인 평균 수행시간 5.7일보다 2.5일 정도로 빨리 진행되고 있었다. 대부분 공급이 빨라 구매 완료가 이른 시간 안에 승인되고 있었다. 하지만 세부 프로세스 단계를 분석해본 결과, 특정 협력 업체에서 문제가 있음을 발견하였고. 몇 개의 outlier들이 발생하여 전체 프로세스 평균 시간에 영향을 주고 있었다. 최대 51일까지 협력 업체가 대응해주고 있었고, 협력 업체 대응 현황을 구매 부서에 전달한 결과 해당 부서에서는 큰 충격을 받았다. 그 이유는 자동화 프로세스는 당연히 빠르게 진행되고 있을 것으로 생각했고, 51일 정도나 지연되리라고는 상상도 못 했기에.

[그림] 자동화 프로세스에서 협력사 대응 지연 업체 리스트

이에 따라, 구매 부서는 전달받은 업체 리스트를 통해 해당 업체의 현황을 파악하기 시작하였고, 각각의 업체에 교육을 진행하여, 빠른 시간안에 자동화 프로세스 평균 시간을 3.2일에서 약 2일로 단축시킬수 있었다. 자동화 프로세스라고 하면 '자동'적으로 모두 '완벽'하게 진행될 것이라는 우리의 생각에, 데이터로 그것이 아닐 수 있음을 증명하고 개선 기회를 부여할 수 있는 유익한 시간이었다.