프로젝트의 암살자, "범위 크립”의 늪에 빠진 프로젝트
범위 크립과 맞서 싸우는 방법
스타트업 A는 열정 넘치는 개발자와 디자이너, 기획자들로 구성되어 있었고, 모두가 하나같이 창의적인 아이디어로 가득 차 있었습니다. 그들의 목표는 '정보의 숲'이라는 혁신적인 앱을 개발하여 사람들이 정보를 더 쉽고 효과적으로 이용할 수 있도록 하는 것이었습니다.
프로젝트는 순조롭게 시작되었습니다. 모든 팀원들이 열정적으로 일했고, 초기 목표를 향해 한 걸음씩 나아갔습니다. 그러나 시간이 지남에 따라, 프로젝트가 점점 복잡해지기 시작했습니다. 처음에는 간단한 기능 몇 가지를 추가하는 정도였으나, 여러 아이디어를 반영하고자 하는 팀의 의욕이 커지면서 이제는 사용자 맞춤형 추천, 소셜 네트워킹 기능, 게임화 요소까지 추가되어 가는 상황이었습니다.
프로젝트의 범위는 계속해서 확장되었고, 원래의 계획과는 크게 달라졌습니다. 프로젝트는 예정된 일정을 훨씬 넘겨버렸고, 예산도 초과하기 시작했습니다. 점점 더 많은 자원이 필요해졌고, 팀의 사기는 저하되었습니다. 그들은 “범위 크립(Scope Creep)”의 늪에 빠져 있었습니다. 범위 크립은 프로젝트의 범위가 계획되지 않은 방식으로 점차 확대되어, 프로젝트의 목표 달성을 위협하는 현상입니다.
너무 많이 추가된 기능들로 인해, 팀원들은 원래 목표를 달성하는 데 필요한 핵심 작업에 집중하기 어려워졌습니다. 결국, 프로젝트 매니저는 해고되었고, 새로운 프로젝트 매니저 K가 왔습니다.
K는 이 문제를 해결하기 위해 팀 전체를 모아 긴급회의를 소집했습니다. 그는 범위 크립 문제를 지적하며, "우리의 열정은 중요하지만, 우리가 설정한 범위 내에서만 이를 발휘해야 합니다. 범위를 지키지 않으면, 우리 프로젝트는 결코 끝나지 않을 것"이라고 말했습니다. 그는 프로젝트가 처음 설정한 목표에서 얼마나 멀어졌는지를 모두에게 보여주었습니다.
이후에 K는 원래의 범위로 돌아가기 위한 계획을 세웠습니다. 팀은 K의 계획에 동의했고, 다시 한번 프로젝트 목표를 향해 집중하기 시작했습니다. 몇 달 후, '정보의 숲'은 성공적으로 출시되었고, 사용자들로부터 큰 호응을 얻었습니다.
이 이야기는 프로젝트의 범위를 명확히 정의하고 유지하는 것이 얼마나 중요한지를 보여줍니다. IT 프로젝트뿐만 아니라 모든 프로젝트 관리에서 범위 관리는 성공적인 결과를 위한 필수 요소입니다.
프로젝트 관리에서 “범위(Scope)”는 프로젝트를 완성하기 위해 필요한 모든 작업, 활동, 제품, 서비스 등을 포괄하는 용어입니다. “크립(Creep)”은 점진적으로 변화하거나 확장하는 현상을 묘사하는 단어입니다.
범위 크립은 프로젝트가 진행되는 동안 계획되지 않았던 기능이나 작업들이 점점 추가되어 프로젝트의 성공을 위협하는 현상을 지칭합니다. 범위 크립을 방치하면 일정 지연, 비용 증가, 자원 낭비 및 과부하, 품질 저하, 그리고 최종적으로는 프로젝트의 실패로 이어질 수 있습니다.
범위 크립은 말 그대로 소름 끼치게 싫은 현상입니다.
처음에는 사소한 변경이나 추가 요구처럼 보이지만, 시간이 흐를수록 이러한 변화들이 누적되어 프로젝트의 원래 목표를 알아볼 수 없게 만들 수 있습니다. 마치 호러 영화에서 주인공이 예상치 못한 상황에 계속 빠져들듯이, 프로젝트 팀은 범위 크립으로 인해 점점 깊은 늪에 빠져들게 됩니다.
