일의 효율성 200% 상승, 노션을 사용하는 진짜 이유
효율적이고 체계적인 문서화와 아카이빙 최적화
안녕하세요. 캐치업입니다.
오늘은 제가 사용하고 있는 협업툴에 대한 이야기를 해보려고 합니다.
효율적으로 일을 하기 위해 문서화와 아카이빙은 개인 그리고 조직의 성공을 좌우하는데 중요한 요소가 되었다고 생각합니다. 이러한 작업을 체계적으로 수행하기 위해서 다양한 협업툴을 사용할 수 있습니다. 국내에서 대표적으로 사용하는 팀의 협업툴(문서+아카이빙 포함)로 플로우, 팀즈, 슬랙, 노션, 잔디, 트렐로, 지라, 구글 워크스페이스 등 다양한 툴들이 있습니다.
그 중에서도 '노션(Notion)'이라는 툴을 사용하고 있는데 유연하면서도 강력한 기능과 메리트가 있는 툴이라고 생각합니다. 오늘은 제가 '노션'을 통해 체계를 잡고 문서화와 아카이빙을 하는 이유 그리고 방식을 소개해드리겠습니다.
1. 체계적인 문서화
노션의 첫 번째 강점은 다양한 컨텐츠를 한 곳에 통합할 수 있다는 점입니다. 텍스트, 이미지, 링크, 파일(드라이브 역할) 등을 하나의 페이지에서 쉽게 추가하고 편집할 수 있습니다. 또한 모든 정보를 한 눈에 파악할 수 있습니다.
템플릿 활용
노션은 다양한 템플릿을 제공하고 있습니다. 프로젝트 계획서, 타임테이블, 회의록, 업무 보고서 등 쉽게쉽게 템플릿을 활용하여 체계를 만들고 팀원간의 업무 효율을 높일 수 있다고 생각합니다.
데이터베이스 기능
생각보다 많은 분들이 별도의 드라이브를 사용하시는 것을 쉽게 볼 수 있습니다. 노션은 데이터베이스 기능을 제공하고 다양한 문서부터 이미지, 영상파일 업로드를 할 수 있습니다. (물론 해당 기능은 무료 버전이 아닌 플러스 이상의 버전 결제 후 사용) 그렇기 때문에 진행중인 프로젝트별로 다양한 데이터들을 공유하고 디벨럽하는데 무척 유용한 기능이라고 생각합니다.
노션 AI 기능
노션 내의 AI기능을 통해 문서 작성, 정보 관리, 업무 자동화 등 다양한 측면에서 큰 도움을 받고 있습니다. 물론 CHAT GPT도 있지만, 노션 내부에서 문서화 작업을 일목요연하게 할 때 자주 활용하곤 합니다. 스마트한 텍스트 생성, 콘텐츠 요약, 자동 태그 및 분류, 작업 자동화, 자연어 처리 등 문서화를 할 때 효율성을 높일 수 있으며 생산성을 높일 수 있는 기능입니다.
2. 효율적인 아카이빙
다양한 업무들을 체계적으로 진행했다면 효율적으로 보관하고 관리하는 것도 정말 중요합니다.
폴더 및 페이지 구조
노션에서는 폴더와 페이지를 계층적으로 구성할 수 있습니다. 프로젝트별, 주제별로 문서를 체계적으로 셋팅하고 관리 보관할 수 있습니다. 구조화된 보관 방식으로 문서의 가독성 또한 높고 필요한 문서를 쉽게 찾아볼 수 있는 검색기능까지 있어 별도 드라이브를 구매하여 사용하지 않아도 충분한 기능을 제공합니다. (엄청난 고용량의 파일은 업로드 되지 않을 수 있습니다.)
페이지별 기록 관리
문서화와 아카이빙 작업을 진행하다 문제가 발생하여 데이터를 날려버리곤 합니다. (워드, PPT 등) 노션에서는 자동 저장 기능과 함께 이전 페이지의 기록을 다시 살려낼 수 있는 기능을 제공합니다. 수정 과정에서 발생할 수 있는 실수를 최소화하고 중요한 정보들의 손실을 줄일 수 있는 기능으로 협업 시 진행되는 아카이빙의 효율을 올릴 수 있습니다.
3. 협업과 공유
노션 내부 별도 페이지 제작 문서화 및 아카이빙 관리사실 노션의 가장 큰 장점은 실시간 협업이 가능하다는 점입니다. 팀원들과 함께 문서를 작성하고 수정할 수 있습니다. 또한 프로젝트 페이지를 생성하여 함께 관리하며 프로젝트에 맡겨진 업무, 진행현황 등을 실시간으로 공유하고 피드백 받을 수 있습니다. 또한 [언급]기능, [게스트 초대]기능을 통해 업무의 누락을 막을 수도 있습니다.
종종 외부업체들과의 협업을 진행하곤 하는데 게스트 초대나 해당 페이지를 웹으로 공유하여 활용할 수 있어 외부 업체와의 협업 및 공유도 자유로운 점이 참 좋은 것 같습니다.
4. 결론
다양한 문서 및 아카이빙툴들이 있지만, 그 중에서도 노션을 선택한 이유에 대해 앞 서 소개드렸습니다. 노션을 활용해 본 결과 문서화와 아키이빙뿐만 아니라 개인 또는 조직의 일관성을 유지하고 일을 효율적이고 점진적으로 관리할 수 있다는 엄청난 강점이 있다고 생각합니다.
저의 경우, 노션을 팀에 도입시키고 프로젝트를 월,주,일별로 세분화하는 타임테이블부터 업무의 진행상황을 실시간 모니터링하며 팀 내부의 업무 효율성을 대단히 높였다고 생각합니다. 일을 함에 있어 문서화, 아카이빙 등의 체계를 잡고 싶으신 분들이 있다면 '노션'을 강력하게 추천합니다.
