6. 의사소통 문서타입 - 알림 메일

ChatGPT로 효율적 영어쓰기

이번에는 시스템이 자동으로 송신하는 알림 메일(또는 공지 메일)을 다룹니다. 예를 들어, 사용자 등록 후, 사용자에게 보내는 '환영합니다" 메일이나 유지보수 일정을 알리는 메일입니다.

애플리케이션을 개발하거나 시스템을 설정하다보면, 아래와 같은 자동 송신 메일이나 정형화된 메일을 영어로 작성해야 하는 경우가 있습니다. 참고로 사내나 거래처와의 업무적 의사소통에 사용하는 메일은 이번에는 다루지 않습니다.

⑴ 알림메일 예시

알림 메일의 예시로 3가지 메일을 다룹니다. 첫번째는 사용자등록 후의 '환영'메일, 두번째는 유지보수 예고 메일, 세번째는 누군가가 로그인했음을 알리닌 로그인 알림 메일입니다.

① '환영' 메일

예시1

---

번역

② 유지보수 예고 메일

예시2

---

번역

③ 로그인 알림 메일

예시3

---

번역

⑵ 문서의 주요 요소와 구조

그럼 이제 내용 주요 요소와 구조를 살펴봅시다.

① 제목 ((1), (8), (13))

메일 제목입니다. 본문 내용을 바로 파악할 수 있도록 작성합니다. 필요한 정보는 모두 담되, 너무 같지 않도록 주의하시기 바랍니다.

예를 들어, (8)은 "Upcoming System Maintenance - August 26"입니다. 유지보수 예고와 날짜만으로 구체적인 시간은 본문을 읽지 않으면 알 수 없지만, 날짜만 제목에 추가해 두면 독자는 어느 정도 급한 이야기인지 "오늘, 다음 달?"등을 판단할 수 있습니다. 또한 (3)의 "Security alert: New sign-in"처럼 단순한 보안알림의 범위가 좁하면 새로운 로그인임을 보완하는 단어를 덧붙일 수 있습니다. (1)은 본문 내용 뒤에 하이픈(-) 또는 콜론(;)을 두고 이어서 보완정보를 기재하고 있습니다. 또한 제목은 타이틀 스타일 또는 문장 스타일 어느쪽이든 상관없이 작성할 수 있습니다.

제목 스타일: 각 단어의 첫글자를 대문자로 씁니다. (관사와 짧은 전치사는 제외함) (8)의 예시입니다.

문장 스타일: 첫 단어만 대문자로 시작하며 나머지는 소문자로 씁니다. (3)이 예시입니다.

자세한 것은 나중에 따로 설명합니다.

② 머리말 ((2), (9), (14))

메일 본문 앞에 넣는 인사말입니다. (2)의 "Hello Hong"이나 (14)의 "Hi Hong"처럼 개인이름을 사용할수도 있고, (9)의 "Dear Customer"처럼 일반적인 이름을 사용할 수도 있습니다.

단, 메일의 내용이나 레이아웃에 따라 머리말을 생략하는 경우도 있습니다. 예를 들어, 매우 짧은 알림이나 뉴스레터처럼 웹페이지와 비슷한 콘텐츠가 그렇습니다.

③ 본문 ((3), (10), (15) 이후)

비즈니스 메일과는 달리 알림 메일은 실용적인 정보를 전달하는 것이 목적입니다. 따라서 본문을 작성할 때에는 전달하려는 내용을 우선 쓰도록 합시다.

예를 들어, (10)에서는 우선 유지보수를 예고한 후, 다음 문장에서 날짜를 전달하고 있습니다. "불편을 끼쳐드려 죄송합니다"와 같은 문장은 그 후 단락에 포함됩니다.

또한, 복잡한 정보를 전달할 때는 리스트를 사용하여 보기 쉽게 만드는 것도 좋은 방법입니다. (3) 이후에서는 리소스를, (15)이후에는 날짜등을 리스트화하고 있습니다. 이렇게 하면 시각적으로 정보를 파악하기 쉬워집니다.

④ 결말 ((5), (12))

메일 본문 뒤에 넣는 인사말입니다.

(5)의 "Thanks"나 (12)의 "Best regards"와 같은 표현입니다. 결말을 작성하는 것이 일반적이지만, 예시3처럼 쓰지 않는 경우도 있습니다. 보통 그 뒤에 "The Simple Book Tracker Team"이나 "XYZ Support"와 같이 메일 발송자의 이름을 기재합니다.

