업무 집중도 몰입도 향상 방안, 기업 사례로 살펴보기
안녕하세요.
기업의 업무 집중도와 생산성 향상을 도와드리는 디피니트입니다.
"직원들의 업무 집중도와 몰입도
나아가 성과를 어떻게하면 높일 수 있을까?"
이 질문은 오늘날 많은 기업 대표들의 머릿속을 맴도는 고민거리입니다.
빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 직원들의 생산성과 효율성은 기업의 성공을 좌우하는 핵심 요소가 되었기 때문입니다.
하지만 현실은 녹록지 않습니다. 끊임없이 울리는 메신저 알림, 쏟아지는 이메일, 잦은 회의... 직원들의 집중을 방해하는 요소들은 어디에나 존재합니다.
❝ 그래서 오늘은
여러 기업의 사례들로
다양한 업무 집중도 & 몰입도 향상 방안을
소개해 보겠습니다. ❞
오늘의 목차입니다.
01. 다양한 업무 집중도 항상 방법
먼저 기업에서 직원들의 업무 집중도를 높이기 위해 도입할 수 있는 기본적인 방안을 카테고리별로 자세히
살펴보겠습니다. 각 방안은 실제 사례와 함께 적용 가능성을 높이는 팁을 포함하고 있습니다.
1) 근무 시간 및 환경 개선
업무 집중을 방해하는 요소를 줄이고, 직원들이 몰입할 수 있는 환경을 조성하는 것이 핵심입니다.
• 업무집중시간제
: 특정 시간대를 '집중 근로시간'으로 지정하여 방해 요소를 최소화합니다. 예를 들어, 화요일과 목요일 오후를 '집중 시간'으로 설정하고 회의나 요청을 제한하는 방식이 효과적입니다15.
• 초과근로 제한제
: 불필요한 야근을 줄이고, 정시 퇴근 문화를 정착시켜 업무 효율성을 높입니다.
• 퇴근 30분 전 업무지시 금지
: 직원들이 퇴근 준비에 집중할 수 있도록 하여 피로도를 줄입니다.
• 주 1회 조기퇴근제
: 직원들의 워라밸을 보장하며 재충전 기회를 제공합니다.
적용 팁: 사내 규정을 통해 집중 시간을 명확히 공지하고, 리더가 솔선수범하여 이를 준수하는 모습을 보이는 것이 중요합니다.
2) 회의 문화 개선
회의는 필수적이지만, 불필요한 회의는 업무 집중도를 저하시킬 수 있습니다.
• 30분 이내 회의
: 회의 시간을 제한하고, 핵심 논의에만 집중하도록 유도합니다.
• 화상회의 활성화
: 이동 시간을 줄이고, 효율적인 협업을 지원합니다.
• 명확한 안건 설정
: 회의 전 목적과 목표를 명확히 공유하여 논의의 초점을 맞춥니다.
적용 팁: 회의 예약 시스템과 시간관리 타이머를 도입하여 회의를 체계적으로 관리하세요.
3) 업무 프로세스 개선
복잡한 절차를 간소화하고, 의사결정 속도를 높이는 것이 중요합니다.
• 보고 단계 최소화
: 불필요한 보고 과정을 줄여 실질적인 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
• 문서 리뉴얼
: 간결하고 직관적인 문서 템플릿을 활용하여 작성 시간을 단축합니다.
• 위임전결규정 도입
: 책임과 권한을 명확히 하여 의사결정 과정을 효율화합니다.
적용 팁: 협업 툴을 활용해 실시간 피드백과 진행 상황을 공유하면 더욱 효과적입니다.
4) IT 시스템 활용
디지털 기술을 통해 반복 작업을 줄이고 생산성을 높입니다.
• 그룹웨어 고도화
: 팀 간 협업과 소통을 원활하게 지원하는 플랫폼을 구축합니다.
• AI 기술 활용
: 생성형 AI 챗봇 등을 도입해 단순 반복 작업을 자동화하고, 직원들이 창의적인 업무에 집중할 수 있도록 돕습니다.
• 프로세스 자동화
: 표준화된 작업은 자동화 시스템으로 처리하여 오류를 줄이고 시간을 절약합니다.
이외에도 종이 계약서 사용에 따른 불편함을 없애주는 전자서명 서비스처럼 IT 기술을 활용해 부수적인 업무는 간편하게 처리하고 중요한 일에 업무 집중도를 높일 수 있습니다.
적용 팁: 불편하고 반복적이며 업무 효율을 떨어뜨리는 요소를 정확하게 파악합니다.
결론
직원들의 업무 집중도를 향상시키기 위한 방안은 근무 환경, 프로세스, IT 기술 등 다양한 영역에서 실행될 수 있습니다. 중요한 것은 각 기업의 특성과 조직 문화를 고려해 적합한 방안을 선택하고 지속적으로 개선해 나가는 것입니다.
그럼 실제 기업에서는 어떻게 집중도와 몰입도를 향상시키는지 살펴볼게요.
02. 02. 기업의 업무 집중도 향상 방안 사례
그럼 국내외 기업의 업무 집중도 향상도 방안 사례를 살펴볼게요.
㈜미래와도전: 프로젝트별 집중업무제도 도입
㈜미래와도전은 원자력 엔지니어링 전문 중소기업으로, 다부서 협업이 필수적인 업종 특성에 맞춰 '프로젝트별 집중업무제도'를 도입했습니다.
이 제도는 2주마다 하루씩 모든 프로젝트 팀원이 한 공간에 모여 집중적으로 업무를 수행하는 방식으로, 다음과 같은 효과를 거두었습니다.
