해외 박람회 준비하는 방법 -1-
2025 콘텐츠, XR 도쿄 박람회를 준비하며 남기는 글
박람회는 '전략'이 중요한 무대이다. 나는 현재까지 국내 및 해외에서 많은 박람회를 참여해 오며 다양한 사람들을 만나왔다.
이 과정에서 "해외 박람회 준비 방법이 궁금해요."라는 질문을 받곤 하였는데, 마침 올해 7월 XR 메타버스, 콘텐츠 도쿄에 참여하게 되어 이 글을 작성하게 되었다.
많은 박람회, 전시를 참여하며 느낀 점!B2B 해외박람회 준비하는 방법 3단계
1단계 : 방문자 파악
국내, 국외 박람회 모두 그렇지만 미리 파악해야 할 중요한 정보는 '누가'오는지이다. 개인 가족 단위 방문객(B2C)이 주요한 특성을 이루는지, 기업 등 비즈니스 확장을 위한 (B2B) 박람회인지에 따라 준비해야 할 톤 앤 매너 자체가 달라지기 때문이다. 나는 대부분 B2B 박람회에 참여했기에 B2B 중심으로 이야기하고자 한다.
기업형 박람회는 비즈니스 중심으로 준비해야 한다. 무엇을 준비해야 할지, 다음 스텝에서 자세히 살펴보도록 하자.
2단계 : 비즈니스 준비
B2B 박람회는 행사장에서 사람들을 만나는 이동형 회사 (오픈 부스)라는 개념으로 접근해야 한다. 즉, 참가 전까지 비즈니스를 할 수 있도록 기초 준비를 끝내고 가야 한다.
부스를 차려놓고 오는 관람객을 기다리며 누군가 협업을 제안해 주기를, 또 우연히 계약이 성사되길 막연히 상상하지 말자.
이는 미리 예측할 수 없는 '운'의 영역에 가깝기 때문이다. 그래서 사전 준비는 꼼꼼히 하되, 현장에서는 새로운 기회를 발견하자는 생각으로 참여하곤 한다.
사전에 꼭 체크할 것!
(1) 회사 소개서 (브랜드 소개서) - 영어, 해당국가 언어 등 최소 2개 타입으로 준비한다.
올해 7월에 참여하는 XR, 콘텐츠 도쿄에서는 영어와 일본어 2개의 버전을 준비했다. 현지에 들고 갈 약간의 종이 인쇄물과 해당 국가 언어의 명함 (영어 + 일본어)도 함께 만들었다.
(2) 디렉토리 - 대부분의 박람회는 온라인 디렉토리를 통해 참여 기업을 사전에 확인한다. 온라인 디렉토리 정보 등록을 소홀히 하지 말아야 한다. 이 과정은 우리와 만날 수 있는 잠재 기업들이 서비스를 가볍게 살펴볼 수 있는 페이지이기 때문이다.
뿐만 아니라 나 역시 다른 기업들의 정보를 확인하며 현장에서 컨텍할 수 있는 참여자 리스트를 추린다. 온라인 정보 등록은 수시로 업데이트가 되는 경우가 많기 때문에 박람회 참여 1주일 전까지도 계속 체크해 보도록 하자.
(3) 부스 그래픽 - 빼곡하게 많은 부스들 사이에 보여지므로 전략적인 부스 그래픽이 필요하다. 최소 직전 연도 부스 운영 사진들을 찾고 수집해 가며 톤 앤 매너를 확인해 보도록 하자. 단순히 취향의 디자인을 만들어야 한다는 관점보다는 국가마다 비즈니스 매너나 통용되는 규칙이 상이하기 때문이다. 수많은 부스 사이에서 우리를 기억하게 할 '하나의 메시지'를 보여준다는 개념으로 준비하자!
(4) 통역 (커뮤니케이션)
박람회는 온/오프라인으로 비즈니스를 보여주고 '소통'하는 과정임을 인지한다. 의사소통 관점에서 생각해 보면 단순해진다.
직접 의사소통이 가능한 경우를 제외하고 현지 통역을 진행하게 되는데, 이 때 온라인 사전 미팅을 추천한다. 처음 만난 통역사와 갑작스레 비즈니스를 설명하는 것이 핵심 포인트를 제대로 전달하지 못하는 경우가 종종 생기기 때문이다. 온라인 미팅을 통해 사업 소개 및 핵심적인 내용을 주고받으면 기본 숙지가 돼있는 상태이므로 훨씬 더 커뮤니케이션이 수월하다.
그런데 통역이란 것이 비용과 직결되기에...