⑤ 푸터((7), (17))

결말 뒤에 메일의 푸터를 추가하는 경우가 있습니다. 필요한 정보를 기재해야 한다면 상황에 맞게 추가합니다. (7)에서는 발신자의 주소나 저작권 정보가 포함됩니다. 또한, (17)에서는 메일수신 설정링크가 기재되어 있습니다.

⑥ 주요 요소와 구조

알림 메일의 주요 요소를 요약하면 아래와 같습니다.

메일

머리말(선택사항)

본문

결말(선택사항)

푸터(선택사항)

구조를 도식화하면 아래와 같습니다.

⑶ 표현의 포인트

다음으로 알림 메일에서 사용되는 표현의 포인트를 설명합니다.

① 포멀함을 조정하기

알림 메일이라고 해도 일반적인 비즈니스 메일과 마찬가지로 상대방과의 관계나 전달 내용을 고려하여 단어 선택등에서 포멀함을 조정할 필요가 있습니다.

예를 들어, 예시1은 상대방이 개인사용자(소비자)이며, 앱 사용 시작을 기쁘게 여기는 사람들을 대상으로 하는 내용입니다. 따라서 "Hello, Hong"처럼 성(이름)으로 부르고, "Thanks for signing up for Simple Book Tracker!"와 같이 감탄부호를 추가하여 캐주얼하게 작성하고 있습니다. 반면에 예시2는 상대방이 API를 사용하는 기업 사용자로 예상되며, 유지보수로 인해 불편함이 발생할 수 있는 우료가 있는 내용을 전달하고 있습니다. 따라서 "Dear Customer"라고 부르며, "We would like to ~"나 "~ appreciate your understanding"처럼 격식있는 표현을 사용하고 있습니다.

포멀함이 직접적으로 반영되는 것이 머리말과 결말입니다. 여기서 머리말과 결말의 표현을 포멀함의 정도에 따라 몇가지를 소개합니다.

머리말

왼쪽이 더 포멀하고 오른쪽은 더 캐주얼합니다.

완전히 포멀한 상황이라면 Dear를 사용하는 것이 좋습니다. 반면에 Hi, Hey는 캐주얼한 표현이기 때문에 개인 사용자 대상의 알림 메일이라면 사용할 수 있습니다. 상대방을 부르는 방식에도 주의가 필요합니다. 개인이름을 사용하는 경우, 캐주얼함에 가까워서 성(이름)만 사용하는 경향이 강합니다. 또한, 개인이름을 모를 경우, (또는 가져올 수 없는 경우) Customer, Developer와 같은 일반 명칭을 사용할 수도 있습니다.

결말

왼쪽이 더 포멀하고 오른쪽은 더 캐주얼합니다.

머리말과 결말은 포멀함의 정도가 비교적 비슷한 것을 선택합니다. 예를 들어, Dear라면 Sincerely나 Best regards, Hi라면 Regards나 Thanks가 알맞습니다. 또한, 결말에는 위에서 소개한 것외에도 다양한 표현이 있습니다. 위 예시에서 단순히 감사인사만 전한다고 한다면 다른 표현을 찾아서 시도해도 좋습니다.

예를 들어, 뉴스레터에서는 "Thanks for tuning in,"처럼 라디오 방송에서 사용되는 표현도 볼 수 있습니다.

자사의 대명사: we

회사명으로 알림 메일을 보낼 경우, 자사의 대명사는 we를 사용합니다. 예시의 (4), (10)입니다. 소유격일 경우, our, 목적격일 경우 us가 됩니다.

송신자명칭에 유용한 "Team"

결말 바로 뒤에는 발송자명을 기재합니다. 물론 회사명으로도 문제가 없지만, 최근에는 "Team"이 사용되는 경우가 많아졌습니다. 서비스명 뒤에 Team만 붙이면 쉽게 작성할 수 있습니다. 예를 들어, 예시의 (6)에 나오는 "The Simple Book Tracker Team이나 (15)의 XYZ Team"이 그 예시입니다.

또한 Team은 자신이 메일을 보낼 때도 사용할 수 있습니다. 예를 들어 "Hello MyApp Team"이라는 머리말을 사용하면 메일을 받는 담당자를 특정하지 않아도 사용할 수 있습니다. 이는 "To whom it may concern"보다도 자연스러운 표현입니다. 따라서, "Hello, MyApp Team"이나 "Dear Developer"와 같은 표현이 선호됩니다.

