보고는 한 번에 모아서 해라

생산성 높이기

작은 회사일수록 사장과 직원 간의 구두보고 및 지시가 일상화 되어 있다.

탱자탱자 노는 사장도 있겠지만, 쉴 틈 없이 일하는 사장도 많다.

사장은 밀려드는 업무를 처리하느라 직원들은 사장 얼굴 한 번 보기가 힘들다.

이런 사장을 위해 고용인들이 할 수 있는 일은 무엇이 있을까?

그것은 바로 "보고는 한 번에 모아서 하기" 이다

사장도 기계가 아닌지라, 쉴 틈이 없는 것은 아니다. 하지만, 직원들은 진행한 업무보고를 위해

사장이 만끽하는 소중한 쉬는 시간에 직원들이 쉴새없이 밀려든다. 직원이 1명이라면 시간을 많이 내주며

일일이 디테일하게 알려주겠지만, 직원이 3명만 돼도 1명당 3건의 보고가 들어오고, 1인당 3건의 보고만 

해도 9건의 보고가 들어온다. 직원이 이것까지 신경쓸 겨를이 있겠냐만은 고용인으로서 생산성을 높이기 위해 할 수 있는 방법은 '보고는 한 번에 모아서 하기'이다.

예를 들어, 사업을 위해 서류 제출이 필요하다. 그러면 대부분 날인이나 서명이 필요하다.

서명이 필요한 서류가 생길 때마다 사장에게 찾아가 일일이 서명을 받을 수도 있겠지만, 서명이 필요한 서류를 한 번에 몰아서 한다면 사장의 에너지와 시간을 아낄 수 있고, 나 또한 에너지와 시간을 아낄 수 있다.

일을 빨리 처리하는데 매몰되어 나는 서명이 필요한 서류가 생길 때마다 사장실을 두들겼다. 하지만, 서류는 준비하며 할수록 필요한 서류들이 생긴다. 나는 사장실을 몇 번 찾아가다가, 이 방법은 빠른 처리가 아니라는 것을 깨닫고 사장님을 뵈러 갈 때는 보고할 것을 모아서 들고 찾아간다. 그러자, 오히려 일처리가 빨라지고 차분하게 보고가 필요한 내용을 정리할 수 있어 오히려 긍정적인 답변들을 얻을 수 있다.

이 경험 이후로 적어도 3가지 이상 보고할 것이 생기면 사장님을 찾아간다.