교행, 인수인계란 무엇인가?
교행 꼬꼬마 가이드북2 #12
안녕하세요. '학교 다녀오겠습니다'의 저자 연이입니다.
교육행정직으로 처음 발령받고 나서 얼마 안 있다가 발령장 수여식이 있습니다. 몇 월 며칠에 교육청에서 한 번 교육지원청에서 또 한 번, 그리고 나면 교행 꼬꼬마가 발령받은 학교에서도 다른 학교로 발령이 난 꼬꼬마의 전임자가 될 분을 따라 학교에 인사를 가는 것이 대부분입니다. 그런데, 요즘 코로나 상황이라 이런 발령장 수여식이 모두 비대면으로 있고 발령장은 학교로 전달이 되다 보니 교행 꼬꼬마들은 발령이 나면 스스로 전화를 걸어서 인사를 갈 날짜를 잡아야 합니다.
이유는 간단합니다. 교행 꼬꼬마의 연락처를 발령이 날 학교에 있는 실장님이나 주무관님은 알 수 있는 방법이 있기는 합니다. 신규 발령자가 전화를 하지 않아서 인수인계에 문제가 생기는 극단적인 경우 인사담당자에게 물어보는 방법밖에는 없습니다. 휴대폰 번호 역시 개인정보이기 때문입니다.
자, 그렇게 인사를 왔다고 하면 처음에 전임자에게 인수인계를 받았겠지요?
그런데, 인수인계가 무엇인지? 어떻게 받는 것인지? 어디까지 받을지에 대해 누구도 얘기해 준 적이 6년 차에 접어든 연이도 들어본 적이 없고 얘기해 준 사람이 없었으니 교행 꼬꼬마 여러분은 당연히 들어보지 못했을 것이라 사료됩니다. 그런 교행 꼬꼬마에게 연이가 알고 있는 인수인계에 대해 앞으로 2편으로 나누어서 전할까 합니다.
제1편. 교행, 인수인계란 무엇인가?
제2편. 교행, 인수인계는 실제 작성방법
교행, 인수인계란 무엇인가?
1. 행정업무운영 편람상 인계인수 개요
대한민국 정책브리핑(https://www.korea.kr/main.do)의 검색창에서 "인수인계"를 검색을 하면 정책DB에 2018 행정업무운영편람이 검색이 된다. 2021 버전은 아직 나오지 않았지만, 2020 행정업무운영편람을 재차 검색하면 나온다.
총 288페이지짜리 행정업무운영 편람 중 인계인수와 관련된 부분은 제4장. 행정업무의 관리에서 나옵니다.
인계인수제도란 행정업무의 책임소재를 명확히 하고, 행정지식의 축적 등을 통한 업무의 효율적 관리를 위하여 공무원 인사발령 등의 경우에 인계자가 업무의 진행사항, 예산․물품 정보 등을 적어서 후임자에게 전달하는 제도를 말한다.
해당 관련 법령은 "행정효율과 협업 촉진에 관한 규정 시행규칙"입니다. 연이도 글을 작성하면서 처음으로 마주하게 되는 법령이네요.
2020 행정업무운영 편람(출처. 행정안전부)총 6단계로 인계인수를 하는 과정이 나와 있네요. 인계인수 업무착수, 업무정리, 절차 및 규정, 인계인수서 작성, 대면 인계인수, 인계인수 사후관리. 그럼 하나씩 실무하고 비교해서 알아볼까요?
2. 행정업무운영 편람상 인계인수 절차
가. 인계인수 업무착수
- 인사발령이나 조직개편, 업무분장, 출장 등 인계·인수 사유와 시기를 확인하였습니까?
- 업무를 인수받을 인수자와 확인할 입회자가 누구인지 알고 있습니까?
