징계위원회 실행하기
징계 3 _ 징계위원회 운영 실무
회사에서 인사노무 관련 업무를 하다 보면, 구성원을 징계해야 하는 업무가 발생할 수 있다.
처음해 보는 입장에서는 당장 무엇을 해야 할지 막막할 수 있다.
(징계 사실 조사 및 징계 사유 각론에 대한 길고 긴 이야기는 잠시 접어두고) 징계위원회 개최 요청이 온 경우, 그 이후의 징계위원회 개최 관련 실무에 대한 이야기를 해 보고자 한다.
징계 실행을 위해서는 회사의 규정을 먼저 살펴봐야 한다.
징계 절차가 별도로 없는 경우에는 법에 의거한 최소 한도의 절차 ( 예) 해고의 경우에는 해고 서면 통지, 인사조치를 위해 필요한 정당한 이유 )만 준수하면 된다.
단, 징계 절차가 규정되어 있으면 그 규정대로 진행해야 한다.
징계 절차 중 중요한 부분을 준수하지 않으면 징계 결과 자체가 무효가 될 수 있다.
[ 징계에서 3가지 정당성 ]
징계 사유가 적합해야 하고, 징계 절차가 제대로 준수되어야 하며, 징계 양정이 적정 수준이어야 한다.
징계위원회 실무에서 중요한 것은 (1) 징계위원회 제대로 구성하기, (2) 징계사실 통보 및 소명 기회 부여, (3) 징계양정 수준의 논의 및 결정이다.
1. 징계위원회 구성하기
징계위원회는 징계에 회부된 비위 사실의 확인, 사규 위반 여부, 경영질서에 미치는 영향, 비난 가능성 등을 검토하고 확인된 비위사실에 대해서 적정한 징계양정을 결정하고 징계처분하는 회사 내 의결 기관이다.
징계위원회 구성 및 운영 절차에 대해서 징계규정 등 사내 규정에 정하고 있다면 이에 위반하여 징계위원회를 구성하고 이에 위반하여 결정된 징계처분은 원칙적으로 무효이다.
징계위원회는 크게 전사 징계위원회, 사업부 단위 징계위원회 등으로 구분된다.
(회사별로 징계규정의 내용은 다르지만)
전사 징계위원회는 본사 구성원들의 징계나 리더급 구성원의 징계를 담당한다.
사업부 징계위원회는 사업부 구성원들이나 리더급 미만 구성원의 징계를 담당한다.
전사 징계위원회는 위원장은 대표이사, 위원들은 사업부장이나 C 레벨 임원들로 주로 구성된다.
사업부 단위 징계위원회는 위원장은 사업부장 (또는 이에 준하는 임원급), 위원들은 그 산하 조직별 조직장들로 주로 구성된다.
구성에 대한 인원규모가 요건이 되어 있으므로 반드시 준수해야 한다.
( 예) 위원장 1명 - 위원 4인 이상으로 구성해야 한다. )
다만, 선정 이후 징계위원회에 부득이한 결석이 있을 수 있으므로, 개최 정족수와 의결 정족수에 맞게 운영하면 된다.
( 예) 위원 2/3 이상 출석에 과반수 이상 동의 등 )
징계위원회 구성시 유의할 사항은 징계규정에 위원으로 선임되면 안 되는 인원에 대해 규정한 제척조항이 있는지 확인해야 한다.
제척조항이 있으면, 회사가 징계위원회 구성 시 미리 판단해서 제외해야 한다.
( 비교] 기피조항 : 징계대상자가 징계의 공정성에 영향을 줄 것이라 판단하여 특정 징계위원의 제외를 신청하는 경우. 물론, 제척조항이나 기피조항이 없으면 이 절차를 준수할 필요는 없다. )
그러나, 규정 유무와 상관없이 징계 결과에 영향이 우려되는 '이해관계자'에 해당하면 해당 인원을 제외하고 징계위원을 선임하는 것이 좋다. ( 예) 징계 대상자의 직속 상사 및 임원 등 )
내부 이슈를 감출 수 있고, 징계 결과에 영향을 줄 것을 우려하여 제외하는 것이 바람직하며, 이러한 정도의 내용은 미리 규정에 반영된 것이 일반적이다.
또는 반대로 징계위원회에서 징계대상자의 권익을 보호해 줄 '조력자'를 필참 시킬 것이 규정되어 있으면 이를 준수해야 한다.
국내 회사들은 아직은 외부 변호인 등의 조력자가 사내 징계위원회 절차에 참여하는 것을 허락하지 않는 경향이 있다.
(사실상 징계위원회 자체에 참석 및 조력을 논하기 전에, 위원회가 개최되는 사옥에 출입하는 것부터 허용되지 않을 것이다.)
