블랙 스완을 대비하라, 비상 계획으로 불확실성 관리하기
예측 불가능한 사건을 위한 비상 대응 전략
새로운 AI 기술을 활용한 혁신적인 서비스를 개발 중인 스타트업 K사가 있었습니다. 서비스가 성공적으로 출시된다면, 회사의 가치는 하늘 높이 치솟을 것이 분명했습니다.
그런데 프로젝트가 중반에 접어들었을 때, 예상치 못한 문제가 발생했습니다. 사용하고 있던 주요 기술에 큰 결함이 발견된 것입니다. 그 결함은 프로젝트 전체를 위협할 정도로 심각했고, 즉각적인 대응이 필요했습니다.
그러나 프로젝트 매니저는 “비상 계획(Contingency Plan)”을 준비하지 않은 상태였습니다. 모든 것이 계획대로 진행될 것이라고 낙관했기 때문입니다. 이러한 상황에 대비한 대응책이 없었기에, 팀원들은 혼란과 두려움에 빠졌고 투자자들의 신뢰도 점점 떨어지기 시작했습니다.
팀원들은 문제를 해결하기 위해 밤낮으로 고군분투했고 결국 해결책을 찾을 수 있었지만, 그 과정에서 많은 시간과 자원이 소모되었습니다. 서비스 출시가 지연되었으며, K사는 재정적으로 상당한 타격을 입었고, 팀원들의 사기도 크게 떨어졌습니다.
프로젝트 매니저는 뒤늦게 자신의 실수를 깨달았습니다. 만약 비상 계획이 있었다면 이런 상황에 보다 효과적으로 대처할 수 있었을 것입니다. 그는 프로젝트 관리에서 비상계획의 중요성을 뼈저리게 느꼈습니다.
Contingency는 우발적인 사건이나 문제를 뜻합니다. “비상 계획”은 프로젝트 관리의 핵심 요소 중 하나로, 예상치 못한 사건이 발생했을 때 프로젝트 수행의 연속성을 보장하고 목표 달성에 미치는 영향을 최소화하기 위한 대응 계획입니다.
비상 계획은 리스크 관리의 구성 요소로 볼 수 있습니다. 리스크 관리는 잠재적 위험을 식별, 평가, 회피, 완화, 전가, 공유, 수용하는 프로세스로서, 주로 위험이 발생하기 전에 필요한 조치와 지속적인 관리에 중점을 두는 접근 방식입니다. 비상 계획은 식별된 위험 중 발생 가능성은 낮지만 영향도가 큰 사건에 대비하기 위한 구체적인 행동 계획입니다.
리스크 관리 프로세스에서 잠재적 위험은 발생 가능성과 영향도에 따라 평가됩니다. 발생 가능성이 높고 영향도가 큰 위험에 대해서는 회피, 완화, 전가 등의 적극적인 대응 전략을 수립합니다. 반면에, 발생 가능성은 낮지만 영향도가 가장 큰 위험, 이른바 "블랙 스완(Black Swan)"에 대해서는 비상 계획을 통해 대비합니다.
프로젝트 관리에서 블랙 스완이란 매우 낮은 확률로 발생하지만, 발생 시 엄청난 영향을 미치는 예측 불가능한 사건을 의미합니다. 이 용어는 리스크 분석 전문가, 나심 니콜라스 탈레브(Nassim Nicholas Taleb)가 동명의 저서에서 사용하면서 알려졌습니다. 탈레브는 블랙 스완을 3가지 주요 특성으로 설명합니다: 1) 예측할 수 없음, 2) 극단적인 영향을 미침, 3) 사후적으로 설명이 가능함.
블랙 스완이라는 용어가 사용된 이유는 이렇습니다. 오래전 유럽인들은 모든 백조가 흰색이라고 믿었습니다. 이러한 배경에서 블랙 스완은 존재할 수 없는 것, 즉 불가능하다고 여겨지는 것을 상징했습니다. 그러나 1697년 네덜란드 선원들이 호주에서 검은 백조를 발견하면서 유럽인들의 고정된 믿음이 깨지게 됐습니다. 그에 따라 블랙 스완은 이전에는 상상도 할 수 없었던, 예측 불가능하고 희귀하지만 큰 영향력을 가진 사건을 상징하는 메타포로 사용되고 있습니다.