• 효율적인 협업: 동일한 공간에서 팀원들이 함께 일하며 즉각적인 소통과 문제 해결이 가능해졌습니다.
• 업무 몰입도 향상: 외부 방해 요소를 차단하고, 특정 시간 동안 업무에만 집중할 수 있는 환경을 조성했습니다.
또한, 이 기업은 다음과 같은 추가 방안을 통해 직원들의 업무 몰입도를 높였습니다.
• 회의 효율화: 회의 일정, 주제, 자료를 사전에 공유하여 회의 시간을 줄이고 논의의 집중도를 높였습니다.
• 초과근로 관리: 초과근로 시 대표이사의 승인을 받도록 해 불필요한 야근을 줄였습니다.
• 가정의 날 운영: 매월 마지막 주 수요일 오후 3시에 조기 퇴근을 시행하여 직원들의 워라밸을 보장했습니다.
㈜예지씨앤씨: 코어타임 제도로 업무 다이어트
㈜예지씨앤씨는 광고매체 및 컨설팅 전문 기업으로, 직원들의 업무 집중도를 높이기 위해 '코어타임 제도'를 도입했습니다. 이 제도는 오전 10시~12시, 오후 2시~4시 동안 회의와 메신저, 전화 사용을 제한하여 직원들이 업무에만 몰입할 수 있도록 했습니다.
추가적으로 다음과 같은 방안을 통해 업무 효율성을 강화했습니다.
• PC오프제: 정해진 시간 이후에는 PC 사용을 제한하여 초과근무를 방지했습니다.
• 초과근로 사전신청제: 초과근로를 사전에 신청하도록 하여 불필요한 연장 근무를 줄였습니다.
• 보고 간소화: 대면보고 축소 및 보고서 간소화를 통해 불필요한 행정 업무를 줄이고 실질적인 업무에 집중할 수 있도록 했습니다.
월마트: My Assistant 앱으로 디지털 혁신
walmartcanada.ca월마트는 생성형 AI 기반 애플리케이션인 'My Assistant' 앱을 도입해 직원들의 반복적인 작업을 줄이고 핵심 업무에 집중할 수 있도록 지원했습니다. 주요 기능은 다음과 같습니다.
• 문서 요약 및 콘텐츠 생성: AI가 문서를 자동으로 요약하거나 필요한 콘텐츠를 생성해주는 기능으로 직원들의 시간을 절약했습니다.
• 다국어 지원: 12개국에서 자국어로 사용 가능하며 글로벌 직원들의 업무 효율성을 높였습니다.
CEO 오나 모리스는 이 앱이 회사 생산성을 크게 향상시킬 것으로 기대하며, 월마트의 핵심 디지털 도구로 자리 잡았다고 평가했습니다.
이들 사례는 각 기업의 업종 특성과 조직 문화를 반영한 맞춤형 접근법으로, 직원들의 업무 몰입도를 높이고 생산성을 향상시키는 데 성공한 사례들입니다.
비즈니스 PT,
디피니트의 다비스 챗봇 도입해 업무 효율화
비즈니스 PT비즈니스 PT는 유튜브와 인스타그램을 통한 수익화 방법을 교육하는 온라인 플랫폼입니다. 이 플랫폼은 유튜버 신사임당으로 유명한 주언규 PD님이 설립하였습니다.
비즈니스 PT는 200개 이상의 VOD 강의를 운영하며, 트레이너들이 수강생의 다양한 질문에 신속하고 정확하게 답변하는 데 어려움을 겪고 있었습니다.
때문에 디피니트의 직원용 AI 챗봇 다비스를 도입하여 수강생 응대 업무에 효율성을 크게 향상시켰습니다.
다비스는 200개 이상의 VOD 강의를 AI가 학습할 수 있는 형태로 구조화하였고, 트레이너가 묻는 질문에 즉각적으로 관련 정보를 제공했습니다.
정보 탐색 및 학습 비용을 약 97% 절감하며 트레이너들의 업무 효율성을 크게 향상시켰습니다.
오늘은 사내직원의 업무 집중도를 향상시키는 다양한 방안을 국내외 사례를 통해 살펴보았습니다.
이 중에서 AI 챗봇을 활용한 업무 집중도 향상이 새로운 대안으로 떠오르고 있습니다.
사내 다양한 문서와 데이터, 지식을 통합해 직원들의 정보 접근성을 향상시키고 문서를 찾는 시간을 단축시켜 더욱 중요한 업무에 집중시킬 수 있게 하기 때문입니다.
디피니트의 다비스(DARVIS) 챗봇은 이러한 요구에 부응하는 솔루션입니다. 다비스는 LLM 기반의 RAG 기술을 활용하여 기업의 다양한 시스템과 완벽하게 연동되며, 사용자 친화적인 인터페이스를 제공합니다. 이를 통해 직원들은 필요한 정보를 빠르고 정확하게 얻을 수 있어 업무 집중도와 효율성이 크게 향상됩니다.
특히, 다비스 챗봇은 ERP, MES 등 기존 사내 시스템과 원활하게 통합되어 데이터 사일로를 제거하고 정보 흐름을 최적화합니다. 이는 비즈니스 운영 효율성을 크게 향상시키며, 직원들이 더 중요한 업무에 집중할 수 있는 환경을 조성합니다.
다비스 챗봇이 궁금하신 분들은 아래 링크를 통해 실제 도입 사례를 자세히 확인해주세요. 디피니트의 다비스 챗봇은 기업의 업무 효율성 향상과 직원들의 업무 집중도 개선에 큰 도움을 줄 수 있는 혁신적인 솔루션입니다.
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(본 포스팅은 아래 자료의 내용을 일부 참고하여 작성하였습니다.)
