12장-디지털트랜스포메이션(DX)과 정보화 2)
왜 회사 2代 가기 어려울까?
2) IT 인력 운용
근래에는 디지털 트랜스포메이션을 추진하는 전담조직을 별도로 신설하는 회사들이 많은데 성격상으로 보면 IT기획 분야와 유사한 성격을 가진다. 어떤 회사들은 그 업무를 전산실 내부에 두기도 하는데, 회사에서 ICT를 인식하는 중요성의 정도에 따라 조직의 구성을 달리하는 것으로 보인다. 많은 회사에서 전산실이라는 부서의 명칭으로 운영되고 있어 전산실이라는 명칭으로 조직의 특성과 인력운영 방향에 대해 말해 보고자 한다.
앞에서 기술한 바와 같이 IT 시스템은 점점 더 중요성이 대두되고 있으니 효율적인 조직 및 인력 운영 방법에 대해서 고민이 필요하다고 느낀다. 필자는 중견기업에서 여러 부서의 책임자로 근무하였으나, 전산실은 조직의 특성은 일반적인 제조업의 다른 부서들과 많이 다르다고 생각하였다.
전산실은 회사의 규모와 사용되는 운영 프로그램 (또는 Application)의 종류에 따라 많이 다르나 담당하는 업무와 조직의 구성은 대체로 다음과 같이 구성된다. 먼저 ‘시스템을 관리 파트’로 기간계 시스템의 하드웨어 관리를 주된 업무로 하며 Server관리, Network관리, ERP시스템의 Admin 역할 등을 수행한다. 다음은 홈페이지, 그룹웨어, 협업툴 등의 운영 프로그램을 관리하는 파트이다. 다음은 대부분의 회사에 도입되어 있는 ERP시스템을 사용하는 현업의 요청 사항을 지원하기 위해 업무 모듈별로 담당자를 두고 ‘ERP 운영 파트’로 전담 조직을 두는 것이 일반적이다. 그다음으로는 앞에서 기술한 디지털 트랜스포메이션 관련 업무를 포함하여 신규 운영프로그램 도입을 추진되는 기획업무를 담당하는 ‘IT기획 파트’ 정도로 구분되는 것 같다. 이렇듯 회사의 규모와 필요에 따라 3~4개 정도의 파트로 구분되어 있는 것이 일반적인 형태이다.
전산실 조직이 타 조직과 상이한 첫 번째는, 적정 인원이 몇 명인지 산정의 어려움이 있다. 사용하고 있는 운영 프로그램, 즉 정보화의 정도가 회사마다 많이 다를 수 있기 때문에 적정인원 산정의 어려움이 있다. 또한 전산 분야는 아웃소싱 비즈니스가 매우 활발하게 진행되고 있기 때문에 더욱 그러한 현상이 생길 수밖에 없다. 예를 들어 시스템 운영을 클라우드 서비스를 이용하든지, 하드웨어 관리를 데이터 센터의 서버 호스팅 서비스를 제공 받든 지, 다양한 경로를 통해 시스템 운영이 가능하기 때문에 자사 운영 인력 산정에 더욱 어려움이 있다.
ERP 운영파트 역시 모듈 담당자를 구하기 어려워 운영 파트 자체를 아웃소싱을 하기도 한다.
타조직과 상이한 두 번째 특징은 사내에 현업과 전산실 사이에 갑과 을의 구조가 형성되는 것이다. 업종마다 다른 특이성을 갖고 있다고는 하는데 제조업에서, 특히 중소, 중견기업에서는 현업이 갑의 구조에서 전산실을 을로 대하는 구조가 형성되기 쉽다. 이는 현업의 요청과 전산실의 대응 구조로 업무가 진행되어, 현업이 전산실 협조에 불만을 토로하는 경우가 많아 발생되는 문제로 보인다. 대부분의 오너가 전산에 대해서는 문외한으로 영업과 생산의 업무가 전산실과 원활하게 업무가 진행되지 않을 때, 균형된 시각으로 볼 역량이 안되기 때문에 일방적으로 전산 탓을 하는 상황이 자주 빚어지고 이런 과정이 되풀이되면 자연스럽게 갑, 을 관계가 형성된다. 이런 상황은 전산실의 인력 유지를 어렵게 만들게 되는 원인이 되기도 한다. 많은 사람들이 인지하는 바와 같이 근래 각 회사에서는 ICT 강화에 총력을 기울이고 있다. 4차 산업혁명과 디지털 트랜스포메이션 추진은 IT를 제외하고는 생각할 수 없을 정도로 핵심적 역할을 수행해야 할 조직으로 인식되고 있다. 인력 시장에서 IT 인력의 유동이 더욱 심해지는 것도 이런 시대적 상황의 맥락으로 이해해야 한다. 그런데 아직도 구태의연하게 갑, 을 관계가 형성되어 있고 그런 상태를 방치한다는 것은 전산실 구성원들의 사기를 스스로 저하시키는 상황이 된다. 다른 조직도 마찬가지만 직원들이 조직과 회사에 대한 느낌을 디테일하게 관리하는 감성 경영이 필요한 이유이기도 하다.