블랙 스완은 프로젝트의 범위, 일정, 예산, 품질 및 전반적인 성공에 심각한 영향을 미칠 수 있기 때문에 프로젝트 관리에서 매우 중요한 개념입니다. 이는 기존의 리스크 관리 방식을 넘어서서, 불가능해 보이는 일이 현실에서 일어날 수 있음을 인식하고, 그에 대비하는 더 광범위하고 포괄적인 전략을 수립할 필요성이 있다는 통찰력을 제공합니다.
블랙 스완과 비상 계획의 중요성을 이해하는 프로젝트 매니저는 대비해야 할 리스크의 스펙트럼에 “예측 불가능한” 요소를 추가합니다. 예를 들어, 자연재해, 핵심 인력의 급작스러운 이탈, 공급망 중단, 기술적 실패, 휴먼 에러, 사이버 공격 등 다양한 형태의 위험이 비상 계획의 대상이 될 수 있습니다.
비상 계획은 이러한 상황들이 발생했을 때 조직적이고 신속하게 대응할 수 있도록 함으로써, 잠재적인 손실을 최소화하고 프로젝트 목표의 달성을 보장하는 역할을 합니다. 비상 계획의 핵심 요소는 다음과 같습니다.
구체성
비상 계획은 매우 구체적이어야 합니다. 어떤 상황이 발생했을 때 누가 책임을 지고, 어떤 조치를 취해야 하는지 명확하게 규정해야 합니다. 이를 통해 혼란을 최소화하고 신속하게 대응할 수 있습니다. 모든 비상 상황을 사전에 식별하지는 못하더라도, 대응에 필요한 인력, 물적 자원, 예산 등을 사전에 확보하고 배치하는 "대응 체계"를 마련하는 게 중요합니다.
유연성
비상 계획은 유연해야 합니다. 모든 가능한 시나리오를 예측하는 것은 불가능하기 때문에, 계획은 다양한 상황에 맞게 조정될 수 있어야 합니다. 이는 프로젝트 팀이 현장에서 발생하는 문제에 더 효과적으로 대응할 수 있게 합니다.
커뮤니케이션 계획
비상 상황에서는 명확하고 효과적인 커뮤니케이션이 매우 중요합니다. 프로젝트 팀 내외부의 모든 이해관계자들이 비상 상황에 대한 최신 정보를 파악하고, 그에 따라 필요한 조치를 취할 수 있도록 커뮤니케이션 계획을 마련해야 합니다.
교육 및 훈련
비상 계획이 효과적으로 작동하려면 프로젝트 팀원들이 계획을 잘 이해하고 있어야 합니다. 정기적인 교육 및 모의 훈련을 통해 팀원들이 계획을 숙지하고, 실제 상황에서 적절히 대응할 수 있도록 준비해야 합니다.
정기적인 검토 및 업데이트
비상 계획은 한 번 작성하고 끝나는 것이 아니라, 프로젝트의 진행 상황, 외부 환경의 변화 등에 따라 정기적으로 검토하고 업데이트해야 합니다. 이는 계획의 적절성과 효과성을 지속적으로 유지하기 위함입니다.
비상 계획의 목적은 프로젝트가 직면할 수 있는 예기치 않은 도전과 위기 상황에서도, 프로젝트가 진행되는 올바른 경로를 유지하도록 지원하는 데 있습니다. 이를 통해 프로젝트 팀은 불확실성을 관리하고, 위험을 최소화하며, 프로젝트의 성공 가능성을 높일 수 있습니다.
불확실성의 본질을 이해하고, 예측 불가능한 사건에 대처할 수 있는 능력;
흔히 간과되는 프로젝트 매니저의 핵심 역량 중 하나입니다.
