다섯 가지 회의의 목적으로
성공적인 회의 이끌기
불만족스러운 회의를 하고 있나요?
최근 조선경제 Weekly Biz와 리멤버에서 진행한 직장 내 회의 문화에 대한 설문에서,
응답자의 69%가 불만족스러운 회의를 경험한 적이 있다고 답했다고 합니다.
불만족 사유는 다음과 같았어요.
결론 없이 흐지부지 끝나서
수직적인 회의라서
회의 목적이 불분명해서
인원 구성이나 진행이 비효율적이라서
단순 정보 공유용 회의라서
(출처: 직장인 614명 ‘회의 문화’ 설문)
이런 문제를 개선하기 위해서,
설문 답변에서 언급된 문제를 하나씩 없애면 성공적인 회의를 할 수 있을까요?
예를 들어, 언제나 결론을 내고, 수직적인 회의를 하지 않고 모두의 의견을 받는 회의를 하고, 단순 정보 공유용 회의는 하지 않는 방식이 적절할까요?
위의 불만족 요소는 해결될지 몰라도, 성공적인 회의와는 거리가 멀 수도 있습니다.
이런 불만이 생기는 본질적인 이유가 무엇일까요?
설문 답변 중의 하나가 다른 답변 대비 더 본질에 가까워 보입니다.
회의 목적이 불분명해서
다른 문제들은 결국 회의 목적이 불분명해서 생기는 파생적인 문제입니다.
회의 목적이 불분명하다 보니 회의의 성공에 대한 기준도 명확하지 않고,
그래서 회의를 잘 이끌 수도 없고 참석자들이 만족할 수도 없는 거죠.
다섯 가지 회의의 목적과 성공 기준 이해하기
근본적인 문제를 해결할 수 있도록
회의 목적과 그에 맞는 성공적인 회의에 대해 명확히 해 보세요.
<팀장의 탄생> 책에서 소개하는 회의의 목적 다섯 가지를 활용해 보세요.
회의의 목적과 더불어 각 목적에 부합하기 위해 어떻게 회의를 이끌어야 하는지도 같이 소개하니
성공적인 회의를 만드는 데 도움이 될 거예요.
어떤 회의든지 이 다섯 가지 중 하나로 명확히 해야 합니다.
<회의의 목적 다섯 가지>
1. 의사결정 회의
2. 정보 공유를 위한 회의
3. 피드백을 위한 회의
4. 아이디어 창출 회의
5. 팀워크 강화를 위한 회의
하나씩 살펴볼게요.
1. 의사결정 회의
여러 선택 안을 가지고 결정권자가 결정을 하는 회의입니다.
이런 회의의 성공 기준은 명확한 결정이 내려지고 그 과정을 모든 참석자가 신뢰하는 것입니다.
이렇게 이끌어 보세요(성공 기준)
결정이 내려진다.
결정권자가 확실히 정해져 있고 결정에 직접적인 영향을 받는 사람들이 참가한다.
관련된 정보가 바탕이 된 신뢰할 수 있는 대안들이 객관적으로 제시된다.
반대 의견을 밝힐 시간도 줘서 자신의 의견이 묵살됐다고 생각하는 사람이 없게 한다.
2. 정보 공유를 위한 회의
초입부에 소개한 설문조사의 결과에는 단순 정보 공유 회의이기 때문에 불만스러웠다는 답변도 있었어요.
그렇지만 정보 공유를 위한 회의도 필요할 때가 있습니다.
적극적인 대화, 생생한 전달을 위해서는 정보 공유를 위해서도 동기적 커뮤니케이션을 위해 회의를 진행할 수 있어요.
대신, 이런 정보 공유 회의에서 참석자들의 만족을 이끌어 내려면
(특히) 회의를 하는 이유와 참석자들의 역할/바라는 태도 등을 명확하게 전달해 줘야 합니다.
이렇게 이끌어 보세요(성공 기준)
사람들이 유익한 것을 배웠다고 생각한다.
핵심 메시지가 명확하게 전달되고 기억에 남는다.
사람들이 집중해서 듣는다.
