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by 서용마 Sep 03. 2017

가장 잘 맞는 생산성 툴은? (1) WorkFlowy

당신의 두뇌를 체계화하다, WorkFlowy

내가 사용하고 있는 생산성 도구들


정말 많은 생산성 도구들이 나를 거쳐갔다. 그중에는 살아남은 것도 있고, 이미 뒤안길로 사라진 녀석들도 있다. 스마트 라이프에 중심이 되는 클라우드만 하더라도 거의 모든 서비스를 사용해봤다. 지금은 사라진 다음 클라우드부터 계속 이름을 바꾸는 네이버 클라우드, 각종 통신사 클라우드, 구글 드라이브 외 현재 쓰고 있는 원드라이브와 드롭박스까지 정말 다양하다.


초기에는 다양한 서비스들을 사용하면서 서로 장단점을 비교하다 보면 결국 나에게 가장 잘 맞는 서비스에 정착하게 된다. 그 서비스들이 바로 위 마인드맵에 보이는 도구들이다. 한 번에 다루면 내용이 많아질 거 같아 차례대로 하나씩 소개할 예정이다. 가장 먼저 소개할 생산성 도구는 WorkFlowy다.

 

Organize Your Brain, WorkFlowy


요즘 가장 잘 쓰고 있는 생산성 도구 중 하나. 목록을 정리하거나 생각을 정리하는 데 끝판왕이다. 원노트나 에버노트를 활용해서 업무일지를 사용하던 분들이 공통적으로 느끼는 불편한 점은 '무거움'이나 '복잡함'이였다.


원노트(에버노트)가 '너 이것도 필요하고, 그것도 필요하고, 저것도 필요하지? 일단 다 줄테니까 네가 골라서 써.' 같은 느낌이라면 워크플로위는 '우리는 딱 하나만 제공한다. 맞으면 써라' 같은 느낌이다.


원노트(에버노트)는 복잡함이 있지만 다양한 기능을 제공하기 때문에 불편함을 감수하고 사용하는 반면 워크플로위는 단순하다. 여태껏 사용해본 생산성 도구 중에 가장 단순하다. 그냥 단순하게 사용하면 된다.


자, 그러면 내가 어떤 방식으로 활용하고 있는지 하나씩 살펴보자.   


1) Daily Note


일간 노트로도 활용할 수 있다.

Workflowy가 제공하는 기능은 단순하지만 활용할 수 있는 방법은 무궁무진하다. 특히 많은 분들이 일간 노트로 활용하고 있다. 필자 같은 경우 모임, 블로그, 업무, 아이디어 등으로 나누어 매일 기록하고 있다. 해야 할 일은 일의 우선순위나 위임, 체크 유무에 따라서 태그를 적극 활용하기도 한다. 태그는 @, #  두 가지를 제공하는데 #은 카테고리를 태그로 검색할 때 사용하고 @은 todo, pri1~4(우선순위), 사람 이름, 장소 등에 태그를 걸어서 사용한다.  


자료량이 많지 않을 땐 태그의 활용도가 낮지만, 기록의 특성상 어느 순간부터 관리하기 힘들 정도로 자료의 양이 폭발적으로 증가한다. 이때 사람들은 증가한 자료를 관리하는 방법에 대해 고민하기 시작한다.


'한눈에 알아보기 쉽게 정리할까?' 또는 '정리는 포기하고 검색을 통해서 원할 때만 찾아서 쓸까?'


대부분 전자를 선택한다. 대분류를 만들고, 중분류를 만들고, 소분류를 만들고 그 안에 자료를 차곡차곡 쌓는다. 한눈에 파악하기도 편하고 나중에 자료를 찾을 때도 금방 찾을 수 있지만 분류를 해야 하고, 분류하기 애매한 자료가 등장할 때 이미 정해놓은 '분류법'을 다시 구축해야할 가능성이 많다.

(애매할 때마다 흔들릴텐데, 세상에는 애매한 것들이 더 많다.)


자료는 필요할 때마다 꺼내 쓰려고 모아두는 것이 아닌가, 하지만 위와 같이 진행되면 자료를 활용하는데 초점을 맞추기보다 정리하느라 허송세월을 보내는 시간이 많아진다. (사실 내가 그랬다. 경험담이다.)


태그를 활용한 검색


후자는 정리를 '포기'하고 검색을 통해 필요한 자료를 꺼내 쓴다. WorkFlowy는 이 방법에 최적화되어 있다.


내가 오늘 해야 할 게 뭐지?


당신의 오늘에는 집에서, 이동하면서, 직장에서, 퇴근하고, 또는 블로그에서 장소나 시간에 따라 정말 많은 '해야 할 것'들이 존재할 것이다. 이때 해야 할 일들에 태그를 붙였다면 위 사진 '태그를 활용한 검색'처럼 검색을 통해 해야 할 일(@todo)들의 목록을 필터링하면 된다.

