가장 잘 맞는 생산성 툴은? (2) Outlook
2달 만에 가장 잘 맞는 생산성 툴은? 시리즈를 잇는 글을 쓴다. 1편은 목록 정리 도구인 WorkFlowy였다.
내가 가장 잘 쓰는 생산성 도구 3대장이 시리즈는 총 3편으로 이루어질 예정이고, 다음번(아마 2018년?)에는 프로젝트 관리 도구인 meister task에 대해서 언급할 예정이다.
1편에 이어 업그레이드 된 내 도구들지난 1편에도 내가 쓰고 있는 생산성 도구 리스트를 마인드 맵으로 정리해서 올렸다. 그때와 비교하면 그 사이에 사라진 도구(Trello)들도 있고, 새롭게 합류한 도구들(MeisterTask, fitbit)도 있다. 생산성 도구는 누군가 '존재'만 알려주더라도 잘 활용하는 사람들이 있고, 거기에 약간의 사용법만 알려줘도 열심히 자신의 것으로 만드는 사람들이 있다. 다행히 필자는 전자에 가까워서 누군가 '존재'만 알려주면 금방 내 스타일에 맞는지, 그렇지 않은지 판단해서 활용하고 있다.
수많은 도구들이 거쳐갔고, 여전히 살아남은 도구 중에 이번 시리즈를 통해 소개하고 있다. meistertask 또는 ifttt 같은 경우는 이름부터도 워낙 생소한 도구들이라 이 글을 읽은 사람들 대부분이 소화시키기 어렵겠지만, outlook만큼 누구에게나 익숙하기에 이번 글을 통해 아웃룩부터 소개해보고자 한다.
아웃룩은 누구에게나 익숙하지만 그 누구도 잘 활용하지 못한다.
제가 아웃룩입니다.아웃룩은 흔히 알고 있다시피 메일뿐만 아니라 일정, 작업까지 복합적으로 관리할 수 있는 메일, 일정관리 프로그램이다. 그럼에도 불구하고 회사에서 대부분의 사람들은 여전히 메일을 주고받는 제한적인 용도로만 사용한다. 그러면 아웃룩이 메일뿐만 아니라 일정, 작업까지 어떻게 폭넓게 사용되는지 내 예시를 참고하여 한 번 살펴보자.
(아웃룩을 소개하기 전에 '제 아웃룩은 하얀색인데 왜 여기는 검은색이죠?'라고 하신다면 [파일]→[옵션]→[일반]에서 office 테마를 바꿔보자. 당신도 검은색으로 사용할 수 있다. 아웃룩을 소개할 때마다 이 질문을 너무 많이 받았다.)
(순서대로 메일, 일정, 작업화면이다. 아웃룩은 이렇게 세 가지 기능만 잘 활용하더라도 당신은 고수다.)
① 메일
네이버 또는 구글 등에서 흔히 사용하는 메일처럼 다른 사람들과 업무적으로나 개인적으로 메일을 주고받을 때처럼 사용된다. outlook 계정을 가지고 있다면 그냥 로그인만 하면 되고, 지메일이나 네이버와 같은 외부 계정을 연결하고 싶다면 각 메일 환경설정에서 IMAP을 사용하겠다고 설정해줘야 한다. 생각보다 메일을 연동하는 과정에서 애를 많이 먹는다.
필자 같은 경우도 아웃룩을 사용하기 전에 지메일에 이어 구글에서 새롭게 내놓은 인박스(Inbox)라는 메일 앱을 사용했다.
이렇게 심플하게 생긴 메일은 한메일 이후에 처음 봤다. 모바일 환경에서는 인박스가 디자인도 예쁘고 기능도 훌륭해서 정말 잘 사용했지만, PC 환경에서는 이 앱만으로 설정이 안 되는 기능들이 많았다. 세부 설정을 세팅하려고 하면 지메일로 이동해서 해야 했다. 그런 사소한 불편함들이 모이니 번거롭게 인박스와 지메일을 번갈아 쓰기보다 하나만 쓰자는 생각에 아웃룩으로 갈아탔다.
