협업 툴 팀즈: 팀원들과 소통하기
온라인 협업 툴을 사용함에 있어서 가장 중요한 것 중 하나가 바로 팀원들과 소통하는 것이라고 생각해요. 온라인에서는 아무리 비디오를 켜고 회의에 참여하더라도 서로의 표정이나 감정 등을 캐치하기가 힘들거든요. 특히나 다수의 사람들이 참여하는 미팅에서는 더욱 어려워지죠. 그래서 온라인 미팅을 할 때 가장 어려운 점 중 하나가 모두의 참여도를 이끌어내서 원활한 의사소통을 하도록 하는 것입니다. 자칫 잘못하면 소수의 사람들만 이야기하고, 다른 사람들은 전혀 참여하지 않기 십상이거든요.
다수의 온라인 미팅을 진행해본 저의 경험을 바탕으로, 마이크로소프트 팀즈를 이용해서 어떻게 팀원들 간의 진정한 의사소통을 할 수 있을지에 대한 꿀팁들을 공유합니다.
1. 팀즈 내의 이모티콘 활용하기.
이모티콘을 사용하는 것이 프로페셔널해 보이지 않는다고 생각하시나요? 저는 사실 그랬거든요. 회사에서 일하는데 무슨 카카오톡에서 친구랑 이야기하듯이 이모티콘을 쓰나 했는데 아니더라고요. 제가 저희 회사의 리더십과 시니어 매니저들이 어떻게 온라인상으로 의사소통을 하는가 보았더니, 이분들 굉장히 열심히 이모티콘 사용하십니다.
곰곰이 생각해봤어요. 왜 그럴까. 제 생각은 이렇습니다. 온라인 상에서는 제 반응을 모든 사람들에게 보여주기가 힘들잖아요. 특히나 수십 명의 사람들이 모여서 하는 대규모 미팅을 경우에는 더더욱이요. 그런 상황 속에서 내가 상대방의 이야기를 잘 듣고 있다는 나의 반응을 적극적으로, 그리고 가장 쉽게, 보여줄 수 있는 방법이 이모티콘 이더라고요.
팀즈 내에서의 이모티콘을 사용해서 상대방의 이야기에 반응을 보여줄 수 있는 방법은 크게 두 가지가 있어요.
방법 하나. 팀즈 내 채팅창에서 이모티콘으로 반응 보여주기.
아래와 같이 온라인 미팅이 진행되는 중간에 미팅 채팅창에서 사람들이 하는 이야기에 대해서 이모티콘으로 반응을 해주는 거예요. 혹은 팀즈 내 채널에 포스팅된 글이나 사진에 대해서도 이모티콘으로 반응을 해줄 수 있어요.
팀즈 내의 채팅 혹은 포스팅된 메시지에 대해서 반응을 해주기 위해서는, 해당 메시지나 이미지에 마우스를 가져다 대시기만 하면 돼요. 마우스를 가져다 대시면, 아래의 이미지와 같이 선택하실 수 있는 이모티콘들이 나오고, 해당 이모티콘 중 원하시는 이모티콘을 클릭해주시면 돼요! 정말 쉬워요. 굉장히 쉽게 상대방에게 "내가 너의 이야기를 굉장히 열심히 잘 듣고 있단다"라고 반응해줄 수 있는 좋은 방법이라서 강추드립니다. 리엑션이 좋은 사람이 매력적으로 보인다는 거 잘 알고 계시죠?
방법 둘. 팀즈 내 온라인 미팅 내에서 이모티콘으로 반응 보여주기.
팀즈 내의 온라인 미팅 내에서 아래와 같이 이모티콘으로 반응을 보여주실 수 있습니다. 해당 반응은 온라인 미팅 화면 내에서 표시된다는 점에서 위에서 소개드린 이모티콘 반응 방법과는 약간 달라요.
팀즈 내의 온라인 미팅에서 이모티콘 반응을 보여주시기 위해서는 오른쪽 상단에 위치해 있는 하기의 버튼을 찾으시면 됩니다. 해당 버튼에 마우스를 가져다 대시면 고르실 수 있는 이모티콘들이 나오고, 여기서 원하시는 반응의 이모티콘을 클릭해주시면 됩니다.
