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by 임효승 변호사 Jun 14. 2024

1분 마다 나를 찾는 업무환경 속에서 나를 지키는 법

업무 효율화를 추구해야 한다.

나는 변호사이자 사업대표이다. 변호사이자 사업대표가 되면 변호사로서의 역량도 발휘해야 하고, 사업대표로서의 역량도 발휘해야 한다. 한 직원이 내게 '변호사로서 일을 하기도 힘드실텐데 어떻게 대표님 역할까지 하세요?' 라고 묻는 말에 그저 웃음으로 대답했다.

1분마다 나를 찾는 업무환경 속에서

하루가 시작되면 내 업무 메신저는 빨간 불이 붙기 시작한다. 소속변호사, 송무 직원, 마케팅 직원, 기타 외주 업체 등 수십명과 매일 커뮤니케이션을 한다. 나를 찾는 사람이 1분마다 나타나고 나는 빠르게 대답을 해줘야 한다. 그러면 일은 계속해서 쌓여가기 때문이다. 직원뿐만 아니라 수 십명의 의뢰인들과 연락을 주고 받다보면 정말 하루가 눈코뜰새 없이 바쁘다. 현재 법률사무소를 개업하고 법무법인으로 확장하고 사무실도 3개이고 직원도 수십명이 되다보니, 어떻게 하면 일을 빠르게 처리하는 법에 대해 매번 고민하고 개선방법을 실천했다. 그러니 조금씩 숨통이 트이고 업무처리속도가 빨라지는 것을 체감한 방법을 공유하고자 한다.

파일은 카테고리별로 데이터 관리하기

변호업의 특성상, 파일과 문서를 주고받는 일이 정말 많다. 의뢰인의 진술서, 녹취록, 사건결과, 판결문 등 한 의뢰인에게서 쏟아지는 문서가 정말 많다. 그리고 매번 파일들을 직원들과 주고받다보니 똑같은 것을 주고 받고 받은 것을 정리하지 않게 돼서 또 파일을 요청하게 되다보니 시간도 많이 낭비하게 되는 것을 깨닫고 파일 정리에 시간을 기울인다. 나의 경우는 A 의뢰인 관련 파일이 온다고 하면 아래와 같이 파일을 구성한다.

파일: 법무법인 홍림 -> 소송 -> 형사소송 -> 2024년 -> 6월 -> 의뢰인 이름 -> 의뢰인 관련 자료 1,2,3,4...

위와 같이 파일을 구성하면 처음에는 구성하기 불편하지만 나중에는 오히려 빠르게 찾을 수 있다는 것을 경험하고 지금까지 위와 같은 방식으로 데이터 관리를 하고 있다.

문서는 내 컴퓨터에만 저장하지 말고 클라우드 활용하기

내 컴퓨터에만 저장하지 말고 클라우드를 활용한 것이 아마 이 글의 핵심이지 않을까 싶다. 나는 업무더미 속에서 파일을 카테고리별로 저장하는 데이터관리법을 적용하면서 효과적으로 문서를 찾을 수 있게 되었다. 하지만 그 문서가 필요한 사람이 2명만 넘어가도 나는 또다시 2명에게 일일이 파일을 전달하면서 나는 또다시 시간을 빼앗기게 되었다. 기존에는 느리게 두 사람에게 파일을 전해주는 방식이었다면 데이터 관리 후에는 빠르게 두 사람에게 파일을 전해주는 방식으로 바뀐 셈이었다. 내가 원하는 것은 일 두 번할 것을 한 번으로 줄이는 것이지, 빠르게 일을 두 번하는 것이 아니었다.

그래서 나는 이제 관련 파일들을 클라우드에 저장하도록 시스템을 바꿨다. 그래서 필요한 파일이 있으면 관련자에게 접근 권한을 주면서 내가 일일이 파일을 전달하는 수고를 줄임으로써 효율성을 다시 되찾을 수 있게 되었다. 노션이나 에버노트가 인기가 많아 사용해봤으나 가장 편한 것은 구글 드라이브였다.

금방 처리할 수 있는 일은 미루지 않고 바로 처리하기

이 부분은 당연하지만 지켜지지 않으면 회사 효율 시스템 자체가 느려진다고 생각했다. 내 대답을 기다리는 사람이 많아지고 시간이 길어질수록 잘 굴러가는 시스템에 제동을 거는 것과 같은 느낌이 들었다. 왜냐하면 내가 피드백을 늦게 줄수록 피드백이 늦게 돌아왔기 때문이다. 그래서 내게 요청사항이 들어왔을 때 빠르게 처리함으로써 내 업무량을 줄임으로써 나는 다시 한번 숨통이 트일 수 있게 되었다. 생각보다 쉽지 않지만 이것이 대표의 일이라 생각한다.

위임하기

위임은 아마 경영자가 되면 우선적으로 키워야할 역량이라 생각한다. 모든 것을 내가 다 쥐려고 하는 순간, 사업은 내가 가진 수준까지밖에 성장 못한다. 하지만 적임자에게 위임하면 내 사업이 적임자의 역량까지 올라간다. 내가 쥐고 있으면 전반적으로 무난무난해지지만, 적임자에게 일을 위임하면 많은 부분에서 특출나게 된다. 처음에는 '적임자에게 일을 위임하면 잘 할 수 있을까?' 라는 의심이 들었지만 막상 맡기고 보니 오히려 다들 내가 원하는 수준보다 더 잘해주고 있기에 이제는 중요한 일 빼고는 적임자에게 위임을 한다.