리더십솔루션#2_능력 부족 직원이 매너리즘까지
"팀장님의 고민들..."
강의 중에 많이 나오는 질문입니다.
아래와 같은 질문을 받는다면 당신은 무엇이라고 조원해 주시겠습니까?
[질문]
한 팀장은 본인이 속한 팀의 조직 관리 문제를 제기했습니다. 자신의 팀에는 6명의 팀원이 있는데 그 중 한 명인 A직원은 업무 능력이 떨어지지만, 직무 동기도 낮고, 변명만 늘어놓으며 주어진 일도 대충 하려고 합니다. 어떻게 해야 할까요?
조직에서 관리자로서의 역할을 하다 보면 우리가 주로 경험할 수 있는 상황이다.
이런 상황에 놓이게 되면 팀원 개인 차원에서의 조직 생활도 문제지만 팀을 이끌어가는 팀장의 입장에서도 팀 분위기가 갈아앉는 것도 문제다.
이럴 경우 우리는 어떻게 하는 것이 좋은가?
10가지 단계별로 살펴 보겠습니다.
[답변]
A팀원의 업무능력과 동기 수준부여가 떨어지는 상황에서 이를 해결하기 위해서는 사려 깊고 다각적인 접근이 필요합니다. 이에 다음을 고려할 수 있는 전략이 있습니다.
1. 근본 원인 이해
조치를 취하기 전에 제일 먼저 해야 할 것이,이 팀원의 성과가 저조한 이유를 이해하는 것이 중요합니다. 다양한 원인이 존재할 수 있기 때문입니다. 그 원인으로 업무 수행 기술이 부족할 수도 있고, 명확하지 않은 목표나, 개인적인 문제 또는 해당 직무가 자신의 역할과의 불일치하다고 생각할 수도 있기 때문입니다.
그래서 이 경우 우선적으로 일대일 대화의 시간을 만들어 그들의 관점과 입장, 고충을 이해하려는 시도를 해야 할 것입니다.
2. 명확한 기대와 목표 설정
그리고 두 번째는 A팀원에 대한 팀의 기대와 목표가 명확하게 정의되었는지 확인합니다. 때로는 업무 성과로 예상되는 것에 대한 명확한 이해 부족으로 인해 성과가 떨어지는 경우도 있습니다. 최종적으로 원하는 산출물이 무엇인지, 그러한 산출물을 얻기 위해서는 우린 어떤 활동을 주력해야 하는지 등을 점검하고 각 활동별 실행 목표를 SMART(구체성, 측정 가능, 달성 가능성, 상위목표와의 연계성 및 마감 시간 등)의 원칙을 준수하면서 설정해 보는 것이 좋습니다.
특히, 마이크로 소프트사의 제시하고 있는 '골든 퀘스천'에서는 3가 질문을 통해 그 기대치를 명확히 하고 있습니다.
1) 당신의 탁월한 업적이 무엇인가?
2) 동료들의 성장에 무엇을 기대했는가?
3) 당신의 역량에는 어떤 질적 도움을 받았는가?
3. 교육 및 지원 제공
세번째는 해당 직무를 수행하는 데 있어 문제가 기술이나 지식과 관련된 경우, 직원의 향상을 돕기 위해 필요한 교육 및 리소스를 제공합니다. 이것은 공식 교육 세션, 멘토링 또는 현장 교육 등을 통해서 진행할 수 있습니다. 이 부분은 장시간의 노력과 시간이 필요한 부분이라, 체계적으로 계획을 세우고 장기적 관점을 가지고 하나씩 실천해 나가야 합니다. 이 때 A직원과 충분한 논의가 필요합니다. 어떤 기술이 필요한지, 어느 정도 되어야 하는지, 이 정도의 수준은 어느 정도의 시간이 요구되는지 등등에 대해 상호 의견을 교환하며 수행하는 것이 매우 중요합니다.
최근 많은 회사에서 이에 대한 필요성을 인식하고 사내 CDP 제도를 세우고, 운영하면서 그 효과를 높이고 있습니다.
4. 건설적인 피드백 제공
그리고 진행하는 과정에서 정기적인 피드백이 중요합니다. 사실 우리는 회사에서 일을 하면서 상하간에 많은 소통을 합니다. 그 소통을 살펴 보면, 지시하거나 보고 받는 것, 서로의 의견을 교환하면서 생각을 맞춰 가는 것 등등이 될 수 있습니다. 이 가운데 팀원이 준비해 온 내용이나 수행한 결과에 대해 깊이 있는 피드백을 해 주는 것은 무엇 보다 중요하다고 말할 수 있습니다. 팀장은 팀원보다 훨씬 많은 경험을 토대로 전문성을 갖추고 있기 때문에서 해당 업무에 대해 그 결과와 내용, 품질 등에 대해 알려 주는 것이 상대의 업무 역량을 키우는데 매우 큰 역할을 하기 때문입니다.
이 때 피드백 스킬 중의 하나가 가능하면 '개인적인 속성'보다는 '특정 행동'에 초점을 둡니다. 예를 들어, "당신은 시간 관념이 부족하다"는 말 대신에, "저는 이 과제가 제 시간에 완료되기 어렵다고 판단됩니다. 무슨 일인지 얘기 좀 해볼까요?" 같은 내용이 될 수 있습니다.
향후 피드백의 효과성을 높일 수 있는 스킬에 관해서는 별도의 공간을 마련해서 살펴보겠습니다.
