업무의 기본은 폴더링이다

사회생활을 시작하는 직장인이라면 꼭 갖춰야 할 기본기

일을 잘하기 위해 반드시 필요한 게 뭐냐고 누가 내게 묻는다면 난 주저 없이 '폴더링'이라고 말하고 싶다. 폴더링을 하는 이유는 원하는 파일을 제 때 빠르고 정확하게 찾기 위해서인데 이게 제대로 되어 있지 않으면 찾는 시간이 오래 걸리고, 최악의 경우에는 파일을 찾지 못해 굳이 하지 않아도 될 작업을 반복하게 된다. 때문에 사회생활을 처음 시작할 때 갖춰야 할 기본기 중 폴더링은 빼놓으면 안 된다. 습관이라는 건 참 무섭다. 경험상 처음에 습관을 잘 들이면 앞으로도 그렇게 할 확률이 높다.

폴더링의 기본은 프로젝트 단위로 폴더를 분류하는 것이며, 나아가 프로젝트 안에서 주제에 따라 다시 폴더를 나누면 된다. 폴더링을 어떻게 하면 좋은지에 대한 방법은 책까지 나와 있을 정도인데 그냥 본인의 성향에 맞춰 규칙을 정하면 된다. 가급적 폴더 이름에 숫자를 붙이면 오름차순 정렬이 되기 때문에 원하는 정보를 찾기 수월하다. 그리고 프로젝트별 폴더는 클라이언트 산업군에 따라 분류하거나 폴더 앞에 해당 프로젝트가 언제 수행되었는지를 기입하는 것을 권장한다.

요새는 협업이 기본인 시대라 여러 클라우드 서비스를 이용하는데 가장 대표적인 게 구글 드라이브다. 구글 드라이브를 이용하게 되면 여러 사람이 각자의 컴퓨터에서 클라우드에 접속할 수 있으므로 업무의 효율을 높일 수 있는데, 회사 내부에서 이런 클라우드 서비스를 이용한다면 반드시 규칙을 정해놔야 한다. 폴더링에 대한 규칙이 없으면 잘 정돈된 파일 분류 규칙이 한순간에 무너질 수 있다. 개인적으로 신입 사원이 들어오면 관련된 교육을 사수가 해주는 게 베스트라고 생각한다. 일을 혼자하는 게 아니라면 폴더링 규칙 정도는 따르는 게 기본 중의 기본적인 비즈니스 매너다.

꼭 회사가 아니더라도 개인적으로 관리하는 파일에도 폴더링 규칙을 적용하면 좋다. 나 같은 경우는 증명사진이나 주민등록등본 같은 파일은 100번대 폴더로 관리하고, 사이드 프로젝트는 200번대, 개인적으로 하는 공부 관련 폴더는 300번대로 관리한다. 물론 검색을 해도 정보를 찾기 어렵지 않지만, 폴더링은 시간이 지남에 따라 효과를 발휘한다. 직장인들은 결국 마지막에는 퇴직을 하든 독립을 하든 프리랜서가 된다. 그동안의 업무 이력이나 결과물이 일목요연하게 정리되지 않았다면 그동안의 시간들이 조금 아깝게 느껴지지 않을까. 아직 폴더링을 하지 않고 있다면 지금부터라도 폴더링을 통해 파일을 관리하시는 걸 적극 권장드린다.