단, 여기서의 주의점은 Hand Raising (손들기) 기능이 이 이모티콘들 바로 옆에 있기 때문에, 발언을 하시고 싶으신 것이 아니라면 해당 손들기 이모티콘을 누르시지 않도록 조심하셔야 합니다. 참고로 이 부분 굉장히 실수하기 쉽더라고요. 이모티콘들 바로 옆에 손들기 버튼이 있어서 마우스 클릭 잘못하면 이모티콘으로 반응하려다가, 괜히 할 말도 없는데 발표하게 됩니다. (개인적으로 잘못 클릭해서 어쩔 수 없이 발표해야 되었던 적이 많아요.....)
2. 팀즈 내의 GIF 활용하기.
제2의 이모티콘이라고 생각할 수 있는 GIF를 잘 활용해주시는 것도 상대방의 이야기에 반응을 보여주는데 좋습니다. GIF는 흔히 우리가 한국말로 부르는 "움짤"이라고 생각하시면 쉬워요. 이모티콘보다 훨씬 다양하고 재치 있게 반응을 보여줄 수 있어서 재치 있는 GIF를 이용하시면 좀 더 임팩트 있는 반응을 보여주실 수 있어요.
사실 저는 이런 GIF는 위의 이모티콘보다도 더 유치하고 프로페셔널하지 않다고 생각했는데, 아니 웬걸... 시니어리더십에서 생각보다 많이 사용하시더라고요. 이들이 무엇인가를 하는 데는 저는 그 이유가 분명히 있다고 생각합니다. 제 생각으로는 이모티콘으로 표현할 수 없는 다양한 반응들을 GIF를 통해서 재치 있게 보여줄 수 있어서 그런 것 같아요. 재치와 유머가 비즈니스에서 굉장히 중요하거든요.
참고로 GIF는 미팅 챗에서 정말 많이 사용됩니다. 이렇게요.
이런 GIF를 이용하는 방법은 다음과 같아요. 팀즈 내의 채팅창 패널을 보시면 "GIF"라고 써져 있는 아이콘이 있습니다. 해당 아이콘을 클릭하시고 "Search" 부분에 찾고 싶으신 GIF를 검색하시면 돼요. 예를 들어서 "Excited"라고 검색하시며 아래와 같이 보입니다. 검색된 GIF 중에서 마음에 드시는 GIF를 선택해서 클릭해주시면 돼요.
3. 팀즈 내의 Hand Raise (손들기) 기능 활용하기.
팀즈 내에서 온라인 미팅을 하다 보면 언제 끼어들어서 이야기를 해야 할지 그 타이밍을 잡는 것이 어렵습니다. 자칫 잘못하면 미팅에서 한마디도 못하고 나오게 되죠. 온라인 미팅에서 이렇게 타이밍을 놓쳐서 한마디도 안 하게 되면, 다른 사람들 눈에 굉장히 소극적이거나, 생각이 없거나, 일을 열심히 하지 않는 사람으로 인식되기 쉽습니다. 어색하시더라도 용기를 내셔서 온라인 미팅에서도 자신의 시의적절하게 잘 전달하셔야 해요. 이럴 때 적극적으로 사용하시면 좋은 기능이 바로 Hand Raising (손들기) 기능입니다.
특히나 본인이 미팅을 주관하는 사람이라면, 참여하는 사람들에게 손들기 기능을 이용해서 참여를 유도하셔야 합니다. 미팅을 시작할 때 하고 싶은 이야기가 있으면 손들기 기능을 이용해 달라고 당부하고, 미팅을 진행하면서 중간중간 손들기를 한 사람들에게 발언권을 주는 거예요. 이렇게 다양한 사람들이 참여해서 의사소통을 하도록 유도하는 것이 미팅을 성공적으로 주관하는 팁 중 하나입니다.
