일의 기본기 #21. 첫 회의, 자리 배치의 중요성
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21. 첫 회의, 자리 배치의 중요성 - 회의 때 자리 배치는 많은 것을 의미한다
처음 회의를 맡게 되어 사전에 회의 목적과 안건, 운영 방식을 정리하고 거기에 맞춰 참석자를 선정해 가능한 한 많은 사람이 참석할 수 있는 시간과 장소를 예약했다. 참석자에게 사전 준비 사항까지 포함해 안내도 모두 마쳤고. 회의 자료부터 음료와 간단한 다과까지 다 챙겼다. 전날 미리 회의실의 장비도 문제없는지 확인했다. 이제 회의 시작 20분 전에 회의실을 세팅하고 참석자를 기다리면 되는데…… 정말 꼼꼼히 다 준비한 것 같은데 막상 회의 시간이 되니 뭔가 애매하다. 놓친 것이 있는 것 같은데, 그게 뭐지? 문득 떠올랐다. 누가 어디에 앉을지 자리 배치가 안 되었던 것이다.
회의 목적과 조직 분위기, 참석자에 따라 회의실 자리 배치는 달라진다. 이는 한국에만 있는 소위 ‘꼰대’ 문화가 아닌 전 세계에 통용되는 글로벌 스탠더드다. 만약 회의 참석자 전원이 동일한 발언권과 권한을 가졌다는 전제하에 진행되는 회의, 예를 들어 아이디어 도출 회의나 프로젝트 초기 기획 회의 등은 자리 배치가 자유롭다. 또한 사전에 자리를 지정하지 않았다면 참석자는 각자 편한 자리에 앉으면 된다. 이런 경우 원탁을 쓰거나 자리를 원형으로 배치하는 것이 정석이지만, 회의실 상황에 따라 의견을 나누기 편한 형태로 배치해도 무방하다. 문제는 그 외의 경우, 참석자 사이에 직급이나 나이 차가 있어서 상석을 구분해야 할 때다. 회의의 상황별로 한번 살펴보자.
먼저 발표나 보고가 있는 경우다. 이런 경우 발표자나 스크린을 마주 보는 자리가 상석이다. 발표나 보고가 가장 잘 보이는 자리이기 때문이다. 일반적인 회의에서는 보통 출입구에서 가장 먼 자리를 상석으로 본다. 원탁에도 같은 기준이 적용되며, 마주 보는 테이블에서는 출입구에서 먼 곳 중 가운데가 상석이다. 보통은 참석자가 알아서 자리에 앉기 때문에 특별히 안내할 필요가 없다. 자신이 상급자임을 과시하기 위해서가 아니라 그런 기준으로 사전에 자리가 배치되었고 거기에 맞춰 회의가 준비되었으리라 모두가 예상하기 때문이다. 오히려 일반적인 기준에 맞게 앉지 않으면 사전에 세팅해 놓은 것을 다 바꿔야 하는 불상사가 발생한다. 그런데 형식과 틀을 별로 안 좋아하고 자유로운 분위기를 선호하는 사람들이 있다. 이런 사람이 가장 높은 사람일 경우 회의실에 들어와 아무 데나 앉는 경우가 많다. 이럴 때는 그 사람이 앉은 자리가 무조건 상석이 되며, 대부분 그 자리를 중심으로 높은 순서로 가까이 앉게 된다.
외부 사람과 미팅할 때도 마찬가지다. 협상 전략상 우위를 보여 줘야 하는 등 특수한 상황이 아니라면 방문자를 상석으로 안내하는 것이 일반적이다. 다만 상사가 주로 앉는 자리를 권한다면 방문자가 부담스러워할 수도 있다. 그래서 해당 자리는 비워 두고 출입구에서 먼 쪽으로 안내한 후 마주 앉는 것이 보통이다. 물론 상대방을 특별히 존중해야 하는 상황이라면 상석을 권해도 무방하다.
상대방이 내 이야기에 집중하도록 하려면, 만약 창문이나 유리벽 등으로 밖이 보이는 회의실이라면 당신이 밖이 보이는 자리에 앉고 상대방을 창문이나 유리벽을 등지고 앉게 한다. 반면에 상대방의 주의를 분산시키는 게 회의 목적상 유리하다면 자리를 반대로 하면 된다.
회의실 자리는 회의 운영을 효율적으로 할 수 있는 동시에 회의 목적에 맞게 전략적으로 배치해야 한다. 자리 배치가 회의 결과에 많은 영향을 끼치기 때문이다.
- '일의 기본기 : 일 잘하는 사람이 지키는 99가지'에서 발췌
(저자 강재상, 이복연 / 출판사 REFERENCE BY B / 출판일 2019.09)
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