② 일정
만약 메일'만' 사용했다면 아웃룩이 아니어도 괜찮은 앱들이 많다. 하지만 일정까지 확대하면 많은 앱들이 걸러진다. 몇 년 전 아이폰 5S를 쓸 때 Sunrise Calendar라는 일정 앱을 정말 잘 사용했었는데 어느새 마이크로소프트에서 인수해버리더니 대부분의 기능을 아웃룩에 포함시키고 Sunrise Calendar 서비스를 종료시켰다.
여전히 Sunrise 블로그에 게시되어 있는 서비스 종료 소식.잘 쓰고 있는 서비스를 종료시켰다는 반발심에 그때는 마이크로소프트 아웃룩은 절대 안 쓰겠다 다짐했었는데, 막상 구글 캘린더와 다른 일정 앱을 써보니 내 스타일과는 맞지 않았다. (개인적으로 구글 캘린더는 기능 면에서는 이견이 없으나 스타일이 촌스럽다.) 그래서 결국 Sunrise를 흡수한 Outlook 일정을 사용했다.
내가 주로 쓰는 앱들만 보더라도 '멋'때문에 선택한 애들이 꽤 된다. 물론 괜히 겉멋(?)든 경향도 있겠지만, 디지털 도구들을 사용하다 보면 사소한 불편함이나 별 것 아닌 걸로 마음에 안 드는 요소들이 모여서 더 이상 사용하기 싫은 경우가 있다. (물론 대안이 없다면 불편하거나 마음에 들지 않아도 쓰겠지만 보통은 몰라서 그렇지 대안은 늘 많다.)
③ 작업
플래그를 활성화하면 작업 목록에 추가된다.아는 사람만 쓴다는 아웃룩 작업 기능. 메일 우측 끝에 위치한 플래그 표시를 클릭하면 회색에서 빨간색으로 바뀌는데 이때 작업 목록에 해당 메일의 제목이 추가된다. 플래그는 주고받는 메일이 많아 이미 지나간 메일을 찾기 번거로울 때 작업 목록에 추가하여 언제든지 쉽게 접근하기 위한 즐겨찾기 용도로도 사용되고, '범주'와 '기한'을 활용해서 GTD 용도로 사용하기도 한다.
Getting Things Done(GTD)은 데이비드 알렌이 저술한 같은 이름의 책 제목에서 유래한 시간관리 개념이다. 개인이 효율적으로 시간을 관리하여 자신이 하고자 하는 일을 깔끔하게 해결하는 방법을 정리했다.
뿐만 아니라 Microsoft To-Do 앱에 할 일 리스트를 추가하면 아웃룩 작업과 연동된다. 현재 위 사진에서 보이는 나머지 작업 목록들이 To-Do 앱에서 추가한 할 일 리스트다. 그러면 여기서 이런 생각이 든다.
Outlook과 To-Do 앱을 연동해서 쓰면 효율적이겠다!
반은 맞고 반은 틀리다. PC는 편하지만, 여전히 모바일 환경에서는 To-Do가 지원되지 않는다. 정확히 말하자면 앞으로 지원될 가능성이 무척 높지만 아직 지원하고 있지 않다는 말이 맞겠다. To-Do가 탄생한 것도 많은 사연들이 숨겨 있다. 위에서 얘기했듯이, Sunrise Calendar는 기능 대부분이 아웃룩 '일정'에 흡수되고 서비스는 종료되었다. 작업 기능에서도 비슷한 녀석이 있다. 바로 Wunderlist다. 아마 Sunrise Calendar를 썼던 사람이라면 Wunderlist를 알고 있을 확률이 높다.
Wunderlist 블로그에 소개되고 있는 MS To-Do.Wunderlist도 마이크로소프트에서 인수되었다. 아직 MS To-Do 프로그램이 완벽하지 않아 서비스를 이어가고 있지만 MS To-Do가 Wunderlist의 대부분 기능을 흡수하고 안정화 단계에 도달하면 Sunrise Calendar와 마찬가지로 종료될 확률이 무척이나 높다.