1인으로 참여한 경우 별도의 통역 없이 갔던 경험이 더 많다. 그럴 때에는 현지 언어로 주요한 강점, 베네핏을 정리한 요약 문서를 가져갔다. 혼자라 자리를 비우기 어려우므로 미팅룸에서의 매칭은 줄이고, 우리 부스로 방문하게 유도하는 것이다.
대면에 대해 부담스럽고 어렵게 생각하지 않아도 된다. 짧은 시간 내 많은 것을 해야 하는 박람회장 특성 때문에 핵심만 전달하는 것이 도움이 되기도 하였다. (결론만 간결히!)
추가로 별도의 협의 내용은 박람회가 끝난 후 온라인으로 주고받으면 된다. (충분히 괜찮다.)
(5) 마케팅
다녀오기 전, 후 마케팅은 비즈니스 접점을 만드는 과정이다. 사전 마케팅을 통해 우리 부스를 기억하고 '멈칫!' 하게 만들자. (부스 참가 없이 관람만 하는 담당자들도 많기 때문) 박람회 전 후 마케팅은 비즈니스를 지속적으로 이어갈 수 있는 중요한 경험 자원이라는 점을 잊지 말자.
(6) 정보 수집 (비즈니스 매너, 매뉴얼, 동선 등)
국가별로 비즈니스 매너가 상이하다. 그러므로 사전에 찾아보고 가자. 모든 룰을 대비할 순 없어도 전혀 고려하지 않는 것과는 시작 자체가 다르기 때문이다.
또 박람회 전시자 사이트에서 공유하는 참가 매뉴얼, 부스 번호, 교통 정보 등 사전 정보를 꼼꼼히 살피고 가자. 그리고 많은 박람회장이 식사 공간이 부족하거나 있어도 사러 나가는 것 자체가 부담되기도 하므로, 간단한 점심, 마실 것도 미리 가져가는 센스!가 필요하다. (박람회는 체력전이다..)
2025 콘텐츠 도쿄 & 메타버스 페어의 배치 도면. 빼곡하다....! 3단계 : 비즈매칭 준비
참여의 궁극적 목표이기도 하므로 매우 중요한 부분이다. 비즈매칭은 기업의 담당자와 만나 비즈니스를 이야기하는 즉, 대면 미팅의 과정이다. 과거 부산에서 참여했던 콘텐츠 박람회에서는 10개국의 담당자를 만나기도 하였는데, 대략 최대 20분 정도의 시간을 두고 테이블을 바꿔가며 계속 이야기를 나눴다.
참가자의 부스에서 협의를 하기도 하지만 대부분 비즈니스 미팅룸이 따로 있고 미리 약속된 시간에 미팅룸에 들어가 정해진 시간 동안 이야기를 나누는 형식이다. 박람회마다 비즈매칭 사이트를 별도로 운영하는 경우도 있는데 이경우에는 스케줄을 편리하게 조율할 수 있다. (마치 대학교 수강신청 하듯...)
비즈매칭 사이트가 별도로 없는 경우에는 이메일로 사전 연락하여 미팅 시간을 만드는 방법으로 진행하면 된다.
하루에 많은 국가의 사람들을 순식간에 만나다 보면.. '진전이 있을까?'싶은 순간들도 있었다.
그런데 신기하게도 실무 담당자를 다른 박람회에서 만나는 일이 생기기도 하더라.
같은 업종에 있다 보면 우연한 기회로 연결고리가 생기기도 하므로, 비즈매칭은 인연을 만드는 첫 단추라고 생각해도 좋을 것 같다. 바로 계약으로 연결되는 행운이 생기면 더욱 좋고! :-)
(왼쪽) 부산에서 만났다가 (오른쪽) 홍콩에서 다시 만난 말레이시아 담당자.글을 마치며...
7월 초 도쿄 박람회를 준비하는 과정에서 이번 글을 작성하게 되었다.
처음에는 박람회에 무엇을 가져가야 할지, 어떤 이야기를 나눠야 할지 하나부터 열까지 고민이 많았다. 막막했던 때를 떠올리며 이 글이 누군가에게 도움이 될거라 여긴다!
마지막으로, 이 글은 국가 및 박람회마다 분위기나 문화가 다르기 때문에 참고자료로 활용했으면 한다.
같은 박람회라도 해마다 분위기가 다르기도 하니 매년 차별화된 전략을 준비하는 것이 중요하다고 느낀다.
다음 편에는 주의할 점 및 박람회 다녀와서 해야 할 일에 대해 이어 올려보려고 한다! :)
