혼란스런 '재택근무' 잘 활용하는 리더들은 이렇게 한다
리모트워크를 잘 활용하는 리더들의 특징
[HBR/하버드비즈니스리뷰] 코로나 바이러스로 인해 재택근무를 시행하고 있는 기업들이 급격히 늘고 있다. 재택근무와 거리가 멀어보였던 콜센터조차도 재택근무로 전환하고 있다.
지금은 재택근무의 가능성과 필요성을 점칠 때가 아니다. 만약의 사태를 대비해, 어떻게 하면 재택근무를 더 효율적으로 안착시킬 것인지 생각해 봐야 할 시점이다.
업무 방식, 통신 수단 등 모든 환경이 바뀌는 상황에서는 직원들뿐만 아니라 리더 또한 혼란에 빠지기 쉽다. 하늘이 무너져도 솟아날 구멍이 있다고 했던가. 리모트워크를 잘 활용하는 리더들은 오히려 이 위기를 기회삼아 조직문화의 긍정적인 혁신을 가져오기도 한다.
하버드비즈니스리뷰(HBR) 디지털판 기사를 통해 리모트워크를 잘 활용하는 리더들의 특징이 무엇인지 알아보도록 하자.
목표와 역할을 명확히 한다
팀원들이 한곳에서 함께 근무하다가 각자 독립적으로 근무하게 되면 리더는 과제를 달성하기 위한 방법을 다시 생각해야 한다. 각 구성원들이 자신이 맡은 역할을 정확하게 이해하도록 해야 한다.
출처 게티이미지뱅크팀과 개인의 목표 수시 점검
재택근무가 활성화 하면 팀의 목표, 자신의 역할, 자신의 기여도와 같은 기본 사항을 모두가 이해하고 있는지 수시로 점검해야 한다.
서로의 역할이 명확하면 동료와의 소통이 늘고, 의사결정이 리더에게만 집중되는 병목 현상을 방지할 수 있다. 당연히 팀 내 소통이 활발할 수록 업무의 효율도 높아진다.
코로나 바이러스처럼 급작스런 변화는 기업이 극복해야 할 새로운 도전과제다. 리더는 팀과 개인 단위로 명확한 목표를 수립해서 각자가 중요한 과제에 집중할 수 있도록 해야 한다.
특히 무의식적으로 한 사람에게만 과제를 계속해서 지시하지 않아야 한다. 새로운 과제가 생기면 누가 맡아야 할지 신중하게 고민하고 지시해야 한다.
또한, 팀에 오해가 생기지 않도록 각자가 맡은 업무 분담에 대해 전체적으로 공유해야 한다.
출처 게티이미지뱅크팀원의 업무 과중 문제 확인
팀원 한 명이 여러 프로젝트를 동시에 수행하고 있는 경우가 있다. 이 경우 한 프로젝트에 차질이 생기면 다른 프로젝트까지 차질이 생기는 연쇄효과가 발생할 수 있다.
이를 방지하기 위해서는 팀 내부적으로 유사한 능력을 가진 사람이 있는지 확인해야 한다. 최악의 상황에 대비하여 외부 직원을 충원하는 방법도 미리 알아두어야 한다.
위기가 발생하면 새로운 업무가 필연적으로 생기게 되고 팀원들의 집중력이 여러 갈래로 분산된다. 업무 과중 문제는 팀원 스스로가 해결하길 기대하면 오히려 문제가 악화된다.
리더가 업무 과중에 대해 관심을 가지고 있다는 점을 명확하게 상기시키고, 언제든 편하게 말할 수 있는 분위기를 조성해야 한다.
팀 내 인간관계, 리더의 현명함이 필요하다.
재택근무를 갑자기 시행하면 고립됨과 외로움으로 인해 팀원들의 업무 생산성과 집중도가 저하될 수 있다. 이러한 문제점을 해결하기 위해서는 리더의 현명함이 필요하다.
출처 게티이미지뱅크모든 팀원을 동등하게 기억할 것
리더들은 어려울수록 자신과 비슷한 직원에 의지하는 경향, 이른바 동종 선호(homophily) 현상이 발생한다. 반대로 ‘눈에서 멀어지면, 마음에서도 멀어진다’는 말처럼 자연스럽게 리더와 멀어지는 직원도 분명히 있다.
이 현상은 일종의 인지 편향(cognitive bias) 현상이다. 리더가 인지 편향의 함정을 피하고 책임과 정보를 분배하는 의사결정을 올바르게 하기 위해서는 핵심, 비핵심 팀원의 사진 명부를 출력해 책상에 두는 것이 좋다.
