회사에서 누구한테 메일을 써야 할까?

- 받는 사람과 참조의 차이

이메일이란 존재는 오랫동안 존재해 왔고, 세상이 빠르게 변한다고 해도 이메일의 존재는 오랫동안 유지될 것이다.

업무를 진행하면서 메신저와 클라우드 프로그램을 많이 활용하지만 가장 기본이 되는 것은 바로 이메일이라고 할 수 있다. 메일을 통해 회사의 중요한 정보들을 알 수 있고, 무슨 일을 해야 할지 알 수 있기 때문이다.

메일의 내용을 작성하기에 앞서 메일에는 “받는 사람”과 “참조” 받는 사람이 있다. 대부분은 받는 사람과 참조에 대해 무관심하다.

하지만 일을 잘하는 사람들을 보면 받는 사람과 참조의 구분이 명확하다. 앞으로 이 둘의 구분만 명확하게 해 주어도 업무의 혼선이 상당 부분 줄어들 것이다.

1. 받는 사람 : 메일의 업무를 수행해야 하는 사람 혹은 업무의 주 수행자, 메일을 회신해줘야 하는 사람

2. 참조 : 메일을 회신할 필요는 없지만 업무와 관련된 내용을 알아야 하는 사람

인 것이다. 혹시 이런 얘기를 아는가? 응급 상황에서 심폐소생술을 시행해야 할 때에는 특정한 1인을 지목해야 한다는 얘기 말이다. 심리학적으로 애매한 대상을 선정하게 되면 자신의 일이 아니라고 생각하기 때문에 움직이지 않고 행동하지 않는다.

회사에서 메일을 쓸 때에도 마찬가지이다. 받는 사람을 명확하게 지정해야 한다. 그 사람과 소통을 해야 하고, 그 사람의 회신을 통해 업무를 처리해야 하는 것이다.

마찬가지로 참조란에는 그 업무와 관련된 사람들을 가급적이면 넣어주는 것이 좋다. 업무는 숨기는 것이 아니다. 무슨 일을 하고 있고, 일이 어떻게 진행되는지를 메일로써 구성원들이 알아야 하는 것이다.

나 같은 경우에는 받는 사람과 참조를 명확히 구분하고자 한다. 또한 나에게 오는 메일을 볼 때에도 내가 받는 사람에 속하는지 혹은 참조에 속하는지를 확인한다.

이렇게 함으로써 메일의 중요도를 파악할 수 있고 어떤 업무를 어떤 우선순위로 처리해야 할지를 정할 수 있는 것이다.

받는 사람이 명확하지 않다는 것은 목표물에 산탄총을 쏘는 것과 같다. 명중률이 현저히 떨어지는 것이다. 업무라는 녀석을 사냥하기 위해서는 저격총이 필요하다. 명확하게 목표를 조준하고 발사해야 업무를 깔끔하게 수행할 수 있는 것이다.