손들기 기능을 사용하시기 위해서는 오른쪽 상단에 위치해 있는 하기의 버튼을 찾으시면 됩니다. 해당 버튼에 마우스를 가져다 대시고, 아래 이미지에서 주황색으로 표시해드린 손바닥 모양의 아이콘을 찾아서 클릭해주시면 돼요.
여기서 한 가지 주의점은 본인이 손들기 기능을 이용해서 발언을 하신 이후에는 손을 내려주셔야 한다는 거예요. 그렇지 않으면 계속해서 손을 들고 있는 것으로 표시가 되기 때문에, 또 발언하실 부분이 있는지 미팅 주관자가 헷갈릴 수 있거든요. 따라서 발언을 하신 이후에는 해당 아이콘을 한번 더 클릭해주세요. 그러면 손들기 기능이 해제됩니다. (이 부분 정말 꿀팁이에요- 발언하신 이후에 손들기 기능 해제하시지 않으시면 미팅 주관자 입장에서는 계속 발언하고 싶어서 손들고 있는 것으로 보이기 때문에 계속 발언권을 줍니다.. 할 말 없는데 계속 뭔가 말해야 될 수도 있어요)
미팅을 주관하는 사람의 입장에서는 두 가지 방법을 통해서 손들기를 한 참여자들을 보고 발언권을 적절한 타이밍에 주도록 해야 합니다. 첫 번째 방법은 미팅 창내의 이름 옆에 표시되는 손바닥 모양을 봐주시는 거예요.
두 번째 방법은 미팅 창 내의 Show Participants 아이콘을 클릭하셔서 확인하시는 거예요. Show Participants 부분을 보시면 작은 주황색 숫자가 표시되는데요- 이 숫자가 몇 명이 현재 손들기 기능을 이용하고 있는지 보여줍니다. Participants를 보시면 이름 옆에 손들기 아이콘이 표시된 사람들을 확인할 수 있어요. 이분들 이름을 보고 발언권을 주시면 됩니다.
4. 팀즈 내의 Poll 기능 활용하기.
팀즈 내에서 사람들의 참여도를 높이는 방법 중 하나로는 팀즈 내 짧은 서베이 기능인 Poll 기능을 이용해 주시는 방법이 있습니다. 온라인 상의 미팅이 많아지면서 사람들이 일과 관련된 이야기만 하면 피곤해하고 집중을 못하는 경우가 많거든요. 이 경우에 미팅 중간중간 쉬는 시간을 넣어주시면서 재미있는 Poll을 해보시시면서 사람들의 참여도를 높여주시기를 추천드려요.
미팅이 지루해서 참여를 잘 안 하고 있던 사람들로 하여금 쉽고 재밌는 Poll에 참여하게 함으로, 미팅에 좀 더 적극적으로 참여하도록 유도하는 거예요. 이러한 쉬운 활동들로 미팅 자체의 참여도를 높여두면, 미팅의 본론에 들어가서 비즈니스 관련 논의를 할 때도 좀 더 적극적으로 참여하게 됩니다. (별거 아닌 것 같아 보이지만, 제 경험상 이거 완전 꿀팁입니다. 작은 부분- Poll 같은 액티비티- 에 참여하게 되면, 큰 부분 - 비즈니스 관련 본 미팅 - 에도 참여할 확률이 높아지거든요)
예를 들어서, 저희 미팅에서는 이런 재미있는 Poll들을 해요. "Does pineapple belong to pizza?" (파인애플을 피자에 얹어서 먹는 게 맞나요?) "View Result"를 누르면 오른쪽 이미지와 같이 참여도와 사람들의 대답을 볼 수 있습니다. 미팅을 주관하시는 분이라면 특히 이런 Poll을 자유자재로 활용하셔서 사람들의 참여도를 높이시기를 추천드립니다.
*Disclaimer: 저는 현재 마이크로소프트 본사에서 일을 하고 있는 직원이지만, 제가 Brunch에 쓰는 글은 저의 개인적인 의견일 뿐, 저희 회사를 대변하는 공식 입장이 아님을 밟힙니다.
