미국 회사 Bylaws(사규) 작성 Tips
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많은 분들은 법인 설립시에 정관(Article of Incorporation)을 작성하는 것에 대해서는 특별히 어려움을 느끼지는 않는다. Incorporator와 Director, 그리고 Registered Agent의 정보만 정확하게 입력하면 되기 때문에 특별히 복잡한 내용도 없는데다 특히 요새는 온라인 filing 서비스가 워낙 잘 되어 있어 누구든 손쉽게 법인설립이 가능하기 때문이다. 그런데 사규(Bylaws) 작성에서는 많이들 어려움을 겪고 작성방법에 대하여 자문을 구하곤 한다.
Bylaws(사규)란?
법인의 운영에 있어 필요한 day-to-day 규칙을 서면화시켜둔 것으로, 법인의 원활한 운영을 위하여 포괄적인 가이드라인을 포함시킨 해당 조직의 기본헌법 같은 존재라 생각하면 쉬울 것 같다. 따라서 내가 어떤 법인이 어떻게 조직이 되어있고 각 세부 조직이 어떤 의무와 책임이 있는지, 그리고 이사회의 구성은 어떻게 되는지 등을 파악하는 가장 쉬운 방법은 바로 해당 법인의 사규를 보는 것이라 말할 수 있다. 그리고 비록 법인이 자연적인 생물은 아니지만 법률상으론 생물이기 때문에 사규라는 것이 결코 모든 법인에 적용될 수 있는 template과 같은 것이 존재하기란 어렵고 각 조직, 상황에 따라 맞춤화되어야 한다.
Bylaws(사규) vs Article of Incorporation(정관)?
글 서두에 정관에 대해서도 잠깐 언급을 하였지만, 간혹 사규와 정관을 혼동하시는 분들이 있다. 그래서 정관만을 filing 하면서 법인을 세웠을 뿐인데 이미 사규까지 다 갖추었다고 착각하시는 경우가 있다. 아주 단순하게 표현하자면, 정관은 작성하였지만 사규는 작성되지 않았다는것은, 국가의 껍데기는 세웠지만 그 국가의 근본이 되는 헌법은 제정되지 않았다는 것을 의미한다. 말 그대로 정관은 회사의 설립자의 정보, 발행할 수 있는 주식 수, 이사들의 신원정보, 사무실 위치 등 기본적인 윤곽만을 나타낼 뿐이고, 이사회나 임원의 선출방식이나 이사회 및 주주총회 등의 진행방식, 임원의 종류와 책임 등은 사규에서 자세하게 다루게 될 내용이다.
정관은 법인설립시 각 주정부에 제출하나 사규는 별도로 제출할 의무는 없다. 그래서 사규 작성을 생략하는 경우가 많은데, 헌법이 제정되지 않은 국가가 정상적으로 운영될리는 만무하다. 반드시 작성을 해두고 보관을 하며, 필요에 따라서는 이사회에서 수시로 개정할 것이 권장된다.
Bylaws(사규)의 핵심내용은?
각 국가의 헌법의 내용이 다 상이하듯이, 각 회사마다 사규의 내용은 조금씩 다를 수 밖에 없다. 그럼에도 불구하고, 정상적인 회사라면 꼭 포함시켰을만한 일반적이고 핵심적인 내용만을 간추려서 설명을 해보고자 한다. 아래 내용은 대표적인 내용의 예시일 뿐이므로, 다른 내용들이 추가로 포함되더라도 아무 문제가 없으며 가급적이면 회사 운영에 필요한 내용들이 더 많이 그리고 자세히 규정되어 있을수록 분쟁의 소지가 줄어들 수 있다.
1. 사명, 설립목적, 그리고 사무실 위치
2. 이사회 (Board of Directors)
이사회는 회사의 운영을 관장하는 대표기관이다. 국가로 치면 행정부 조직(국무회의)을 구성하는 것으로 이해하면 쉬울 것 같다. 이사회를 어떻게 구성할 것인지를 가급적 자세하게 규정해두는 것이 바람직하다. 이사의 숫자, 결원이 생겼을 경우 충원 방법, 신규 이사의 자격요건, 이사들의 임기 및 책무, 보수 등이 포함된다.
3. 위원회 (Committe)
회사 내의 여러 위원회를 둘 수도 있는데, 국무총리 산하 하위 관계부처들을 구성하는 것으로 이해할 수 있겠다. 각 위원회를 어떻게 구성할 것이며, 누구를 임명할 것인지, 그리고 각 위원회의 임무에 대하여 규정한다. 대표적인 위원회의 예로는 감사 위원회 등이 있다.
4. 임원 (Officer)
간혹 임원(Officer)과 이사(Director)를 혼동하는 경우가 있는데, 여기서의 임원이란 이사회에서 특정 기능을 수행하기 위한 위원회의 구성원으로서 CEO, CFO, 사장, 부사장, 서기, 회계담당 등과 같은 직책이 대표적이다. 이사회가 회사의 경영 전반을 관장한다면, 임원들은 일상적인 사업운영과 관리를 담당한다고 이해하면 쉽다. 그리고 임원이 반드시 이사일 필요는 없다. 사규에서는 임원들을 임명하는 방법과 각 임원의 임무, 권한 및 책임, 임원의 임기 등에 대하여 상세히 규정하게 된다.
5. 주주총회 및 이사회 회의 (Meetings)
주주총회는 정기 주주총회(Annual meeting)와 특별 주주총회(Special meeting)로 나눌 수 있는데, 각 주주총회가 언제 소집될 수 있는지, 소집 장소와 통지 방법 등에 대하여 자세히 규정을 하게 된다. 또한 회사의 중요한 경영현안에 대하여는 반드시 이사회를 소집하여 결정해야 하는데, 사규에서는 정기 이사회의 소집 및 특별 이사회의 소집 요건, 각 회의의 시간이나 장소, 출석에 관한 내용 등이 포함되어야 한다. 그리고 반드시 포함시켜야 할 것은 이사회의 의사 정족수와 의결 정족수에 대한 내용이다. 이런 규정이 없을 경우에는 나중에 이사회 결정의 효력에 대해 다툼이 생길 여지가 있기 때문이다.
6. 이사의 이해관계상충 (Conflicts of Interest)
예를 들어 회사와 이사 개인 사이에서 이사 개인에게 금전적 이익이 될 수 있는 거래 등을 하고자 할 경우에 해당 이사는 의사결정에 참여해서는 안된다는 내용 등을 말한다. 한국 회사법 제398조에서도 다루고 있는 이사의 자기거래의 제한과 비슷하며, 이사들에게 이런 이해관계상충을 사전에 공개할 의무를 사규에 두고 있어야 나중에 회사가 불측의 손해를 입는 것으로부터 보호할 수 있다.
7. 사규의 개정
마지막으로 많이들 쉽게 놓치는 내용 중 하나가 바로 사규를 누가 어떻게 개정할 수 있는가에 대한 내용이다. 이사들 전원의 동의가 있어야만 하는지, 일부의 동의만으로도 개정할 수 있는지, 그리고 이사 외에 누구든 개정안을 제안할 수 있는지 등에 대해서 사전에 정해두는 것이 바람직하다. 많은 회사들이 설립시에 사규를 작성해두고 그 이후 한번도 개정하지 않은 채로 사문화시키는 경우가 있다. 그런 것을 방지하기 위해서는 의무적인 개정주기(예를 들어 5년)를 정해두고, 회사의 현재 상황을 반영시킬 수 있도록 지속적인 개정을 하는 것도 좋은 방법일 수 있다.