그래서, 주로 규정에 반영되는 '조력자'로는 노동조합 또는 노동조합이 선임한 자가 규정되어 있는 경우가 있다.
징계위원회 위원으로 참석하는 것을 규정된 경우에는 징계위원으로 참석하고, 징계위원은 아니더라도 단순 조력자 및 의견개진자로 참석하여 조력하고 의견을 개진하는 권한이 주어지는 경우도 있을 것이다.
물론, 단순 조력자에 불과한 경우, 노동조합 등의 사정으로 징계위원회에 불참하거나 참석을 거부하는 경우에는 조력자 없이 징계위원회를 확정해도 그 결과는 유효하다.
2. 징계 사실의 통지 및 소명권 부여
(1) 징계 사실의 통지
징계대상자에게 징계 사실을 통지해야 한다.
그런데, 생각보다 많은 회사에서 징계 사실을 명시하여 징계위원회 개최 통보를 하지 않는 경우가 흔하다.
징계위원회 회부하는 과정에서 비위행위 조사를 하면서 대상자가 당연히 알 것이라고 생각해서 그런 듯하다.
그러나, '네가 네 죄를 알렸다.'가 아니라, '구체적으로 징계에 회부된 사유'를 정확하게 알려줘야 한다.
이를 '사전통지 제도'라고 한다.
징계대상자에게 징계 사실과 징계사유를 사전에 알려줘서 징계대상자가 본인의 소명에 대한 준비를 하고 소명을 할 기회를 주기 위한 사항이다.
이 사항도 대부분 회사에서 징계규정 등에 회사의 의무로 규정되어 있다.
한편, 징계규정 등에 소명권이 부여되지 않는 경우도 있다.
이런 경우에는 소명 기회를 부여하지 않았다고 징계 절차가 무효가 되는 것은 아니다.
(반대로, 소명권이 부여되어 있으면 소명권 미부여시 징계가 무효가 될 수 있다.)
실무적으로는 '징계위원회 출석 통지'를 하면서 이에 대한 사전 안내가 진행된다.
주로, 1) 징계위원회 개최 일시 및 장소, 2) 징계 사유에 대한 설명, 3) 징계위원회 소명 절차 보장 관련 설명 및 대상자가 향후 행동할 사항 등을 자세하게 작성하여 이메일로 발송하거나 내용증명 우편 등으로 발송한다.
대부분, 출석 통지를 ‘징계위원회 개최 7일 이전까지 통지해야 한다.’ 등의 규정이 있는 경우가 많다.
구체적인 기한이 있으면, 이 기한은 반드시 준수해야 한다.
(없으면, 방어권 준비에 필요한 통상적인 시간을 부여하면 된다. 다만, 징계위원회 개최 1시간 전 등 너무 촉박하게 통지하여 방어권 준비가 안된 상태에서의 징계는 징계철차상 위법상 것이 될 수 있으니 유의해야 한다.)
(2) 소명권 부여
소명이라는 것은 징계 사실에 대한 변명을 통해 본인의 입장을 밝히고, 징계위원회에 본인의 의견을 말하는 절차를 말한다.
본인의 비위를 일부 또는 전부 인정하는 경우에는 변명 이후 징계위원들에게 선처를 호소할 수 있다.
본인의 비위를 인정하지 못하는 경우에는 그에 대한 반박 증거나 논리를 제시하고 주장할 수 있다.
소명의 방식은 징계위원회에 직접 출석 소명하거나, 소명서를 사전에 작성하여 징계위원회에 제출할 수 있다.
회사별로 소명방식에 대한 원칙과 예외는 혼용되어 있다.
( 예) 어떤 회사는 출석 소명이 원칙이고 불출석의 경우 소명서를 제출하게 하며, 어떤 회사는 소명서가 원칙이고 출석 소명이 예외이다. )
(3) 징계 사실관계 추가 조사
일반적인 경우는 아니지만, 비위 행위의 내용과 정도가 왜곡되어 조사되는 경우도 발생할 수 있다.
진단 부서 등 비위행위를 조사하는 부서의 의욕적인 조사에서 사실관계와 일부 다른 결론이 도출되거나, 잘못된 조사를 통해서 비위행위가 왜곡될 수도 있다.
그렇다 보니, 징계대상자가 징계조사 내용에 대해서 인정하지 못하거나, 징계대상자의 억울함이 있지 않도록 징계위원회를 준비하는 인사부서에서 추가적인 사실관계 조사를 하기도 한다.
추가조사의 특징은 징계 비위 사실에 대해서 처음부터 조사하는 것이 아니다.