  

@todo OR @pri2


만약 해야 할 일이거나 당장 처리해야 할 우선순위 2를 같이 보고 싶다면 @todo OR @pri2 이렇게 검색해도 된다.


이외에도 태그를 활용한 필터링 방법은 무궁무진하다.


Workflowy의 기본적인 사용법이나 좀 더 자세한 필터링 방법이 궁금하다면, 홍순성 소장이 공유해주신 자료를 한 번 살펴보자.


2) 목록 정리

코칭 리스트


1년 넘게 원노트나 바인더 코칭을 진행하고 있다. 똑같은 코칭을 하더라도 그 사람의 직업이나 질문에 따라 늘 코칭 내용은 달라진다. 그 차이에서 늘 개선할 여지가 생기고 그들이 작성해준 소감문이 나의 허점을 발견해준다. 그때 그런 생각들을 모두 목록 안에 차곡차곡 담아낸다.


#날짜-요일 [#코칭] 이름(코칭 횟수/코칭 목표)


위와 같은 포맷으로 리스트업을 하고 있다. 그 안에는 그 날 진행한 콘텐츠나 소감문 등을 링크 걸어놓는다.



코칭이 끝난 후에도 공유(Share) 기능을 통해 스스로 실습해보시라고 링크를 전달하면 코칭받았을 때의 순서 그대로 다시 한번 복기해서 사용해볼 수도 있다. 정말 심플하면서 강력하지 않은가?



3) 모임 체크리스트


체크리스트의 끝판왕, 모임 정리.

현재 필자는 17명이 참여하고 있는 자기계발 모임을 운영하고 있다. 많은 사람들만큼이나 일정, 콘텐츠, 담당자, 포상, 벌금 등을 모두 관리하고 체크해야 한다. 엑셀에 따로 정리하여 관리해보기도 했지만 입력할 땐 편하지만 다시 그 자료를 체크해야 할 때 너무 불편해서 중간에 포기했다.


하지만 Workflowy를 활용해서 모임에 관해 체크리스트를 구축하고 #날짜, #콘텐츠, @이름 등으로 태그를 지정하고 사용해보니 예전에 비해 정말 편해졌다.  


'6월에 뭐했지?'  → #06

'OOO 씨가 언제 독서모임 했더라?' → #독서 @이름

'OOO 씨가 언제 포상받아갔지?' → [포상] 항목에서 @이름 검색

'그 콘텐츠 언제 했던 거 같은데?' → #콘텐츠 검색

'독서 일정만 좀 보고 싶다.' → #독서

'저 8월에 냈던 벌금 어떤 거 때문에 냈나요?' [벌금] 항목에서 #08 @이름 검색


스스로 궁금하기도 하고, 모임 식구들이 물어보기도 하고 정말 많은 질문들에 대해 '태그'가 정답을 정확하게 찾아준다.


사용하지 않을 땐 접어두셔도 됩니다. 어차피 검색이 찾아주니깐요.


4) 독서노트



독서노트는 설명 필요없이 그냥 내용을 한 번 살펴보자.


[독서노트] 익숙한 것과의 결별



WorkFlowy 시작하기


WorkFlowy는 처음 가입하면 250 라인을 제공해준다. 이 라인은 매월 1일 초기화된다.  하지만 기존 사용자의 초대장을 통해 가입을 하면 250 라인을 추가적으로 얻을 수 있다. 그리고 다른 사람에게 본인의 초대 링크를 보내면 그 사람이 가입할 때 +250 라인씩 준다. 그렇게 해서 어느덧 한 달에 사용할 수 있는 라인 수가 2천 라인이 되었다.


이 글을 읽고 나도 WorkFlowy 한 번 써볼까?라는 생각이 들었다면 아래 링크를 통해서 가입해보자.


워크플로위 가입하기



(링크 : https://workflowy.com/invite/4f6f6dd6.lnx )


(작성자인 나에게도, 초대 링크를 통해 가입한 당신에게도 250라인이 추가적으로 제공된다.)




가입할 땐 이메일 주소와 비밀번호만을 요구한다. 정말 간단하다.


가입할 때 입력한 이메일 주소에서 인증을 거쳐야 한다.


가입을 완료 지었다면, 가입할 때 입력한 이메일 주소에서 WorkFlowy 측에서 'Please Verify your email address'라는 메일이 한 통 도착했을 것이다. 그 메일 본문에 링크를 클릭하면 250 라인을 추가적으로 얻을 수 있다.


지금 글에서는 네 가지 활용법만 소개했지만 그 외에도 정말 무궁무진하다. 블로그 포스팅 글감을 모을 수도 있고, WorkFlowy를 통해 책도 한 권 쓸 수 있다. 뿐만 아니라 이미지를 올리지 못하는 WorkFlowy의 단점을 에버노트 내부 링크를 통해 보완한다면 더 강력해진다. 그렇지만 중급 활용기는 좀 더 익숙해진 다음 살펴보고, 일단 당신의 머리가 복잡하다면 지금 바로 시작해보자.


Simple is Best, WorkFlowy.





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