언젠가 Wunderlist가 MS To-Do로 바뀔 것이다.모바일 아웃룩에서는 현재 일정을 연동할 수 있는 앱이 4가지가 있다. (Evernote, Facebook, Wunderlist, Meetup) 이 4가지 중에서 필자는 현재 Evernote와 Wunderlist를 연동해서 사용하고 있다.
혹시 위에서 한 말이 기억나는가? MS To-Do는 아웃룩(PC)과 연동이 된다고 했다. 하지만 모바일 아웃룩에서는 To-Do가 아닌 Wunderlist와 연동되고 있다.
언젠가 모바일과 PC 모두 MS To-Do로 통일이 되겠지만 아직 PC에서는 MS To-Do, 모바일에서는 Wunderlist인 셈이다. 상황에 따라 두 가지 앱을 모두 써야 하니 아직 약간의 불편함이 따른다.
Wunderlist 앱을 굉장히 좋아했지만, 현재 출시된 To-Do 앱도 굉장히 훌륭해서 연동 기능만 제대로 보완되고 모바일 아웃룩에서 지원만 한다면 두 팔 벌려 주변 사람들에게 추천할 의향이 있다.
연동은 각 도구의 불편함을 줄여준다.
Outlook은 강력한 연동 기능을 지원한다.사실 위 사진에서 나오는 앱 말고도 타사 앱까지 포함한다면 연동 범위가 무척 넓어진다. 하지만 그것들을 모두 다루기에는 내용이 길어지니 마이크로소프트가 인수한 기업의 앱까지만 다루겠다.
메일은 IMAP 기능을 활용해 gmail, hanmail, naver 등등 다른 메일 계정도 충분히 추가할 수 있다. 여기에 일정은 이미 PC 환경에서는 충분히 훌륭하고, 모바일 환경에서도 점차 나아지고 있다. (월간 일정을 보여주는 달력 위젯만 있다면 정말 좋겠다.)
그리고 작업 기능 또한 PC에서는 To-Do를 통해서, 모바일에서는 Wunderlist를 통해서 그리고 원노트를 통해서 얼마든지 외부에서도 작업을 할당하면서 아웃룩에서 한 번에 확인할 수 있다.
연동은 각 도구들의 단점을 보완해주는 동시에 불편함을 확 줄여주는 장점이 있다.
모바일 환경에서 아웃룩 활용법
족발은 사랑입니다모바일 아웃룩에서는 아웃룩 일정뿐만 아니라 위에서 계속 언급했듯이(?) Wunderlist와 Evernote 등 다양한 생산성 앱들의 일정도 함께 확인된다. 특히 Wunderlist에서 할 일을 완료하면 아웃룩에서도 해당할 일의 완료 여부를 확인할 수 있다.
족발에 이어 화웨이도 사랑입니다이뿐이랴, 에버노트에 기프티콘 이미지를 넣어두고 날짜를 지정해두면 아웃룩에서 일정을 확인하면서 자연스럽게 기프티콘 유효기간도 함께 확인이 된다. 무슨 말인지 잘 이해가 되지 않는다면 에버노트로 기프티콘 관리하기라는 글을 한 번 읽어보자. 단 번에 이해가 될 것이다.
아웃룩은 이번 글에서 이야기한 내용 외에도 자잘한 팁이나 원노트와 연동해서 활용하는 법, 범주 사용 법, 프로젝트 관리 도구인 Meister task, Trello, Asana 등과의 일정 공유 등까지 다루면 정말 무궁무진한 내용이 쏟아진다. 하지만 모든 내용을 한 번에 담아내기에는 무리가 있어, 2018년에 차근차근 써 볼 예정이다.
같이 읽으면 좋은 글
누구나 아웃룩을 알고 있지만 잘 활용하고 있지 못하는 게 안타까워서 이번 글을 쓰게 되었다. 다른 도구들이야 생소하고, 사용법이 어렵고 특정 분야에만 유용한 경향이 있어서 선뜻 추천하기는 어렵지만, 아웃룩만큼은 한 번 익혀두면 정말 편리하게 업무를 이어갈 수 있다. 모쪼록 이번 글을 통해서 회사 또는 개인적인 아웃룩 활용에 있어서 보탬이 되길 바란다.