범위 크립은 다음과 같은 여러 가지 이유로 발생할 수 있습니다:
명확하지 않은 요구사항: 요구사항이 처음부터 명확하게 정의되지 않거나, 이해관계자 간에 공유되지 않았을 때 범위 크립이 발생하기 쉽습니다.
프로젝트 계획의 부족: 충분히 세부적이지 않거나 현실적이지 않은 프로젝트 계획으로 인해 범위 크립이 발생할 수 있습니다.
부적절한 이해관계자 관리: 프로젝트 매니저가 팀원, 투자자, 고객 등 다양한 이해관계자들의 기대와 요구를 적절히 관리하지 못하면, 범위 크립이 발생할 수 있습니다.
변경 통제 프로세스의 부재: 변경 요청을 관리할 명확한 프로세스나 절차가 없으면, 새로운 요구나 변경 사항이 작업 목록에 무분별하게 추가될 수 있습니다.
범위 크립과 맞서 싸우는 방법
범위 크립은 프로젝트 관리에서 불가피하게 직면할 수 있는 주요 문제 중 하나입니다. 범위 크립을 최소화하고 방지하기 위해 다음과 같은 방법을 사용할 수 있습니다.
1. 범위 관리 계획과 범위 기준선의 수립
프로젝트 초기 단계에서 범위 관리 계획을 수립하는 것이 중요합니다. 이 계획에는 프로젝트 범위를 정의, 검증 및 통제하는 절차가 포함되어야 합니다. 범위 관리를 위해서는 "범위 기준선(Scope Baseline)"이 필요합니다.
범위 기준선은 프로젝트 범위를 정의하고, 관리하며, 통제하는 데 사용되는 핵심 문서와 요소의 집합입니다. 범위 기준선과 범위 관리 계획을 통해 프로젝트 진행 중에 범위를 지속적으로 모니터링하고, 필요한 조정을 신속하게 수행합니다. 범위 기준선에 대해서는 다음에 별도의 주제로 좀 더 자세히 살펴보도록 하겠습니다.
2. 이해관계자들의 참여와 합의
프로젝트 이해관계자들을 프로젝트의 초기 단계부터 적극적으로 참여시키는 게 중요합니다. 이해관계자들의 요구사항과 기대를 초기에 파악하고 합의에 도달함으로써, 나중에 발생할 수 있는 불필요한 변경 요청을 줄일 수 있습니다.
3. 승인된 변경 요청만 작업
변경 통제 프로세스를 통해 모든 변경 요청을 엄격하게 검토하고 승인해야 합니다. 이는 프로젝트 팀이 승인되지 않은 변경 사항을 무분별하게 수용하는 것을 방지합니다. 변경 요청이 승인되면, 프로젝트 계획과 문서를 적절히 업데이트하여 모든 팀원이 최신 정보를 기반으로 작업할 수 있도록 합니다.
4. 예비 예산과 시간 확보
범위 크립이 때때로 불가피하게 발생할 수 있으므로, 프로젝트 예산과 일정에 일정량의 예비 자원을 포함하는 것이 현명합니다. 이러한 예비 자원을 활용하여 예상치 못한 범위 확대에 대응할 수 있습니다. 물론 이러한 자원은 신중하게 사용되어야 하며, 정당한 이유 없이 프로젝트 범위를 확대하는 데 사용되어서는 안 됩니다.
5. 지속적인 커뮤니케이션 유지
프로젝트 팀 내부 및 이해관계자들과의 지속적인 커뮤니케이션은 범위 크립을 관리하는 데 매우 중요합니다. 정기적인 회의, 업데이트 보고서, 온라인 커뮤니케이션 등을 통해 프로젝트 진행 상황과 변경 사항에 대해 모두가 알 수 있도록 보장합니다.
범위 크립은 프로젝트 관리 과정에서 겪을 수 있는 불안하고 예측 불가능한 도전 중 하나입니다. 하지만 범위 크립을 효과적으로 관리하게 되면, 프로젝트 목표를 달성하고 예산과 일정을 준수할 가능성이 높아집니다.
프로젝트 매니저는 범위 크립에 대한 감시와 대응을 지속적으로 수행함으로써 범위 크립의 위험을 관리할 수 있으며 또한 그렇게 해야 합니다. 결국, 범위 크립과의 싸움에서 승리하는 키는 프로젝트 매니저의 관리 기술에 있다고 봐야 할 것입니다.
범위 크립은 프로젝트의 시험대입니다.
그것을 관리하는 방법이 프로젝트 매니저의 진정한 능력을 보여줍니다.
