정책문서 만들기
안녕하세요. 연두씨입니다.
기획 업무를 하다 보면 다양한 정책들을 만들고 정리하게 됩니다.
정책이란 서비스를 운영하는데 필요한 모든 규칙들을 말하는데요, 예를 들면 회원 가입 시 필수 조건으로 입력해야 하는 항목, 선택 조건으로 입력해야 하는 항목들을 회원가입 정책으로 정리할 수 있습니다.
또 중복 할인을 허용하지 않는 경우를 정리하여 결제정책으로 정리할 수 있습니다.
이 처럼, 정책은 어떤 특정한 부분에서만 쓰이는 것이 아니라
구축 때에는 구축대로, 운영할 때에는 운영할 때 대로 정리하고 규격 하는 내용들이 생기게 되는 모든 시점에 쓰이게 됩니다.
이런 정책문서가 잘 마련되어 있다면, 해당 서비스에 대해 히스토리를 파악하기도 쉽고 이슈가 발생되었을 경우 대처하기가 용이하며, 담당자가 바뀌어도 수정/추가 시 비교적 리스크를 줄일 수 있습니다.
정책문서 쓰는 방법은 다들 다양한 본인 만의 방법이 있으실 텐데요, 제가 쓰는 간단 버전 방법을 공유해 보고자 합니다.
제가 쓰는 방법을 참고하셔서 본인의 스타일에 맞게, 상황에 맞게 변형하여 쓰시면 될 것 같아요.
우선!
정책서를 만드는 시점은, 가능한 한 빨리입니다.
아직 정책서가 없다면 좀 더 안정화 한 후나, 리뉴얼 후 등의 시점이 아닌 지금 이 순간에 바로 만드세요. 가능한 한 빨리 만들어 최대한 많은 과거의 히스토리와 조건들을 정리해 두는 게 좋습니다.
정책서를 만드는 분야는, 가능한 많이입니다.
회원 정책, 쿠폰 정책, 결제정책, 보안정책, UI정책, 콘텐츠 정책, 편집정책, 배너 정책 등 정리할 수 있는 모든 내용들을 만드세요. 정책서가 꼭 필요한 곳과 필요치 않은 곳의 구분이 없습니다. 가능한 많이 정리해 둘 수록 미래의 나 또는 다른 사람들이 편안해집니다.
본격적으로 만드는 방법을 소개합니다.
저는 엑셀을 예시로 작성하지만... 형식은 워드를 써도, ppt를 써도 상관없습니다. 사내에서 쓰는 게시판, 위키, 컨플루언스, 구글 시트 등 편한 곳을 이용하시면 돼요. 수시로 업데이트되고 사람들한테 공유하기 편한 방법으로 쓰시면 될 것 같습니다.
실제 정책서에 앞서 index를 작성합니다.
각 제목과 해당 제목으로 바로 갈 수 있도록 링크를 연결해 두면 편리하게 찾을 수 있겠지요.
페이지 별로 되어 있다면 각 페이지로, 셀로 되어 있다면 해당 셀로 갈 수 있도록 되어 있으면 좋을 것 같습니다.
문서를 열었을 때 수정된 내역을 먼저 알 수 있도록 최근에 수정된 내역에 N표시나 컬러 표시를 해도 되고, 위와 같이 날짜를 작성해도 좋을 것 같아요.
실제 정책서는 각 항목별 내용과 최근 수정일, 수정자, 비고로 작성합니다.
전체적인 조건들을 파악하기 쉽도록 각 항목별로 구분하여 정리합니다.
예를 들면, 회원가입방법 페이지를 보면 전체로 회원가입 종류가 3가지라는 걸 알 수 있고 각각의 상세 내역을 파악할 수 있도록 정리합니다.
히스토리가 계속 누적될 수 있도록 삭제된 내용을 날리지 말고 삭제된 경위와 날짜를 표기하여 둡니다.
또, 이슈 내용이나 결정의 근거 등을 같이 표기하여 두면 좋습니다.
제가 예시로 쓴 내용은 지금 막 아무 말이나 쓴 내용이니 그건 보실 필요 없고요;;;
핵심은 문서를 한눈에 파악할 수 있도록 index가 있으면 좋고, 각 챕터별 항목, 항목별 상세 내용 등 하이 라키 구조로 정리하면 찾기 쉬울 것 같다는 겁니다. 또한 히스토리 파악을 위한 경위나 이슈 등을 같이 표기해 두면 왜 이렇게 했는지 덜 헤맬 거예요.
현재 서비스를 운영하고 있는데 정책 문서가 한 개도 없다면 지금 바로 문서를 만드시길 권합니다.
한 번에 완벽하게 모든 걸 정리하겠다는 생각보다는 일단 문서를 만들고 하나라도 쓰신 뒤, 계속해서 업데이트해 나갈 요량으로 꾸준히 관리하시길 바랍니다.
분명 시간이 흐른 뒤 지금 바로 만들었던 그 문서가 여러 사람들에게 큰 도움이 될 거예요.