의도했던 감정(감동, 신뢰, 자부심, 용기, 공감 등)을 일으킬 수 있다.
3. 피드백을 위한 회의
관계자들이 현재 작업 진행이나 결과를 이해하고 의견을 제시하는 회의입니다.
이런 회의의 본질적인 목적은 단순하게 승인을 받거나 평가를 받기 위한 것이 아니라
피드백을 통해 최선의 결과를 도출하는 것이어야 합니다.
이렇게 이끌어 보세요(성공 기준)
모든 사람이 프로젝트의 성공 기준을 동일하게 이해한다.
현재 상황에 대한 평가, 변동 사항, 향후 계획 등의 작업 현황이 투명하게 전달된다.
유익한 피드백을 도출하기 위해 의문점, 주요 결정 사항, 문제점이 명시된다.
향후 절차가 합의된다.
4. 아이디어 창출 회의
여러 사람이 모여 문제의 해법을 찾는 회의입니다.
그냥 많은 아이디어가 아닌 '좋은 아이디어'가 나와야 합니다.
이렇게 이끌어 보세요(성공 기준)
참석자들이 혼자 생각하며 아이디어를 생각할 시간을 준다(회의 전이든 회의 중이든).
모든 사람의 아이디어를 고려한다.
의미 있는 논의로 아이디어들을 결합하고 진화시킨다.
아이디어를 실행에 옮기기 위한 절차를 마련한다.
5. 팀워크 강화를 위한 미팅
팀원들이 (협력을 위해) 공감과 신뢰로 똘똘 뭉치는 결과를 만들기 위한 자리입니다.
꼭 전체가 모이는 회의가 아니더라도
1on1, 소규모 미팅 등 목적을 이룰 수 있는 다양한 방식의 미팅으로 진행할 수 있어요.
이렇게 이끌어 보세요(성공 기준)
사람들이 서로를 더 잘 이해하고 신뢰하게 된다.
사람들이 열린 마음으로 진솔하게 말하고 행동한다.
사람들이 따뜻한 정을 느낀다.
회의 목적을 정하고 전파하는 것을 프로세스로 만들기
회의 목적을 정했으면, 사전에 이를 명확히 하고 그에 맞게 참석자를 선정하는 것도 중요합니다.
제가 팀에서 했던 방법을 소개해 볼게요.
회의 전 회의록을 만들어 참석자들에게 배포하는데
회의록 템플릿에 '회의를 하는 이유', '기대 결과', '필수/선택 참석자'를 명시하도록 만들었습니다.
'회의를 하는 이유'는 회의의 목적이기도 하지만,
왜 비동기 공유가 아닌 '회의'를 해야 하는지의 이유를 작성하도록 한다면
불필요한 회의를 한 번 더 걸러주는 효과를 가질 수 있어요.
'필수 참석자' 항목에서는 목적에 따라 참석자별 역할을 적기도 하였습니다.
예를 들어 의사결정 회의라면 의사결정자, 피드백 회의라면 각 직무 대표로 피드백을 줘야 하는 사람 등입니다.
여기에서 한 단계 더 나아가서
<팀장의 탄생>에서 소개한 다섯 가지 회의 목적을 가이드로 정리하고,
다섯 가지 중 하나를 선택하는 방식으로 템플릿을 만든다면
회의를 효율화하는 프로세스를 정립할 수 있을 거예요.
특히 PM이나 리더로 일하시는 분들은 다양하고 많은 회의를 이끌 환경에 있으실 텐데요,
회의 목적을 정하고, 목적을 미리 전파하고, 각각에 맞게 성공적인 회의를 이끄는 데에
회의의 목적 다섯 가지와 각 성공 기준을 잘 활용해 보시기를 추천합니다.
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설문조사 내용은 6DP 소개로 알게 되었습니다.
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조선경제 Weekly Biz와 리멤버에서 진행한 직장 내 회의 문화에 대한 설문 소개입니다.
https://www.chosun.com/economy/mint/2023/01/19/NANH4BX27NAK5FRJAJM4236IWM/
3.
<팀장의 탄생>
https://search.shopping.naver.com/book/catalog/32436282499
