아직도 종이 들고 다니세요?

잘 나가는 회사의 기본 문화, 페이퍼리스화

페이퍼리스화, 종이여 이제 안녕

2010년대부터 카드업계 일처리 문화에 새로운 바람이 불었다. '페이퍼리스(paperless)' 바람이 불기 시작한 것이다. 카드 신청시 종이서류를 통해 계약을 하던 방식이 '태블릿pc'를 통해 계약하는 방식으로 바뀐 것이다. 영업사원들이 계약하나를 위해 바리바리 싸들고 다니던 계약종이 뭉치들은 이제 '태블릿pc'로 들어갔고, 10년 넘게 페이퍼리스화 문화를 도입한 결과, 이제는 태블릿pc하나로 해결하는 시스템이 정착되었다. 이 바람은 여기저기 퍼졌다. 금융권, 보험업계, 대기업 문화 속으로 퍼져나갔다. 이제는 계약 하나 하는데 종이가 잔뜩 꺼내던 영업사원은 태블릿pc 하나로 대체했다. 또한 은행 업무를 보러가도 이제는 종이 계약서 대신 태블릿PC를 통해 사인하는 것으로 넘어갔다.

이 바람은 2010년대 후반, 2020년대 초반에 로펌업계에도 불었다. 한 대형 로펌은 본사를 옮기면서 종이 사용을 최소화하는 '페이퍼리스' 제도를 도입했다. 판결문과 대량의 법률문서를 전자화하고 이 문서를 디지털 기기를 통해 주고 받는 문화가 뿌리 내릴 수 있도록 했다. 그 결과 2019년 870만매(4354박스)이던 출력 복사용 A4용지 구매량을 2022년 478만 매(1912박스)로 절반 이상 대폭 줄였다. 이 대형 로펌뿐만 아니라, 거의 모든 로펌에서도 똑같은 제도를 활발히 운영하고 있다.

페이퍼리스을 도입하면 어떤 점이 좋을까?

검색이 가능하다. 

과거 PC에 넣어둔 정보를 디지털 기기를 통해 확인할 수 있는 태블릿PC 기기가 없었다. 하지만 태블릿PC의 발달로 이제는 태블릿PC 터치 몇 번으로 법률 서류들을 확인할 수 있게 되었다. 종이는 검색이 불가능하다. 몇 페이지에 있는지 기억하고 있어야 한다. 이 작업이 가장 큰 에너지를 낭비하는 주범이다.

도난 염려가 없다.

과거 서류를 몇개씩 챙겨다니던 일처리 방식이 이제는 PDF파일이나 드라이브 파일에서 열어보기 때문에, 챙기지 못하거나 실수로 도난이나 놓칠 염려가 없어졌다.

물리적 제약이 사라진다.

과거 종이로 보고하고 종이로 계약하던 시대에서 벗어나면 물리적 제약이 없어진다. 링크나 파일을 디지털 기기를 통해 전달해야 하기 때문이다. 

체력낭비를 방지할 수 있다.

기본적으로 나는 무언가 잔뜩 챙기는 것을 싫어한다. 그래서 법률사무소를 개업할 때부터 디지털 전자사용을 적극 활용했다. 종이를 챙겨다니기 보다 태블릿 PC를 챙겨다닌다. 그러면 종이 들고다니면서 어깨 아파할 일도 종이가 구겨질 걱정도 없다.

커뮤니케이션이 빨라진다.

예를 들어 관련 문서가 3명의 사람에게 필요하다고 치자. 그러면 종이를 3매 뽑아야 한다. 그런데, 만약 내가 외부에 나와 있다면? 문서를 요청한 사람은 다시 사무실에 들어갈 때까지 기다려야 한다. 그래서 사무실에 들어가자마자 관련 문서 3매를 출력한다. 그리고 필요한 사람에게 전달한다. 이 방법은 처음에는 빠를 수 있다. 하지만 100명의 사람에게 필요하면 다시 또 프린트를 뽑아야 하는 노동량이 절대적으로 존재한다. 그러나 종이를 디지털로 옮기는 작업을 처음에만 해두면 그 이후에는 특별한 노동량 투입없이 100명, 1000명에게 물리적 위치에 상관없이 보낼 수 있다. 또한 디지털 파일로 문서가 존재하기에 위에 나열한 장점을 파일이 없어지지 않는 한 계속해서 가지고 있다.

완전할 수 없겠지만 할 수 있는 만큼

변호업을 하면서 100% 페이퍼리스화를 적용할 순 없다. 복사를 해야 하고, 그 문서를 들고 다녀야 하는 경우도 있기 때문이다. 하지만 페이퍼리스화를 기본 문화로 정해두고, 종이를 사용하는 것과 그냥 무작정 종이를 쓰는 문화와는 다르기 때문이다. 잘 나가는 회사는 이제 종이 없이 디지털로 소통한다. 빠르게 정확하게 소통하기 위해서는 페이퍼리스화를 계속해서 추구해야 한다. 그러지 않으면 디지털 기기로 업무보는 회사가 일을 빠르게 처리할 때 우리는 아직도 종이 복사하는데 시간을 쏟고 있기 때문이다. 앞으로 우리 회사에도 그런 문화가 계속해서 발전하길 기대한다.