건물관리의 중추, 관리소장의 역할

건물관리소장이 하는 기본적인 일들

무슨 일이든 처음 할 때엔, 힘들고 막연한 부분이 있습니다. 저의 경험을 떠올려 보면, 건물관리를 하면서 초반에 적응하기까지 정말 많은 심적 스트레스와 고충이 있었습니다. 현장의 일은 정해진 법칙이나 메뉴얼이 있는 것이 아니기 때문에, 실무 중 문제가 발생하면 그것을 처리하는데 여러 어려움이 있기도 하였습니다.      

오늘은 이 분야에 관심이 있는 분들을 위해서 “건물관리소장”은 어떠한 일을 하며, 또 어떠한 역량이 필요한지에 대해 기본적인 것들을 글로 적어보았습니다. 

1. 건물 운영 및 유지

-> 관리소장은 건물 운영 및 유지에 대한 책임이 있습니다. 이는 건물 내부와 외부, 보안 및 청소 등 모든 측면을 포함합니다. 건물 유지 관리를 위해서는 수시로 점검하고 필요한 조치를 취해야 하며, 시설 관리에 관한 법규를 숙지하여 이를 준수하는 노력이 필요합니다. 사람에게는 오장육부가 있듯이 건물 내에는 그 건물을 운영하기 위한 각종 설비와 기기들이 있습니다. 이러한 장치들은 이상이 생기면 바로 건물운영에 문제가 발생함으로, 사람이 건강검진을 하듯 건물의 설비와 기기들도 작동운영 점검이 꼭 필요합니다. 그리고 불가피하게 발생한 문제에 대해서는 신속하게 대처하고, 수리를 진행해야 합니다.      

2. 입주민과의 소통

-> 관리소장은 건물에 거주하는 주민들과 자주 소통하며, 주민들의 불만사항을 들어주고 적극적으로 해결해 나가야 합니다. 이를 위해서는 원활한 소통을 위한 관리소장의 긍정적인 마인드가 필요합니다. 주민들과의 소통은 주로 회의, 전화, 문자 등을 통해 이루어지며, 이때 주민들이 제기하는 문제나 요구사항을 잘 청취하고 적극적으로 해결해 나가야 합니다.

수시로 주민들과 교류하며 그들의 요구사항을 파악하여, 그에 맞는 개선 방안을 마련한다면 입주민들의 만족도를 높일 수 있습니다.   

  

3. 문제 해결 능력

-> 관리소장은 건물 운영과 관리에 있어서 다양한 문제들을 해결해야 합니다. 문제 발생 시에는 빠르게 대처하는 것이 무엇보다 중요합니다. 그러기 위해서는 문제가 생겼을 때, 그 원인을 분석하여 어떻게 대처할지에 대한 구상이 머릿속에 있어야 합니다. 또한 애초에 문제가 생길 여지가 없도록 사전예방을 위한 감독 및 관리를 하고, 만약의 상황에 대한 대책을 미리 수립해 두는 것이 필요합니다. 

자신의 역량이 부족하다면 관련 서적을 읽으며 공부하거나 주변에 실력이 검증된 사람들에게 조언과 가르침을 받으면 좋습니다. 이는 문제 해결 능력을 향상시키는 자양분이 되어 주민들에게 더 나은 서비스를 제공할 수 있고, 시설물 관리에 대한 전반적인 능력도 높아지게 합니다.      

4. 예산 계획 및 관리

-> 건물 운영 및 유지를 위해서는 충분한 예산이 필요합니다. 예산에 따라 건물 관리에 필요한 비용을 투입하고 지출 내역을 철저히 관리해야 하는데, 이를 위해서는 몇 가지 숙지할 사항이 있습니다. 첫째는 항목별 예산편성과 집행에 대한 계획입니다. 이는 소규모 수선부터 대규모 공사까지 모든 내용과 비용을 고려해야 하기에 건물의 전체상황을 잘 알고 있는 관리소장이 담당해야 할 매우 중요한 역할입니다. 

그 다음은 예산집행 후의 관리와 보고입니다. 이를 통해 수선공사 후의 하자 여부를 점검하고 그 내용을 기록으로 남김으로써 추후에 발생할 수도 있는 민원의 응대자료로 활용하기도 하고, 건물보수의 역사를 누구나 쉽게 알 수 있도록 하는 자료가 되기도 합니다.