PM의 업무 자동화 프로그램 추천 vs 비추천 리스트
7년차 IT 프로젝트 pm이 추천,비추천하는 업무 자동화 프로그램
PM의 업무 자동화 도구 추천
왜 PM 업무의 자동화가 필요할까?
안녕하세요! 저는 IT 업계에서 7년째 PM으로 일하고 있는 리뷰온리입니다.
최근 프로젝트 관리(PM) 업무의 효율성을 높이기 위해 업무 자동화 도구에 대해 많은 관심을 갖게 되었습니다. 많은 PM들이 다양한 업무를 동시에 처리해야 하므로, 수작업으로 진행하는 업무는 종종 비효율적일 수 있습니다. 자동화 도구를 활용하면 반복적인 작업을 줄이고, 팀원들과의 소통을 원활하게 하며, 프로젝트의 전반적인 생산성을 높일 수 있습니다. 이번 글에서는 PM의 업무 자동화에 유용한 도구들을 추천하고, 각각의 도구가 제공하는 기능과 실제 활용 사례를 함께 공유해보려 합니다.
1. 프로젝트 관리 도구: Trello와 Asana
추천 - Trello의 편리한 시각적 관리
Trello는 카드 기반의 프로젝트 관리 도구로, 팀의 업무를 시각적으로 관리할 수 있는 것이 큰 장점입니다. 각 카드에 업무 내용을 입력하고, 이를 목록별로 정리함으로써 팀원들이 어떤 작업을 하고 있는지 쉽게 파악할 수 있습니다. 예를 들어, 저희 팀은 Trello를 활용하여 새로운 기능 개발과 버그 수정 작업을 분리하여 관리하고 있습니다. 업무가 진행될 때마다 팀원들은 카드를 이동시키며 상태를 업데이트하는데, 이는 팀원 간의 커뮤니케이션을 원활하게 하고, 각자의 작업 상황을 쉽게 공유할 수 있는 좋은 방법입니다.
비추천 - Asana의 복잡성
반면에, Asana는 많은 기능을 제공하지만 처음 사용하는 사람에게는 다소 복잡하게 느껴질 수 있습니다. 한 번은 저희 팀이 Asana를 도입했지만, 팀원들이 기능을 잘 이해하지 못해 혼란스러웠던 경험이 있었습니다. 결국, 오히려 업무 진행이 지연되는 상황이 발생했고, 팀원들은 다시 Trello로 돌아가기로 결정했습니다. 이처럼 도구를 도입하기 전에 팀원들이 충분히 이해할 수 있는지 검토하는 것이 중요합니다.
2. 커뮤니케이션 도구: Slack과 Microsoft Teams
추천 - Slack의 효율적인 실시간 소통
Slack은 실시간 소통을 중시하는 팀에 적합한 도구입니다. 각 팀의 채널을 만들고, 주제별로 대화를 나눌 수 있어 업무가 원활하게 진행됩니다. 예를 들어, 저희 팀은 Slack을 통해 개발 중인 프로젝트에 대한 피드백을 즉각적으로 주고받고 있으며, 이를 통해 문제를 조기에 발견하고 해결할 수 있습니다. 또한, Slack의 다양한 봇을 활용하여 자동으로 알림을 받을 수 있어 업무를 더 체계적으로 관리할 수 있습니다.
비추천 - Microsoft Teams의 지연된 반응
그러나 Microsoft Teams는 때때로 느린 반응 속도로 인해 불만이 생길 수 있습니다. 한 번은 중요한 회의 중에 Teams가 느려져서 여러 팀원이 동시에 말을 하게 되어 소통이 원활하지 않았던 경험이 있었습니다. 이 사건은 결국 팀원 간의 혼란을 초래했고, 회의가 끝난 후에도 여전히 의견을 나누는 데 어려움을 겪었습니다. 따라서 각 도구의 성능을 미리 파악하고, 필요에 따라 사용해야 합니다.
3. 업무 자동화 도구: Zapier와 Integromat
추천 - Zapier의 다양한 앱 연동
Zapier는 여러 앱을 연결하여 자동으로 작업을 수행할 수 있는 도구입니다. 예를 들어, 구글 폼에서 수집한 데이터를 자동으로 스프레드시트에 기록하는 작업을 설정할 수 있습니다. 저희 팀은 고객 피드백을 구글 폼으로 수집하고, 이를 Zapier를 통해 자동으로 Notion에 저장하여 팀원들이 쉽게 피드백을 검토할 수 있도록 하고 있습니다. 이는 수동으로 데이터를 입력하는 시간을 크게 줄여주었습니다.
비추천 - Integromat의 설정 난이도
Integromat은 유사한 기능을 제공하지만, 설정이 복잡하여 초보자에게는 부담이 될 수 있습니다. 저희 팀은 한 번 Integromat을 사용해보려 했으나, 복잡한 설정으로 인해 원하는 작업을 수행하기 어려운 상황이 발생했습니다. 결국 이 도구는 사용하지 않기로 결정했습니다. 이 경험을 통해 자동화 도구의 학습 곡선을 잘 이해하고, 팀원들이 쉽게 사용할 수 있는 도구를 선택하는 것이 중요하다는 것을 깨달았습니다.
효율적인 PM 업무 자동화를 위한 도구 선택
PM의 업무 자동화 도구는 팀의 업무 효율성을 높이는 데 큰 도움이 됩니다.
Trello와 Slack, Zapier와 같은 도구는 각자의 장단점이 있으므로, 팀의 필요에 맞게 선택해야 합니다. 도구의 기능을 충분히 이해하고, 팀원들이 잘 사용할 수 있도록 교육하는 과정도 필요합니다. 또한, 도구의 실패 사례를 통해 어떤 점을 조심해야 하는지 미리 파악하면, 더 나은 선택을 할 수 있을 것입니다. PM 업무의 자동화 도구를 적절히 활용하여 효율성을 극대화해보세요!