실제 발령은 교육청에서는 대부분 5일 전에, 교육지원청은 3일 전에 매월 1일 자 발령이 교육청 홈페이지에 뜨는 방식을 취하고 있으니 사실상 그 누구도 인사에 대해서는 알 수 없다는 것이 중론입니다. 1년 6개월 이상이 되면 언제든지 발령이 날 수 있다고 생각하고 일을 해야 하는 것이죠. 특히 교행 꼬꼬마들은 1년 6개월이 되면 언제든지 발령이 날 수 있다 생각하고 일을 마무리하는 습관을 들여야 합니다. 그래야 진짜 발령이 뜨는 당황하지 않으니까요.
나. 업무정리
- 현재 수행하는 모든 과제 및 업무를 종료하였습니까?
- 업무관리시스템에 등록된 과제 관련자료 및 문서목록 등을 다운로드 받았습니까?
- 개인용 컴퓨터에 저장된 불필요한 문서들을 모두 정리하였습니까?
- 인계 ·인수할 개인용 컴퓨터의 문서자료를 이동식 저장 장치에 복사하였습니까?
- 규정집이나 보고서 등 전자화되지 않은 문서에 관한 목록 및 현황을 작성하였습니까?
현재 진행하고 있는 모든 업무를 가급적 끝낼 수 있는 것은 모두 끝내야 합니다. 원인행위가 된 것 중 지출이 나갈 수 있는 것은 모두 나가야 합니다. 그리고 개인용 컴퓨터에 저장된 파일을 폴더별로 정리를 해주면 좋은데, 이것조차 없는 경우가 허다해서 정리는 고사하고 있기만 해도 다행입니다. 자료가 많으면 많을수록 참고자료가 많아지므로 후임자가 업무하기가 참 편해집니다.
다. 절차 및 규정
- 인계·인수 업무 수행과 관련한 내부 절차 및 규정을 확인하였습니까?
- 구체적인 인계 ·인수서 서식을 갖고 있습니까?
- 시스템 상의 권한이동 및 과제담당자, 수신자 변경 등을 요청하였습니까?
이 절차는 사실상 신규가 온다면 나이스 인증서도 없기 때문에 쉽지 않은 상황이네요. 그리고 이번에 행정업무운영편람을 보면서 인계인수서 서식을 봤더니 이것은 거의 행정실장님이나 교장선생님이 바뀔 때 쓰는 서식과 비슷합니다.
2020 행정업무운영 편람(출처. 행정안전부)라. 인계인수서 작성
- 인계·인수서에 귀하가 맡고 있는 담당업무의 수행 절차를 제시하였습니까?
- 인계·인수서에 현안업무 및 미결사항의 내용과 그 처리 방안을 기술하였습니까?
- 인계·인수서에서 업무 관련 고객 및 전문가, 내부 협조자 등 관계자를 확인할 수 있습니까?
- 인계·인수서에 업무 수행과 관련한 지식, 경험 등의 내용을 포함하였습니까?
- 작성된 인계·인수서를 입회자인 직근 상급자로부터 검토 받았습니까?
담당업무의 수행절차를 제시? 이것은 사실상 업무의 매뉴얼이라서 급여업무 같은 경우는 인계인수서에 담기가 어렵습니다. 참고할 교재나 법령 및 공문만이라도 잘 보관하고 넘겨준다면 그것만으로도 잘하는 것입니다. 현안업무 중 미결사항은 사실상 급여업무는 아닌 지출업무일 가능성이 높습니다. 물품이 도착이 아직 못한 상태라든가 강사비 지급 건으로 교육 날짜가 도래가 되지 않아 지급하지 못한 건입니다.
급여업무의 내부 협조자가 사실상은 없다고 보면 됩니다. 스스로 익혀야 할 부분이 상당히 많은 부분이고, 있다고 하더라도 6개월 이상 급여업무에서 손을 떼면 급격히 변동이 된 사항들로 인해 급여작업의 실제 절차 정도밖에는 배울 수 없습니다.