출처 게티이미지뱅크정기적인 회의 계획
정기적으로 팀원들과 원격 회의하는 시간을 만드는 것이 좋다. 정기적인 회의의 장점은, 팀원들의 입장에서 갑작스런 회의로 인한 불편이 없다는 것이다.
즉흥적인 회의는 그 시간대에 바쁜 사람과 리더의 의식에서 멀어진 사람이 제외될 가능성이 높아 좋지 않다.
정기적인 회의는 새로운 직원을 영입했을 때도 도움이 된다. 기존 팀원들이 재택근무를 하고 있으면 서로 간 유대 관계와 신뢰 구축이 어려울 것이다.
그러므로 정기 회의를 통해 새로운 팀원의 공식적인 소개 자리를 한번쯤은 마련하는 것이 좋다.
출처 게티이미지뱅크가상의 티타임 시간을 가질 것
가끔씩 개인적인 일을 공유하고 상의할 수 있는 잡담 시간을 만드는 것도 중요하다.
팀원 간의 동료애를 유지할 수 있기 때문이다. 필요하다면 서로에게 의무적으로 연락하는 규칙을 만드는 것도 좋다.
출처 게티이미지뱅크인간중심적 커뮤니케이션 툴 활용
e메일에만 의존하면 대화의 깊이가 제한된다. 애플 페이스타임(FaceTime), 화상 회의, 웹 채팅 또는 전화 통화 같은 실시간 통신 수단을 활용하는 것이 좋다. 이러한 유형의 통신 수단은 더 인간적이고 서로의 감정을 읽을 수 있으며, 사기를 높이는 데 도움이 된다.
그리고 이런 수단들은 팀원의 적극적인 참여를 유도하며, 대화가 유익해진다. 아이디어 토론 또한 완결성 있게 진행할 수 있다.
팀원 각자의 업무환경을 공유한다.
재택근무를 할 때는 주의를 분산하는 요소, 오해를 사는 요소들이 분명 있다. 팀원들이 서로의 상황을 잘 알수록 서로의 행동을 이해할 수 있다.
사회심리학에서는 ‘우리가 다른 이들의 행동을 설명할 때 상황 요인을 과소평가하고 기질적인 요인을 과대평가하는 경향’을 기본적 귀인 오류(fundamental attribution error)라고 부른다.
예를 들어, 화상 회의 중 조용한 팀원이 있다면 ‘뒷배경 소음을 줄이기 위해 음소거 기능을 활용하고 있다’고 생각하기보다 ‘그는 성실하지 않기 때문에 말을 하지 않는다’고 생각하는 경우가 이에 해당한다.
리더는 팀원들이 기본적 귀인 오류에 빠지지 않도록 서로를 이해할 수 있게 해야 한다.
출처 게티이미지뱅크팀원 간 재택근무 환경 이해
프로젝트를 시작하기 앞서 각 팀원이 자신들의 재택근무 환경을 소개하는 시간을 가지도록 해야 한다.
개가 짖거나, 바깥 소음이나 아이들 등 집중력을 흩트리는 요소들을 함께 파악한다. 동료들이 서로의 제약 조건을 알고 서로의 업무 환경을 이해하도록 돕는 것이 목표이다.
출처 게티이미지뱅크독특한 근무환경을 이해할 것
독립 공간 없이 여러 사람과 함께 거주하는 팀원이 있을 수 있다. 이 경우, 화상 회의 중에 주변이 시끄럽거나 뒷배경이 어수선해 보일 수밖에 없다.
팀원의 상황을 고려해 회의를 하기 적합한 시간대에 일할 수 있도록 하는 것이 좋다. 탄력근무제를 역으로 팀원에게 제안하는 것도 하나의 방법이 될 수 있다.
출처 게티이미지뱅크편견을 버릴 것
재택근무 중인 팀원이 업무에 집중하지 못하거나 헌신하지 않을 것이란 편향된 의심을 조심해야 한다. 가령 회의 중에 우는 소리가 들린다고 1차적 책임을 신생아를 둔 부모에게 돌려서는 안 된다.
출처 세계적 경영 저널 HBR 디지털판
필자 하이디 K. 가드너(Heidi K. Gardner) 하버드 로스쿨 교수, 이반 마트비아크(Ivan Matviak) 가드너&컴퍼니 공동 창립자
인터비즈 조현우 윤현종 정리
inter-biz@naver.com
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