시간을 작성시 타임존도 포함

알림 메일에서는 유지보수나 로그인 등의 시간을 안내하는 경우가 있습니다. 전세계에 사용자가 있는 경우에는 타임존을 명확히 표시하도록 합시다.

예를 들어, 예시 (1)의 "from 8 PM to 10 PM UTC"나 (15)의 "9:23 AM (UTC)"에서는 UTC는 협정세계시입니다.

⑷ 중요한 단어와 표현모음

바쁜 사용자는 알림 메일의 본문을 잘 읽지 않는 경우가 많습니다. 따라서 내용을 충분히 파악할 수 있는 제목을 작성하는 것이 중요합니다. 여기서는 전형적인 알림메일의 종류별로 메일 제목 예시와 그 포인트를 설명합니다.

① "환영" 메일

사용자가 서비스에 등록 후에 보내는 메일의 제목입니다.

Welcome to Simple Book Tracker! (예시 (1))

설명: 가장 일반적인 "환영"메일입니다. "Hong, welcome to XX"처럼 개인이름을 추가해서 더 친근감을 느끼게 할 수도 있습니다.

Your Simple Book Tracker account has been created

설명: 다소 사무적인 인상입니다. 격식있는 서비스나 비즈니스 사용자에게 적합할 때도 있습니다.

Confirm your XYZ account email address

설명: 서비스등록시 이메일주소 확인처리가 필요한 경우의 제목 예시입니다.

② 유지보수

유지보수의 예고나 완료를 알릴 때 보내는 메일의 제목입니다.

Upcoming System Maintenance - August 26 (예시 (8))

설명: 예고에는 "upcoming"(곧 일어날), "scheduled"(예정된)과 같은 형용사를 사용할 수 있습니다.

Reminder: Maintenance scheduled for 8 PM UTC tommorrow

설명: 유지보수에 대한 리마인더입니다. 구체적인 날짜 대신 "tomorrow"와 같은 표현을 사용하는 방법도 있습니다.

Simple Book Tracker Maintenance Complete

설명: 유지보수 완료를 알립니다.

③ 알림

새로운 기기에서 로그인했거나, 비밀번호 변경등의 경우, 자동으로 발송되는 메일 제목입니다.

Security alert: Sign-in from a new device

설명: 새로운 기기에서 로그인했음을 알립니다. "Security alert"만으로는 구체성이 부족하므로 콜론(;) 뒤에 세무내용을 추가합니다.

Hong, verify your new device

설명: 새로운 기기를 확인하도록 요청합니다. "Hong"과 같이 개인이름을 사용해 친근감을 느끼게 합니다.

Security alert: Your password was changed

설명: 비밀번호 변경 사실을 알립니다. 제목 뒤에 콜론(;)을 추가해 세무내용을 기재합니다.

Your account has been accessed from a new IP address

설명: 새로운 IP 주소에서 접근이 있었음을 알립니다. 하나의 문장으로 설명합니다.

④ 변경통지

이용약관 개정, 새로운 기능 추가, 서비스 종료등 변경사항을 알리는 메일 제목입니다.

Changes to Simple Book Tracker's Terms of Service

설명: "OO변경"은 명사형입니다. "OO의 변경"은 "Changes to OO"라고 하며, 비슷한 표현으로 Updates to OO(OO의 업데이트)가 있습니다.

New Features: Sharing Your Bookshelf with Friends

설명: 제목 앞에 "New Feature "(신기능)을 붙여 메일 목적을 명확하게 하고, 받는 사람이 더 관심을 갖도록 합니다.

Simple Book Tracker: You can now share your bookshelf with friends

설명: 신기능 알림입니다. 제목에 서비스명을 넣고, 콜론(;) 뒤에 세무사항을 설명하는 형식을 사용합니다.

We will begin to sunset Simple Book Tracker in 2025

설명: sunset은 "(서비스 등을) 종료시키다"라는 동사 또는 "(서비스 등의) 종료"라는 명사입니다. 비슷한 표현으로 "phase out"이 있으며 이는 "(단계적으로) 폐지하다"라는 의미입니다.

© 2024 ZeR0, Hand-crafted & made with Damon JW Kim.

Profile: https://gaebal.site

ZeR0 Knowledge Base | Jaewoo Kim resume

강의 및 개발, 컨설팅 문의: https://talk.naver.com/ct/w5umt5

네이버 톡톡