워크스마트 업무 처리 방식의 세 가지 큰 차이점
창의성협업-창의적으로 협업하여 업무능력과 생산성을 극대화
IBM은 응답자들에게 스마트한 업무 처리 관행 중 단기적으로 가장 우선시하는 관행은 무엇이며, 해당 분야에서 자사의 현재 역량 수준에 대한 평가를 요청했다. 이 중에서 사람을 중심으로 하는 관행 중, 중역들은 전통적인 경계를 벗어나 신속한 기술 역량 구축과 협업 수행에 대한 필요성을 가장 강하게 느끼고 있지만, 오히려 이들 두 영역의 역량 수준이 가장 낮다고 답했다.
정보 관련 역량 측면에서는, 데이터 소스를 통합하고 실시간 정보를 활용하여 의사 결정에 반영하는 것이 중역들의 최우선 관심사였으며, 이들의 응답에서는 오늘날 폭증하는 정보로부터 적절한 통찰력을 이끌어내는 작업의 필요성과 어려움이 모두 두드러졌다.
프로세스의 관점에서는, 요건 변화에 따라 비즈니스 프로세스를 자동으로 재구성하는 능력에 가장 높은 가치가 부여되었다. 하지만 이 부문은 현재 해당 조직의 역량 수준이 가장 낮다는 평가를 받았다. 프로세스 우선순위 목록에서 두 번째를 차지한 것은 특정 프로세스 내에서 협업 수준을 향상하는 것으로 나타났다.
중역들이 꼽은 최우선 과제와 각 기업의 현재 역량 수준을 비교 검토한 결과, 필요와 현실 사이에 크게 세 가지 갭이 발견되었다.
1. 프로세스와 스킬과의 신속한 재구성
2. 광범위한 협업 문화 정착
3. 의사 결정에 통합적인 실시간 정보 반영
비즈니스 프로세스는 유연성을 제한하는 방식으로는 더 이상 구축할 수 없다. 비즈니스 프로세스는 주변 환경 및 요소들의 변화를 감지하여 대안을 분석하고 작업자가 업무 처리 방식을 변경할 수 있도록 충분한 지능성을 갖춰야 한다. 또한 프로세스 상에서 필요 시 다른 부서의 전문 지식, 비즈니스 파트너의 능력, 조직 내외의 다양한 정보 소스 등 추가 자원을 쉽게 활용할 수 있어야 한다.
예를 들어, 주변 여건의 변화에 따라 공급망을 재구성할 수 있을 경우 제조업체에서 누릴 수 있는 혜택에는 어떤 것이 있는지 생각해 보면, 공급에서 잠재적 문제가 감지되면, 이 회사의 시스템은 다른 지역의 대체 공급업체들을 자동으로 파악하여 비용, 시간, 고객에 미치는 영향 등 다양한 요소를 고려하여 해결 방안을 제안한다. 각 구성요소를 개별적으로 조달할 것인지 아니면 미리 조립된 부분 시스템 형태로 조달할 것인지도 이 분석을 통해 결정할 수 있게 된다.
스마트워크를 위한 비즈니스 환경의 완성도를 높이기 위해서는 아직도 풀어야 할 많은 과제가 남아있다. 이런 과제는 기술적인 면보다는 사람과 관련된 것으로 볼 수 있다. IT 기술은 이미 우리가 필요로 하는 것을 현실로 구현할 수 있을 만큼 발전되어 있기 때문이다.
IBM 기업가치연구소가 내놓은 ‘업무처리의 새로운 방식 (A new way of working)’ 이란 보고서에서 스마트워크의 미래와 진보의 가능성을 가늠해 볼 수 있다. 보고서에 의하면 아직까지 스마트한 업무 환경을 위해 비즈니스 프로세스를 보다 합리화하고 자동화하는 면에서의 수준은 다른 역량에 비해 간과되고 있는 듯하다. IBM은 스마트워크를 위한 스마트 오피스 프로그램을 개발하여 공급하는 업체이기 때문에 스마트워크의 개념이 스마트 오피스의 범주를 뛰어넘지 못하는 것은 당연할 수도 있다. 하지만 이와 같은 기업들의 관점이나 접근 방식만을 너무 기대는 것은 주의해야 한다.
본 보고서 내용 중에는 업무는 이제 더 이상 함께 일하는 동료에 대한 근접성이나 시간대에 얽매이지 않게 되며, 업무 수행자의 범위도 훨씬 넓어져 직원, 공급업체, 제휴사뿐만 아니라 고객과 프리랜서, 그리고 갈수록 역량이 커져가는 스마트 기기 및 상호 접속 시스템으로 구성된 네트워크에 이르기까지 확대되고 있으며 다양한 조직과 시간, 거리를 아우르는 비즈니스 프로세스로 한데 묶여 있다고 강조한다.
지속적인 연구와 세계 여러 다양한 규모의 기업들과의 관계를 바탕으로, IBM은 더욱 역동적이고 협력적이며 상호 연결된 방식으로 업무를 완수하는 15가지 접근 방식을 파악했고, 이것을 스마트한 업무 관행이라 부른다.
기업들이 이 새로운 접근 방식들을 업무에 어떻게 활용하고 있는지, 그리고 이러 한 관행들이 비즈니스 성과의 향상에 어떻게 기여하고 있는지 더 정확히 파악하기 위해, IBM은 전 세계 275명 이상의 고위 경영자들을 대상으로 설문 조사를 실시했고, 조사 결과를 분석하여 파악된 몇 가지 중요한 사실은 다음과 같았다.
전 세계 고객사와의 교류를 통해, IBM은 기업의 기민성을 높여주는 여러 관행을 찾았고, 업무 처리를 위한 새로운 접근 방식을 크게 다음의 세 가지로 분류했다.
1. 역동성 - 비즈니스 환경 변화에 신속히 적응하는 능력
2. 협력성 - 조직 내외부의 자원을 모아 통찰력을 공유하고 문제를 해결하는 능력
3. 연결성 - 시간, 거리 또는 조직적 경계에 관계없이 정보에 접근할 수 있는 능력
위 세 가지가 워크스마트 실현의 핵심이 되므로, 이를 자신의 스킬로 연마하고 체득화 해야 한다.
