보고서 달인의 보고서 작성법
21년 직장생활을 하면서 깨달은 보고서 달인되는 법
<보고서 작성의 의미와 핵심사항>
보고서는 보고받는 사람 즉, 보고서를 듣고 의사결정을 하는 사람에게 전할 메시지를 문서를 통해 의사소통하는 것으로 보고의 대상, 내용, 시기, 방법 등이 매우 중요합니다
<보고서 달인의 보고서 작성법>
보고서 달인은 보고서를 작성할 때 일정한 보고서 흐름을 생각하면서 작성합니다
1단계) 누구에게 보고할 것인가를 생각합니다
작성자가 아니라 보고받는 사람의 의도를 정확하게 파악하고 그 기대를 염두에 두되
작성자가 말하고자 하는 메시지를 쉽고 간결하게 창의성을 보태어 정확하게 보고서를 작성합니다
2단계) 무엇을 보고할 것인지 생각합니다
먼저, 보고서 전체 내용과 취지를 알 수 있도록 주제 및 제목을 선정합니다. 이어서, 보고와 관련된 자료수집과 분석을 하고, 개략적인 큰 그림, 목차를 구성합니다.
다음으로, 초안을 작성합니다. 초안을 작성할 때는 거칠게 두서없이 쭉 써봅니다. 초안을 여러 번 읽어보고 보고받는 사람의 의도, 문제해결 방안을 포함하여 이해하기 쉽게 스토리라인을 설정하고 여러번 수정 보완합니다.
마지막으로, 보고 전 최종교정할 때는 보고하듯이 이야기해 보면서 보고가 매끄러운지 확인하면서 보고내용을 교정합니다.
3단계) 언제, 어떻게 보고할 것인가를 생각합니다
보고 받는 시점, 문제 종료되는 시점이 초과되지 않도록 보고시점을 잘 지켜야 합니다. 너무 보고서를 완성도가 높게 작성하려고 하면 타이밍을 놓쳐 정착 필요 없는 보고서가 됩니다. 저의 경우에는 직장 초반에는 이런 실수를 많이 경험하였습니다. 그 후로는 중간보고가 가능하면, 먼저 보고하고 방향을 확실히 잡고 보고하여 더 많은 성공 경험을 체험한 경우가 있습니다.
보고방식을 대면으로 할 것인지, 비대면으로 할 것인지 정하는 것도 중요합니다
대면 보고할 때는 자신감을 가지고 눈을 마주하면서 소통하고, 공감적 경청을 통해 편안한 마음으로 보고해야 당황하지 않고 보고할 수 있습니다
4단계) 보고 후 후속조치를 해야 합니다
보고서 내용에 대한 상사의 지시사항을 메모하여야 하며, 상사의 보고서 내용의 피드백을 정리하여 동료들에게 공유하고 후속조치를 해야 합니다
이렇듯 보고서 달인은 보고서 작성 시 일정한 보고서 작성흐름에 따라 작성합니다
그리고 보고받는 사람의 의도를 파악하고, 자신의 창의성을 보태어 논리적이고 설득력 있는 깔끔한 보고서를 작성합니다
<보고서 달인의 보고서 작성 훈련과 습관>
보고서 달인은 늘 보고서에 관심을 가지고 생각하는 능력을 키우는데 노력합니다
일상, 대화, 일, 공부, 생각을 기록합니다 그리고 개조식 요약이 몸에 착 붙어 있도록
보고서를 필사하고 평소에 글감을 모아둡니다
모든 달인이 그러하듯 보고서 달인도 매일 보고서를 연습하며, 보고서 작성을 즐기며
부담이 아닌 자신의 존재감을 보여줄 기회로 재창조합니다
어치피 직장에서 보고서 작성을 피할 수 없다면 보고서 달인이 돼야 합니다. 그리고 보고서 달인은 습관처럼 매일매일 훈련을 통해 가능합니다.
