참조자, 비밀 참조자를 활용해서 목적을 달성하라
신입사원상식사전
요즘은 입사부터 퇴사까지 모든 것을 메일로 전달한다. 그렇기 메일에 어떤 문구를 사용하느냐, 누구에게 보내느냐, 언제 보내느냐 하는 것이 매우 중요해졌다. 직접 마주 보고 이야기를 하는 것이 아니라 더 신경을 써야하는 것이다. 그렇다고 너무 어려워하지는 마라. 메일 작성하는 법도 회사생활을 하다보면 자연스럽게 터득할 수 있을 테니!
그럼 이쯤에서 회사생활 선배로서 아주 유용한 메일 관련 팁을 하나 주려고 한다. 집중해서 읽도록!
’참조자’는 말 그대로 해당 이메일을 참조하는 사람이다. 즉 이메일에 대해 직접 받고 보내야 하는 당사자는 아니지만, 돌아가는 상황을 알고 있어야 하는 사람이 참조자인 것이다. 참조자는 당신의 시간을 줄여줄 수 있다.
참조자는 당신 대신 업무를 독촉해준다
예를 들어 A부서의 판매상황을 알려달라고 요청한다고 했을 때, 실무담당자인 홍길동 대리에게 문의메일을 보내면서 해당 팀의 팀장을 참조자로 삼는다.
만약 회신이 늦는 경우, 당신이 홍길동 대리에게 빨리 답을 알려달라고 독촉하지 않아도 A부서의 팀장이 "저번에 판매상황 요청받은 것 처리했나?"라고 해줌으로써 당신의 수고를 덜어줄 수 있다.
또 다른 예를 들자면, B라는 제품을 개발할 필요성이 있는 경우, 제품개발에 대한 필요성을 제품개발 실무자에게 요청하면서 동시에 개발부서의 팀장을 참조자로 삼으면, 개발부서의 팀장이 알아서 "B제품 개발의뢰에 대해서는 이러이러하다고 회신하세요"라고 실무자에게 지침을 주게 된다.
이렇게 참조자라는 것은 이메일을 같이 받아보아야 하는 사람을 의미한다. 참조자를 잘 활용하면 당신의 수고를 많이 덜 수 있다.
주의할 것은, 시급한 일이나 중요한 일에만 팀장 정도 레벨의 사람을 참조자로 해야 한다는 것이다. 매사 모든 일에 다른 부서의 팀장을 참조자로 하면 "넌 팀장들이랑만 일하냐?"라는 원망(?)을 듣게 될지도 모르니 말이다.
비밀참조자는 숨은 막강 후원자가 될 수도
이것은 보통 높으신 분들이 많이 받는 메일이다. 당신이 ’비밀참조자’가 되어 메일을 받을 일은 당분간 없을 것이고, 반대로 보낼 일은 많을 것이다.
비밀참조자란 메일을 받기는 받지만 메일상에 수신자 또는 참조자로 표시되지 않는, 말 그대로 메일을 받는다는 사실을 보낸 사람과 비밀참조자 당사자만 알게 되는 기능이다.
만약 당신이 정말 중요한 일이 있어서 계속 확인 요청을 하는데 상대방이 꿈쩍도 하지 않거나, 아주 높으신 분도 일의 진행상황을 알아야 하는데 메일을 받는 사람이 그 아주 높으신 분이 메일을 같이 받는다는 사실을 몰라야 할 때 유용하다.
예를 들면 현재 시장에 중요한 변화가 있어서 상황을 공유하고 해당 부서의 실장이나 임원이 알아야 하는 경우, 신입사원인 당신이 임원에게 직접 메일을 보내는 것은 너무 성급한 것 같고, 보통의 보고순서를 따라 보고하면 시간이 너무 지체될 것 같다고 판단했을 때, 가장 효율적인 방법은 실장이나 임원을 비밀참조자로 해서 메일을 보내는 것이다. 현 시장상황에 대해 해당 부서의 실무자들에게 메일을 보내면서 동시에 비밀참조자로 해당 부서의 실장이나 임원을 정하면 된다. 그러나 이 역시 급할 때 아주 가끔 활용해야 하는 팁이다.