기존에 조사된 비위행위에 대해서 징계대상자 입장에서 인정하지 못하는 사항이나 추가적인 확인이 필요한 사항에 대한 조사이다.
대부분 비위행위를 조사하는 진단부서 등이 사건 조사에 대해서는 인사부서보다 더욱 전문성을 가지고 있을 것이다.
그러나, 상호 간 의견이 엇갈리는 경우, 최종적으로 확인하여 정리한 결과를 징계위원회에 상정하는 업무를 수행해야 할 필요성이 있을 수 있다.
3. 징계양정의 수준 논의 및 결정
징계위원회가 드디어 개최된다.
인사노무 부서는 징계위원회 사무국이 되어 절차대로 진행한다.
진단부서에서는 비위행위에 대해서 징계위원들에게 설명하고, 징계 양정 수준을 제안한다.
그 이후 징계대상자가 소명을 하거나, 제출된 소명서를 통해 소명 내용을 확인한다.
징계위원들은 징계대상자에게 사실관계를 추가 질문하여 사안을 확인한다.
이후 인사노무 부서가 징계위원회 사무국으로서의 진단부서의 제안, 추가 사실 조사 등을 통한 결과 및 과거 유사 사례에서의 징계양정 수준 등을 고려하여 적정한 징계양정 수준에 대한 의견을 제시한다.
(성희롱 등 중대 사안의 경우에는 해고 등 중징계 경향 판단을 위해 판례까지 살펴볼 필요가 있다.)
이후 징계위원회 위원들은 징계양정 결정을 위한 심의를 진행하며 의결한다.
징계위원들은 징계위원회 사무국 의견을 기준으로 각자 본인들이 판단한 적정 징계 양정 수준과 그 이유를 설명한다.
징계위원장은 위원들의 의견을 바탕으로 중지를 모아서 추가 논의하고 의결을 시도한다.
위원들 간 의견이 좁혀지지 않는 경우에는 징계위원회 시간이 길어질 수 있다.
징계규정에 정한 의결 방식에 따라서 의결한다.
( 예) 출석 위원 과반수 이상의 찬성으로 의결, 출석 위원 만장일치 등 )
4. 초심 징계위원회 개최 이후의 실무적 절차
징계위원회 결과, 양정 내용이 결정되면 징계위원들이 참석 여부 및 징계 양정 결과에 확인서명을 함으로써 징계위원회를 마무리하게 된다.
이후, 징계위원회 사무국에서 징계대상자에게 징계위원회 결과를 통보하게 된다.
징계 결과는 이메일로 통지하고 수령 확인을 진행하거나, 수취 여부에 다툼을 우려하여 내용증명으로 발송하기도 한다.
이후, 징계규정에 정한 바에 따라, 재심 절차가 주어질 수 있다.
재심은 초심 징계위원회 결과에 불복하여 추가적인 징계위원회 개최를 요구할 권리이다.
재심의 경우에도 징계위원회 결과 통보 이후 며칠 내 재심 요구 등의 절차가 규정되어 있는 것이 일반적이다.
* 재심 징계위원회에서 초심 징계위원회에서 징계 사유로 삼지 않은 징계사유를 추가하는 것은 징계 사유의 재심 기회를 박탈하는 상황이 조성되는 것으로 특별한 사정이 없는 한 허용되지 않는다.
이렇게 징계위원회 실무에 대한 이야기를 다루어 보았다.
징계위원회의 징계 절차도 물론 중요하지만, 결국은 징계양정이 중요하다.
요즘은 징계 절차 미비로 인한 징계 무효의 경우는 거의 없다.
결국 징계 양정 결과에 대한 불복으로 인해 노동위원회 및 법원에 징계양정 불복에 따른 이의제기가 진행될 수 있다.
징계 사실 자체가 부정되는 경우는 많지 않지만, 징계양정 과다로 인한 부당 징계는 많이 발생한다.
주로, 해고나 권고사직 등 고용 종료 단계의 중징계의 경우에 해당 징계 사유가 근로관계를 더 이상 이어가기 어려울 정도인지를 판단하게 된다.
이 경우에는 회사가 바라보는 직장질서 확립의 관점과 근로자 보호라는 관점이 충돌하게 된다.
인사노무 부서가 수행하는 징계위원회 사무국의 역할이 중요하다.
심각한 비위행위에 대해서는 단호하게 징계해야 하지만, 회사의 너무 왜곡된 시각을 통해 일벌백계에 심취하여 과도한 징계를 해서는 안된다.
징계위원회 사무국은 최대한 객관적인 시각으로 징계위원회가 제대로 된 결론을 내게 해야 할 것이다.