세 번째 특징은 두 번째 내용과 유사하기도 한데 신규 시스템의 기획이나 프로젝트 수행 시, 프로세스에 대한 검토를 수행하고 논의하는 과정에서 현업과의 진행방향에 대한 의견 차이가 있을 때 전산실의 의사를 관철시키기가 어렵다. 아무래도 현업의 프로세스는 업무의 오너인 현업이 많이 알 수 밖에는 없는 구조여서 전산실에서 제시되는 의견은 무시되는 경우를 보게 된다. 그렇지만 프로세스를 수립하는 단계에서부터 IT 솔루션을 염두에 두고 설계가 되어야 하기 때문에 IT 쪽의 의견도 자유롭게 제시되고 토론되어야 한다.
IT 프로젝트 중에 현업과 전산실의 의견 차이가 가장 많이 나타나는 것은 ERP 프로젝트로 보인다. 이는 ERP 패키지가 갖고 있는 표준기능 (Standard Solution)을 사용할 것을 권장하지만, 현업은 이를 위해서 현재 진행하는 업무 프로세스의 변경이 필요한 부분이 많기 때문에 의견 조율이 어려운 상황이 발생되게 된다. 그도 그럴 것이 대체로 업무가 표준화되어 있는 일반관리 분야는 큰 무리가 없겠으나, 특히 생산분야에 대해서는 표준기능 사용이 어려운 부분이 많은 게 사실이다. 이는 ERP 패키지가 모든 제조업의 프로세스를 반영하기가 현실적으로 불가능하기 때문에 현업 사용자들이 기본적 탑재되어 있는 기능으로 업무 진행을 동의하지 못하면서 발생되는 문제이다.
이런 이유로 프로젝트 수행 시 많은 CBO 프로그램 (Customer Bolt-On Program, 패키지 프로그램의 표준기능이 아닌 사용자의 목적에 맞춰 신규로 생성된 프로그램.) 생성되는데 이는 프로젝트 일정 준수에 어려움을 주기도 하고, 향후의 유지보수(System Maintenance)와 프로그램 Upgrade시 많은 어려움을 준다.
어떤 종류의 IT 프로젝트를 수행하더라도 업무 프로세스를 변경하고 시스템이 가지고 있는 고유의 기능을 사용할 것인지, 아니면 현재 업무 프로세스를 유지하면서 CBO를 통해 해결할 것인지는 매우 어려운 결정사항이다. 이런 사항에 대한 결정을 할 때는, 전문적인 지식을 가진 인원들의 협의에 의해서 결정되어야 하는데, 이때 IT 인력들이 논의 과정에서 배제되지 않고 적극적으로 참여할 수 있는 조직문화가 되어야 한다.
네 번째 특징은, 전산실 중에서 특히 ERP 운영파트는 번아웃되기 쉬운 구조이다. 이는 다수의 현업 인원들을 상대해야 함은 물론이고, 만일 현업담당자가 교체되면 전산 실무 교육을 되풀이해서 실시해야 한다. 현업 중에 시스템 사용 숙련도가 높은 직원이 퇴사를 하면 현업 내부적으로 교육이 불가능한 경우가 많기 때문에 (혹은 귀찮아서 신규 입사 직원의 교육을 전산실로 미루기도 한다.) 새로 입사한 현업 직원은 전산실 직원에게 문의할 수밖에 없는 상황이고, 전산실 직원들은 반복해서 설명을 해야 하기 때문에 지치는 상황이 발생된다. 어느 부서에서나 비슷한 일이 벌어질 수 있지만, 전산실은 그 강도가 훨씬 더한 곳으로 느껴졌다.
전산실이 제조업 내의 다른 조직과의 성격상 상이한 점들에 대해서 생각해 보았는데, 요약하면 업무의 중요성은 점점 더해가는데, 경영층의 업무 이해도가 떨어져 상대적으로 인정받기 어렵고, 직원들은 지치기 쉬운 조직이다. 회사의 발전에 IT업무가 필수적으로 병행되어야 하고 균형을 도모하고자 한다면 어떤 방식으로 조직관리를 해야 할지 많은 고민이 필요한 곳으로 보인다.