5. 동기 부여 및 참여
자, 이제 업무에 관한 체계적 피드백이 이루어진다면 이와 함께 이 직원에게 동기부여가 되는 요소를 파악합니다. 동기 부여와 관해서는 사람들마다 인지도, 금전적 인센티브, 도전적인 일 등 다양한 요인에 의해 받을 수 있습니다. 팀장의 입장에서는 팀장의 권한 하에 이에 대해 일부 영향을 미칠 수가 있는데, 금전적 요인 뿐만 아니라 비금전적 요소도 있거니와, 금전적 요인도 비금전적 요소와 결합하면서 그 효과가 많이 달라지기 때문에 좀 더 전략적이고 체계적인 접근이 필요합니다.
동기 부여 스킬은 그 대상별 방식에 따라 많은 차이가 있음을 잘 알고 있습니다. 경우에 따라서는 단순히 듣고 이해하는 것만으로도 직원의 동기를 크게 향상시킬 수 있습니다.
6. 성과 향상 계획
수차례의 시도와 노력에도 성과가 개선되지 않으면 좀 더 깊이있는 성과 개선 계획을 실행해야 합니다. 애초 세운 계획을 리뷰해가면서 개선이 필요한 부분에 대해 상호 의견을 교환하고, 성고 향상을 위한 추가 적인 개선을 위한 명확한 상세 계획을 세우고, 이러한 개선을 달성하기 위한 타임라인을 설정해야 합니다.
이 때 타임라인을 구체적으로 세우면, 동기 효과가 높아지는 것을 알 수 있습니다. 다만, 이 때 일방적인 접근은 역효과가 생길 수 있으니, 팀원에게 편안한 분위기를 만들고 실질적인 실천이 이루어질 수 있도록 안내해 주는 것이 중요합니다.
7. 정기적인 진행 사항 점검
앞세 세운 계획을 실천하는 과정에서 정기적인 미팅을 사전에 예약하여 진행 상황을 체크인합니다. 대상에 따라 그 진행 상황 점검을 적절한 기간을 두고 하는 것이 중요합니다. 자칫 잘 못하면 상대는 통제의 느낌으로 받아 들일 수 있기에 그 효과성을 높이기 위해 어느 정도의 시간으로 체크하는게 좋을지에 대해 공유해야 합니다. 이것은 팀원의 책임을 유지할 뿐만 아니라 더 나아가 그들의 성공과 향상에 당신이 투자하고 있다는 것을 보여줍니다.
8. 팀내 역할 적합성 점검
팀은 팀의 목표를 위하여 여러 팀원이 함께 일하는 공간입니다. 팀 목표 달성에 필요한 역할이 요구되며, 해당 역할을 누가 할지를 정하고, 그 팀원이 자신의 몫을 온전히 해 낼 수 있도록 팀장으로서 코디를 해주는 것이 중요합니다. 이 때 해당 업무의 배정에 있어 그 팀원의 강점이 잘 발휘될 수 있는지, 그러한 업무 수행을 위한 역량을 평가하는 것이 중요합니다.
우리가 흔히 '인사는 만사'라는 말을 하게 됩니다. 팀단위에서 업무를 누구에게 배정할 지를 정하는 것도 작은 단위의 인사권에 해당합니다. 그러기에 해당 업무에 대한 정의를 명확히 하는 것과 함께 해당 업무를 누가 하는 것이 지금과 향후에 팀에 도움이 될 지를 정하는 역할을 팀장으로서 효과적으로 수행할 필요가 있습니다.
09. 진행 사항 기록 관리
계획을 세웠으면, 그 계획을 실행하면서 얻어지는 데이터를 정리하는 것이 중요합니다. 모든 회의, 계획 및 진행 보고서를 기록, 보관합니다. 다소 공수가 들어가는 일이긴 하지만, Data를 토대로 향후 계획 수정과 보완을 해야 효과를 얻을 수 있기 때문입니다. 이는 좀 더 체계적인 관리와 진행 상황을 추적하고 필요한 경우 HR 관련 결정에 중요합니다.
10. 리더의 결단
모든 노력에도 불구하고 개선이 이루어지지 않는다면, 팀과 조직의 이익을 위해 어려운 결정을 내릴 준비가 되어 있으며, 여기에는 재배치나 인사조치가 포함될 수 있습니다.
간혹 리더 중에는 그냥 놔두는 선택을 하기도 하는데 이는 다른 팀원들에게도 매우 안 좋은 영향을 미칠 수 있기 때문에 리더로서의 결단이 중요합니다.
이러한 결단에는 앞에서 시도했던 많은 노력 이후에 이루어져야 합니다. 그래야 다른 팀원들도 리더의 결정을 수용하고 따르게 됩니다. 그러나 제 경험 상 앞의 단계를 잘 실천하신다면 여기까지 올 확률이 현저히 줄어든다는 것을 말씀 드릴 수 있습니다.
이러한 내용의 연장 선상에서 가인지 캠퍼스의 'CEO 고민있어오' 코너에서 제공하고 있는 '매너리즘에 빠진 직원, 어떡하죠?'라는 영상에서 현장 목소리를 들어 보실 것을 권합니다.
https://www.gainge.com/contents/videos/2063
매너리즘에 빠진 직원, 어떻게 동기부여해야 할까요? | 가인지캠퍼스
[2회] 경영자의 고민상담소, 고민있어오
www.gainge.com
팀장으로서 '업무 실무'와 '조직 관리'라는 큰 책무가 있는데 이를 수행하기 위한 깊이 있는 성찰은 어찌보면 기본 활동이라 할 수 있습니다. 팀장 여러분의 지속적인 노력은 결실을 이루게 될 것입니다.