사실 업무수행 관련 지식·경험이 포함이 되었느냐? 이것은 상황마다 다르고 변화무쌍한 행정실 업무에서 실무지식과 경험은 글이 아닌 실제 경험을 통한 지식으로 쌓아야 할 부분이라 포함이 되지 않는 경우가 다반사입니다.
인계인수서를 직근 상급자로부터 검토? 실장님에게 검토를 받는다라. 실제 이렇게 하는 행정실이 있을까 합니다. 업무를 모두 공유하는 것이 아니라 전임자와 후임자 간 업무 인수인계만 잘 되는 것에 최우선으로 두고 있습니다.
마. 대면 인계인수
- 인수자 및 입회자는 인계자의 향후 이동지와 연락처 등을 알고 있습니까?
- 대면 인계 ·인수를 위해 인수자와 별도의 일정을 협의하였습니까?
- 인수자는 인계자의 인계·인수 내용을 충분히 파악하고 동의하였습니까?
인수인계의 촉박한 일정상 모든 인수인계가 이루어질 수 없기에 전임자가 가는 학교와 연락처는 필히 알고 있어야 합니다. 신규 때는 궁금한 사항이 많은 법이잖아요. 연이도 참 전임자의 도움을 많이 받았답니다. 그래서 고마움이 크고요.
대부분 이 대면 인계인수를 합니다. 발령 전에 평일에 늦게 하기도 하고 주말에 하기도 합니다. 그리고 후임자가 신규가 발령이 나면 평일에 전임자가 출장을 달고 와서 알려주는 것이 거의 관행이지요. 그것도 대부분 한 번 정도만 가능합니다. 전임자도 그 학교나 지원청, 본청에 적응해야 하기 때문입니다.
인계인수 내용을 충분히 파악하는 것은 거의 불가능한 일이지요. 빠르게 인계인수가 진행되는 통에 과연 10%만 그 당시에 이해해도 정말 잘하는 것이기 때문입니다.
바. 인계인수 사후관리
- 기존 조직 내에 인수자의 업무파악을 도와줄 수 있는 동료가 있습니까?
- 인수자와 향후 어떠한 방식으로 업무 지원을 수행할 것인지 협의하였습니까?
업무파악을 도와줄 동료라? 이것은 없다고 생각하고 하길 바랍니다. 오히려 나우리회 교행 카페에 조언을 구하거나 찐동기를 만들라고 연이는 권합니다. 또 콜센터와 친구가 되기를 추천합니다.
3. 전임자마다 다른 인계인수
행정업무운영편람에 나온 절차는 인계인수절차의 헌법 같은 개념이라고 보면 됩니다. '인계인수'라는 단어가 원래 맞는 단어이지만, 인수인계로 더 많이 쓰기에 위에 글에서도 혼용이 되고 있는 점을 알아두셨으면 합니다. 전임자의 인수인계 요약기술에 따라 후임자가 조금 빨리 그 학교에 적응할 수도 있고 아닐 수도 있습니다. 학교마다 사정이 다르니까 인수인계가 제각각이라고 할 수 있으나, 조금 행정업무에 대한 연구가 이루어져 실장님들의 인수인계, 차석(지출담당자)의 인수인계, 삼석(급여담당자)의 인수인계 이렇게 매뉴얼이 나왔으면 하는 바람입니다.
교행 꼬꼬마 여러분, 어려운 개념은 아니나 조금 딱딱한 주제이고, 법령상 인수인계 관련 내용이라 재미는 없지만 한번쯤은 같이 봤으면 하는 내용을 글로 옮겼습니다. 앞으로 발행할 제2편의 예고를 해드릴까 합니다. 어쩌면 2편이 더 실무와 가까운 인수인계라 기대해 주셨으면 합니다.
제2편. 교행, 인수인계 실제 작성방법
연이만의 실제 작성방법을 소개하면서 에피소드를 담아볼까 합니다. 행정업무운영편람상 인계인수와는 차원이 다른 실제 바로 일을 할 때 필요한 내용들로 작성하는 것이 후임자에게도 좋은 일이니까요.
