저는 "6단계 과정"으로 시간을 최적화 합니다
빌드업랩스 팀 소개 #3
"뇌가 하루에 처리할 수 있는 용량은 정해져 있다"
스타트업에서 아이템을 만들어 이들이라면 다들 공감하겠지만, 각기 다른 상황에 대처하느라고 다소 정신없이 일을 처리하게 되는 순간들이 빈번하다. 그럴 때면 효율적으로 시간을 사용하지 못하게 되고 결과적으로 일정에 차질이 생기게 되기도 한다. (어제가 당장 그런 날이었다) 그러다 문득 컨설팅펌 재직 당시 타이트하게 업무를 처리하는 방법에 대해 적어 놓은 일기가 생각났고, 요즘의 나에게 필요한 것 같다는 생각에 정리한 내용을 공유해보고자 한다. (인지하고 있겠지만, 오늘은 우리 팀의 이야기라기보다 전략/운영을 맡고 있는 내 개인적인 생각을 가볍게 공유해 보려는 목적이다)
사업을 성공시키기 위해 필요한 능력은 여러 가지가 있겠지만, 태도적인 측면에서 가장 중요한 것은 크게 2가지라고 생각한다. 하나는 '몰입'이고 하나는 그 몰입을 '지속할 수 있는 힘'이다.
어쩌면 당연한 소리로 들릴 수 있겠지만, 구상한 것을 실행하고 실현시키는 것에 있어서 이 두 가지가 가장 본질적인 것이라고 생각하며, 더 나아가 사실은 이게 전부라고 생각한다.
따라서 이 부분을 명확히 이해하고 활용할 줄 아는 것과 모르는 것에는 분명한 능률적 차이를 가져다준다고 생각한다.
위 2가지 태도를 숙지하기 위해서는 기본적으로 나를 이해하고 인정하는 것에서부터 시작해야 한다고 생각한다. 조금 더 쉽게 말을 풀어보자면, 먼저 우리의 뇌는 하루에 처리할 수 있는 용량이 분명 정해져 있으며, 단순 의지나 열정만으로 무언가를 장기간 지속한다는 것은 어렵다고 생각한다.
이는 대니얼 J. 레비틴의 『정리하는 뇌』 와 제임스 클리어의 『아주 작은 습관의 힘』 에 소개된 내용을 융합적으로 접목시킨 것인데, 방금 설명한 누구에게나 한계가 있음을 기본 전제로 자신을 들여다보고 본격적으로 나만의 최적화된 업무 시간을 구생해야 한다는 것이다.
"시간 관리 최적화 위한 6단계 과정"
1단계: 나의 보통 수준 이해하기
지난 하루들 중 업무 수행에 열정적이었거나 그 반대의 날이 아닌 보편적 또는 보통의 수준이라고 생각되는 하루 일과를 시간 단위로 작성하는 것을 시작으로 한다.
만약 잘 기억이 나지 않는다면, 앞으로 계획 중인 하루 일과를 작성해도 괜찮다.(작성함에 있어서 하루에 한 시간 이상 운동하는 시간을 확보하는 것을 개인적인 추천 한다)
2단계: 일과표에 중요도 부여하기
작성한 일과표를 보면서 현시점 기준 중요도에 따라 상, 중, 하로 등급을 매긴다. 여기서 중요도라 함은 몰입과 집중, 의사결정 또는 판단의 복합성이 요구되는 수준의 상대적 높낮이를 의미한다.
3단계: 나만의 고효율 시간대 인식하기
그다음 작성한 일과표대로 하루를 살아보면서 언제 내가 가장 고효율을 낼 수 있는지(= 업무 수행능력이 극대화되는지) 그리고 일과에 할당된 시간은 충분했는지 인식하고 판단해 보는 시간을 가진다.
4단계: 중요도 '상' 영역에 고효율 시간을 매칭시키기
일과표에 중요도를 '상'으로 표기한 영역에 본인이 고효율을 낼 수 있는 시간과 적절하게 매칭되어 있는지 확인한다. 만약 그렇지 않다면 일과들을 조정(스위칭) 하여 매칭시킨 후 다시 하루 일과를 수행해 보는 것이 필요하다.
참고로 3단계를 진행하면서 시간이 충분하다고 느꼈다면 약간 도전적인 정도의 수준까지 업무들을 늘려 다시 실행해 보는 과정이 필요하다.
5단계: 최적화된 하루 업무 시간 구성하기
4단계까지 진행하면서 만약 전체적인 하루 일과 시간이 조금 부족하다고 판단한 경우 중요도 '하' 영역으로 표기한 일과를 보며, 정말 현재 시점에 필요한 것인지 신중하게 검토한 후 불필요하다 판단된 경우 이를 제거하여 시간을 확보해 준다.
그리고 유사하게 고효율 업무 처리 시간이 더 필요하다고 판단된 경우 역시 중요도 하 영역을 휴식 시간으로 변경하여 뇌가 처리할 수 있는 용량을 확보해 줘야 한다.
이처럼 일부 영역에 대한 수정을 조금씩 하면서 최적의 효율이라고 판단될 때까지 맞춰가는 것이 필요하다.
6단계: 행동 단위의 루틴화 시키기
위와 같이 최적의 효율을 발휘할 수 있는 하루 일과를 구성하였다면, 그다음 이를 지속하기 위해 행동 간의 연계 구조를 만드는 것이 필요하다.
여기서 연계 구조라 함은 소위 말하는 루틴을 의미하는데, 그 단위를 본인의 행동 레벨로 낮춰서 설정해야 한다는 것을 의미한다.
예를 들면, 눈뜨면 이불 정리 - 이불 정리 후 가글 - 가글 후 물 마시기 - 물 마신 후 스트레칭과 같은 레벨이다.
정리하자면, 중요도 기반의 과제를 내열하고 루틴화 시킬 수 있는 환경을 세팅하면 나에게 맞는 최적의 하루 일과를 만들 수 있게 된다.
다소 유치해 보일 수도 있고 사업 운영을 위해 안 그래도 바쁜데 이럴 시간이 언제 있냐고 반문할 수 있다고 생각한다. 그런데, 한번 이해하고 실행해 보면 생각했던 것보다 그리 시간이 오래 걸리지 않고 실행한 것에 비해 얻는 것이 훨씬 많다는 것을 알게 될 것이다.
사람마다 생김새가 모두 다르듯 하루 중 처리할 수 있는 업무량도, 각자의 상황과 의지력도 모두 다르다고 생각한다. 그리고 정도의 차이가 있을 뿐 우리는 신이 아니기 때문에 그 누구여도 분명한 한계가 존재한다는 의견이다.
사업을 운영해 나간다는 것은 단거리 달리기가 아니다.
그러나 얼마나 더 높고 멀리 성장할 수 있는지는 초기에 얼마나 신속하면서도 압축적으로 노력했냐가 큰 영향을 미친다고 생각한다. 따라서 상대적으로 체계가 부족하여 더 정신없는 사업 초기에야 말로 나만의 최적화된 일과 설계가 빛을 발하지 않을까 생각해 본다.
