경쟁입찰 프레젠테이션 시간내 발표 마무리하는 tip

제가 올해 들어서만 경쟁입찰 3건을 하고 있는데,

그중 2건이 갑작스레 발표시작 5초전 시간 조율 요청이 들어왔어요.

발표를 하는 입장에서 이런 요청에 당황하지 않고 시간내 발표를 무사히 끝내는 것이 중요합니다.

일전에는 15분 발표로 준비하고 입장해서 발표 시작하려는데

위원장님께서 10분으로 해달라고 하시고 바로 10분 발표로 마무리 하고요.

이번에는 20분 발표로 준비해갔는데 15분 발표로 요청이 들어와서

발표 시작하면서 바로 실시간 줄이기에 돌입했습니다.

사실 발표에서 시간 맞추기는 기본 중의 기본이에요.

프레젠터가 발표에서 시간을 못지키는 것은 있을 수 없는 일이죠.

그런데 이렇게 갑작스레 발표장 입장후 시간 조율이 요청이 들어오면

그때는 시간을 맞추기가 굉장히 어렵긴해요.

그래서 저는 발표를 준비할때 보고용 시나리오를 쓰면서

20분 ver, 18분ver, 15분ver, 12분ver, 10분ver정도로 다양한 버전을 만들어봅니다.

즉, 처음 제안서와 발표자료를 보고 시나리오를 쓸때는

pm의 입장에서 기획의도부터 모든 콘텐츠의 설명까지 '하고 싶은 말'을 쭉 모두 적어나가는거죠.

그러면 보통 30분정도의 시나리오가 탄생합니다.

입찰 발표에서 30분 발표는 거의 없기때문에

저는 하고싶은 말을 다 적은 시나리오를 20분으로 정리하기시작해요.

그럼 깔끔하게 정리된 20분짜리 시나리오 버전이 탄생하고요.

이를 토대로 초반의 사업에 대한 이해를 줄이고, 강조점이 중복해서 들어간 것들을 줄이면 18분 버전,

그리고 콘텐츠의 부연설명같은 곁가지들을 쳐내면 15분 버전이 탄생하는거죠.

마지막으로는 정말 줄이기 아깝지만 질의로 밀어넣을 수 있는 설명을 빼면 12분, 10분 버전이 탄생합니다.

이렇게 줄이는 작업하는데 보통 2시간 정도 걸리는 것 같아요.

그래서 시나리오를 숙지할때도 20분 버전을 숙지하는 것이 좋아요.

(제가 쓴 시나리오지만 깔끔한 전달을 위해 연습과 숙지는 필수입니다)

그러면 여기서 무엇을 줄이면 15분 버전이 되고, 12분 버전이 되고 등등이 이미 머릿속에 있기 때문이죠.

그리고 발표시간이 15분으로 정해져 있다면 전 15분으로 숙지를 시작하고요.

주어진 발표시간를 토대로 발표 준비를 하면 전체 시나리오를 이미 숙지했기때문에 줄이는 것은 쉽다는 거죠.

그래서 저는 발표현장에서 5분 줄여주세요. 10분 줄여주세요라는 요청에도 당황하지 않을 수 있습니다.

(발표는 보통 시간을 늘려달라는 요청보다는 시간을 줄여달라는 요청이 많습니다.

시간을 늘려달라는 요청은 거의 없어요.

발표시간을 늘리기보다 질의응답 시간을 길게 가지고 가는 경우가 많죠)

어떻게보면 10년간 입찰 발표를 해온 제 노하우 인 것 같기도하고요.

물론 이렇게 준비하면 2시간이라는 시간이 더 걸리기는 하지만,

발표 전문가라는 말을 듣기위해서는 당연히 시간과 노력을 할애해야 한다고 생각합니다.

올해도 매달 경쟁입찰 2-3건씩 파이팅할게요!