PM이 알려주는 기능명세서 쉽게 작성하는 방법
PM이 알려주는 기능명세서 쉽게 작성하는 방법
프로젝트가 꼬이는 이유? 기능명세서부터 잘못됐습니다.
안녕하세요, IT 도메인에서 7년째 프로젝트 매니저(PM)로 일하고 있는 리뷰온리입니다. 다양한 프로젝트를 진행하면서 가장 많이 겪는 문제 중 하나가 바로 "기능 명세서" 때문입니다. 기능 명세서가 제대로 작성되지 않으면 개발팀과 기획팀, 디자이너 간의 커뮤니케이션 오류가 생기고, 일정이 지연되거나 엉뚱한 결과물이 나오곤 하죠.
그렇다면 기능 명세서를 쉽게, 그리고 정확하게 작성하려면 어떻게 해야 할까요? 오늘은 초보 PM도 쉽게 따라 할 수 있는 기능 명세서 작성법을 알려드리겠습니다.
기능명세서란?
개발팀과의 소통을 위한 필수 문서
기능 명세서(Function Specification)는 기획자가 구상한 서비스나 기능을 개발팀이 정확히 이해하고 구현할 수 있도록 구체적으로 정리한 문서입니다.
기능 명세서에는 보통 다음과 같은 내용이 포함됩니다.
기능 개요: 해당 기능이 어떤 역할을 하는지 설명
사용자 시나리오: 사용자가 기능을 어떻게 이용하는지 예시
화면 설계(와이어프레임): UI/UX 요소 포함
데이터 흐름: 입력값과 출력값 정의
API 및 연동 정보: 외부 서비스와의 연결 여부
예외 처리 및 에러 케이스: 예기치 않은 상황 대응 방법
이러한 요소들이 빠지거나 불명확하면 개발팀이 엉뚱한 방향으로 개발할 가능성이 높아집니다.
기능명세서 작성이 어려운 이유
기능 명세서를 처음 작성하는 PM들이 가장 많이 하는 실수는 너무 두루뭉술하게 작성하는 것입니다. 예를 들어, "사용자가 로그인할 수 있다"라는 문장은 너무 모호합니다.
이메일 로그인인가, SNS 로그인도 포함되는가?
비밀번호는 몇 자 이상, 어떤 형식이어야 하는가?
실패했을 때 어떤 메시지가 노출되는가?
비밀번호 찾기 기능이 필요한가?
이런 세부 사항을 명확하게 정리해야 개발팀이 오해 없이 개발을 진행할 수 있습니다.
초보 PM도 쉽게 따라 하는 기능 명세서 작성법
1. 기능을 한 문장으로 정의하라
우선 해당 기능이 어떤 역할을 하는지 한 문장으로 정리해 보세요. 예를 들어, "사용자는 이메일을 통해 회원가입할 수 있다." 이렇게 짧고 명확한 정의를 작성해야 합니다.
2. 사용자 시나리오를 구체적으로 작성하라
"사용자가 버튼을 누르면 다음 화면으로 이동한다" 같은 설명이 아니라, 실제 사용자가 어떤 흐름으로 기능을 이용하는지 스토리텔링 방식으로 작성하세요.
예시:
사용자는 홈페이지에서 회원가입 버튼을 클릭한다.
이메일, 비밀번호, 닉네임을 입력한다.
이메일 인증을 완료하면 회원가입이 완료된다.
이후 로그인하면 대시보드 화면이 나타난다.
이렇게 하면 개발팀이 사용자 경험을 정확히 이해할 수 있습니다.
3. 화면 설계를 첨부하라 (와이어프레임 필수)
기능 명세서에는 화면 설계도(와이어프레임)가 반드시 포함되어야 합니다. 말로만 설명하면 오해가 생길 가능성이 큽니다. Figma, Sketch, Adobe XD 같은 툴을 활용해 기본적인 화면 설계를 공유하세요.
예시:
회원가입 화면에서 이메일, 비밀번호 입력 필드가 위치하는 곳
"회원가입" 버튼의 위치 및 크기
에러 메시지가 표시될 영역
4. 입력값과 출력값을 명확히 정의하라
기능 명세서에서 가장 중요한 부분 중 하나가 데이터 정의입니다. 사용자가 입력하는 값이 무엇이고, 그에 따라 시스템이 어떤 결과를 반환하는지 표로 정리하면 더욱 효과적입니다.
5. 예외 처리까지 고려하라
예외 처리를 명확하게 기재하지 않으면, 개발팀은 기본적인 성공 케이스만 구현하고 넘어갈 수 있습니다. 그러면 이후 QA 단계에서 문제가 발생할 가능성이 커집니다.
예외 처리 예시:
이메일 형식이 잘못된 경우: "올바른 이메일을 입력하세요."
비밀번호가 6자 미만일 경우: "비밀번호는 최소 6자 이상이어야 합니다."
이미 가입된 이메일인 경우: "해당 이메일은 이미 사용 중입니다."
이처럼 가능한 오류 상황을 미리 정의해 두면, QA 및 유지보수 과정에서도 도움이 됩니다.
기능 명세서 작성, 이렇게 하면 쉽다!
처음 기능 명세서를 작성할 때는 막막할 수 있지만, 위의 5단계를 따라 하면 누구나 쉽게 기능 명세서를 작성할 수 있습니다.
기능 명세서 작성 체크리스트
기능 정의 한 문장으로 작성하기
사용자 시나리오를 구체적으로 정리하기
와이어프레임 첨부하기
입력값과 출력값 정리하기
예외 처리 사항 명확히 기재하기
이제 기능 명세서 작성이 더 이상 어려운 일이 아닙니다. 잘 정리된 기능 명세서는 개발팀의 시행착오를 줄이고, 프로젝트의 성공 가능성을 높이는 가장 중요한 도구입니다. PM이라면 기능 명세서를 제대로 작성하는 능력을 반드시 갖춰야 합니다.
혹시 기능 명세서 작성과 관련해 더 궁금한 점이 있다면 댓글이나 문의 주세요!
기능명세서 관련 참고 콘텐츠 (똑똑한개발자 블로그):
똑똑한개발자 홈페이지 :
