제발 그룹메일로 가입해주세요
중요한 정보를 놓친 가슴아픈 사례들
회사에서 운영업무를 하다보면 여러 사이트에 가입한 계정들을 보게 됩니다.
네이버, 카카오, 구글, 카페24, 가비아, AWS 등...
이런 계정에 가입할때 어떤 주소를 사용하시나요?
여러가지 유형이 있을 것 같아요.
여러분은 몇 번에 해당되시나요?
1. 개인 메일로 가입
2. 회사 메일로 가입
3. 회사 그룹메일로 가입
몇 번이 제일 많을까요?
아마도 회사에 따라서 다를 것 같아요.
개인 메일로 가입
회사 자체에서 별도로 이메일 계정을 발급하지 않은 경우입니다.
요즘은 드물다고 하지만 간혹 명함에 NAVER 또는 Gmail 주소가 적혀있는 것으로 보아
회사계정 자체를 발급하지 않은 곳도 있는 것 같습니다.
이 경우 담당자가 휴가 등으로 부재중이거나 특히 퇴사할때 상당히 곤란합을 겪습니다.
담당직원했던 직원은 불필요한 메일을 받게되서 불편하고 회사는 중요한 정보를 놓치게 될 수 있어요.
가급적이면 회사 계정으로 가입을 추천드려요. 만약 정... 정 여의치 않다면 회사에서 공용으로 사용하는 계정(네이버, Gmail 등)을 만들어서, 이 계정으로 수신된 메일은 관련된 직원들이 받을 수 있게 설정해야 합니다.
회사 메일로 가입
네, 1번 보다 나은 케이스인데, 그래도 여전히 문제를 가지고 있습니다.
마찬가지로 담당자가 부재중 또는 퇴사할때는 유명무실 해질 수 있어요.
회원정보를 수정하려면 이메일 or 휴대폰으로 인증이 필요한 경우가 늘고 있다.직원이 퇴사하면서 자신의 회사 계정으로 가입한 ID를 넘겨주고 가더라도 제약사항은 있습니다.
해당 계정에 이메일주소나 휴대폰번호를 추가하려면 인증번호를 입력해야 되는 경우가 점차 늘고 있기 때문이죠.
지금 사용중인 계정을 가급적 그룹메일로 전환하는 방법을 고민해보세요.
회사 그룹메일로 가입
잘하셨습니다. 매우 추천드리고 싶어요.
회사 그룹메일로 가입하면 좋은 점은 같은 내용을 여러 담당자가 동시에 받을 수 있습니다.
즉, 담당자가 부재중이더라도 다른 직원이 메일을 확인하고 처리가 가능하죠.
또 담당자가 바뀌더라도 그룹메일의 수신자만 바꾸면 되니 메일을 누락없이 받을 수 있어요.
아래 사례를 보면 그룹메일로 바로 바꾸고 싶어질꺼에요!
중요한 정보를 놓친 가슴아픈 사례
사례 #1
직원수 10명 이내의 소규모 업체였습니다.
호스팅을 카페24에서 받고 있었는데, 메일 계정은 대표가 생성한 이메일이었습니다.
어느날 갑자기 서비스에 이미지가 안뜨고, 새 상품 등록이 안됩니다.
평일이면 직원에게 바로 물어볼텐데, 휴일입니다.
대표는 미안해하면서 직원에게 전화해서 물어봅니다.
원인은 무엇일까요?
문제는 호스팅 공간이 부족해서 발생했습니다.
호스팅 업체에서는 관련하여 메일로 알림을 보냈지만, 메일주소는 담당자로 설정되어 있지 않았죠.
미리 알았다면 충분히 대처할 수 있지 않았을까요?
사례 #2
요즘은 로그인을 소셜로그인 설정해놓은 곳이 많습니다.
간편하게 가입할 수 있어 고객도 선호하죠. 대부분의 회사들이 소셜로그인 연동이 되어 있을거에요.
그런데, 이런 소셜로그인 연동도 규격이 바뀌거나 업데이트가 될 수 있다는 사실
소셜로그인을 제공하는 업체에선 중요한 이슈이기에 몇달 전부터 수차례에 걸쳐 경고를 합니다.
이걸 제때 대응하지 않으면 로그인이 안되는 큰 사고가 발생할 수 있죠.
그런데 실제로 그런 일이 벌어졌습니다.
로그인이 안된다는 CS를 받고 확인해보니, 모 소셜 로그인의 API가 업데이트가 되었고,
유예기간은 어제로 종료되어 오늘 고객센터로 문의가 들어온 것입니다.
아뿔사!
웹은 개발자가 바로 대응하여 수정했지만,
앱, 그중에서 특히 iOS가 문제입니다. 당장이라도 해결하고 싶지만 심사 후 재등록까지 빨라야 하루는 걸립니다.
미리 이메일 알림만 받았더라도 로그인 API 업데이트가 가능하지 않았을까요?
사례 #3
앞에 두 사례보다 더 끔찍한 경험도 있습니다.
IT회사에서는 여러 서비스를 각기 다른 도메인으로 서비스하고 있습니다.
도메인 주소는 1년마다 갱신해야 하는데, 주기가 길다보니 주의하지 않는다면 도메인 연장을 지나치게 됩니다.
보통 도메인이 만료되기 전 업체에서 이메일로 여러차례 만기 경고를 해줍니다.
이런 메일을 받고 바로 도메인을 연장하면 좋았을텐데, 담당자에게는 이메일이 전달되지 않았습니다.
우려하던 일이 벌어졌습니다.
갑자기 고객이 웹사이트에 접속이 안된다고 확인해보니. 접속이 되지 않습니다.
문제를 확인해보니
세상에... 도메인 등록이 어제부로 만료되었습니다.
와 세상이 하얗고 어떻게 해야할지 머리속이 복잡해집니다.
그런데 하늘이 도왔습니다.
도메인 만료기간이 지났지만, 비싼 추가 비용을 내면 도메인 연장기간이 지난 경우 등록을 받아주는 서비스가 있습니다.
도메인 복구는 가능하지만 복구비용(+77,000원)이 추가로 발생된다. - 카페24 사례휴~ 한 시름 놓았습니다.
하지만 비싼값에 도메인을 연장하니, 무척이나 아깝습니다.
고객이 문의하지 않고 그냥 넘어갔다면, 몇일 후에는 아예 경쟁사에 도메인이 넘어갈 수 도 있는 위험한 상황이었습니다.
지금 그룹메일로 바꿔보아요
세가지 사례에서 보듯이 그룹메일으로 등록되었다면 담당자가 알림메일을 받아서
미리 상황에 대처가 가능할 것 같아요.
하이웍스, 구글 스위트, 라인웍스 등 회사계정을 사용할 수 있는 곳이라면 다 발급이 가능할 것 같아요.
스타트업을 운영하시는 대표님
그룹메일 도입을 적극 검토해주세요.. 네에?
서비스 운영하시는 기획자님
그룹메일로 평화를 되찾아봐요!
꼭 이런 이슈들은 한 번에 터져서 기획자를 혼미하게 하는 것 같아요!
자, 지금 당장 그룹메일로 바꿔보는 것은 어떨까요?
