효율성, 효과성, 적시성
일의 분석
효율과 효과를 가끔 혼동해서 사용할 때가 있다.
효율은 어떤 일을 얼마나 빠르고 정확하게 처리하는가에 대한 것이고 효과는 그 일이 목적이나 목표로 하는 곳에 도달하기 위한 일인가에 대한 것이다.
가령 새로 이사 온 곳에서 백화점에 가는 가장 빠르고 정확한 방법은 먼저 인터넷으로 근처 백화점을 검색하여 위치를 아는 것이다. 걷거나 차를 타고 무작정 뒤지는 사람은 요새는 찾기 힘들 것이다.
아파트 경비 아저씨가 바로 옆에 있고 백화점이 걸어서 갈 수 있는 거리라면, 물어보는 것이 더 빠를 수도 있겠다.
위치를 확인한 후, 거리에 따라 걸어서 갈지, 대중교통을 이용할지, 자차를 이용할지 선택한다. 10km 정도의 거리라면 자차를 이용하는 것이 가장 빠를 것이고 사려는 물건을 차에 싣고 올 수 있으니 가장 좋을 것이다.
그럼 집에서 출발한다면, 내비게이션을 검색해서 위치를 확인하고 자차를 이용해 가는 것이 효율적이다.
이처럼 효율은 현재 상황에서 가장 빠르고 정확한 것을 의미한다.
효과는 어떤 일이 올바른 방향으로 진행되고 있는가에 대한 것이다.
위에 예로든 백화점에 가는 방법은 효율성이고 백화점으로 가는 것은 효과성이다.
백화점은 깨끗하고 각종 편이 시설이 잘되어 있어 편리하지만, 비싸다.
내 주머니 사정을 고려하면, 대형 마트로 가는 것이 올바른 방향일 수 있다.
급한 생필품이라면 근처 편의점이 올바른 방향일 수도 있다. 대형 마트보다는 비싸지만, 간단한 생필품이면, 편의점이 더 효과적일 수 있다.
만일, 상인들과 이야기도 하고 에누리도 하는 재미를 목적으로 한다면 재래시장 만한 선택이 없을 것이다. 재래시장은 본인 능력에 따라서 가장 상품을 싸게 구매할 수 있다.
이처럼 효율과 효과는 분명히 구분된다.
비즈니스에서 예를 들면, 오늘 한 번도 가보지 않았지만, 어렵게 약속을 잡은 유망 거래처 A에 방문하는 스케줄을 잡았다. 그곳에 가는 방법은 위의 예와 같다.
하지만, 현재 기존 단골 거래처 B의 상황이 심상치 않다.
경쟁업체가 가격 인하를 하여 공격적으로 거래처를 늘리려는 노력을 하고 있고, A의 담당자가 전화를 받는 태도가 예전 같지 않다.
그럼, 거래처 A 보다 B를 방문하는 것이 우선일 것이다.
A는 새로 거래를 트려는 유망업체지만, 내 고객이 될지 안될지 모르고, 또 단골 고객으로 발전하려면 많은 노력과 시간이 소요되기에 다음에 방문해도 큰 영향을 미치지 못하지만, 흔들리고 있는 B의 마음이 돌아서기 전에 방문하여 경쟁업체의 제안을 구체적으로 확인하고 우리가 해줄 수 있는 것을 제안하며 단골 거래처를 잃지 않아야 한다.
동일한 매출을 달성하기 위해 신규 거래처는 기존 거래처보다 약 5 배의 비용이 발생된다고 하는 것은 잘 알려진 사실이다.
우리는 6하 원칙에 의해서 비즈니스를 계획하라고 한다.
이것은 비즈니스만이 아니라 모든 세상 일에도 적용된다.
6하 원칙에서 효율성은 무엇을(What), 누가(Who), 어떻게(How) 하는지를 말한다.
그리고 효과성은 어디서(Where), 왜(Why) 하는지를 말한다.
그런데, 한 가지가 빠져있다.
언제(When) 하는지이다.
시간은 효율성인 것 같기도 하고 효과성인 것 같기도 하다.
그런데, 시간은 독립적인 영역으로 보는 것이 정확하다.
언제 하는지는 타이밍의 문제이다.
어떤 일을 효율적, 효과적으로 했는데, 하지 말아야 할 때 한다면, 그 노력이 무용지물이 된다.
가령 위에 예를 든 B 거래처를 가장 효율적인 수단을 통해 오늘 방문했다면, 효율과 효과를 다 잡은 것이다.
하지만, B 거래처는 현재 해외 전시회에 참가하고 전사적으로 그곳에서 영업에 집중하고 있다. 이럴 때 회사를 방문하는 것이 과연 적절한 때인가를 고려해야 한다.
전화로 현재 회사에 누가 있고 의사결정권자가 어디에 있는지를 알 수도 있지만, 회사의 모든 시선이 전시회 영업에 집중되어 있는 때는 좋은 시기가 아닐 수 있다.
차라리 전시회가 끝나고 1주일 정도 정리를 마칠때쯤 방문하는 것이 여유있게 대화를 하기에 더 좋을 수 있다.
반면에 당장 경쟁업체로 거래선을 변경하려고 하고 전시회에서 경쟁업체와 구체적인 논의를 할 수도 있다는 판단이 들면, 기다리기보다 당장 회사나 전시회에 방문하는 것이 적절한 타이밍일 것이다.
또 다른 예를 들면, 국내에 머물러 있는 영업망을 넓혀 경영의 안정을 도모하고자 해외 진출을 하려고 한다. 지리적으로 가깝고 우리나라와 교역이 많으면서 시장이 적지 않은 베트남에 진출하는 것이 효과적이다.
베트남 현지 법인을 설립하고 법인장으로 한국어를 잘하고 관련 제품의 유통 경험이 있는 베트남 사람을 채용할 것이다.
젊은 층이 많은 베트남에서 온라인과 페이스북을 통해서 홍보를 하고 현지 큰 유통 업체 대신에 접근하기 쉽고 관리하기 편한 도매상 위주의 거래선을 접촉하여 유통망을 정착시키는 전략이 효율적이다.
효과성인 누가, 무엇을, 어떻게, 그리고 효율성인 어디서, 왜 하는지가 결정되었다.
그럼, 이제 곧바로 실행할 것인가?
하나가 빠졌다.
언제 하는 것이 좋은가가 빠졌다. 적시성이다.
아직도 개척할 국내 거래선이 많이 있고, 자금 축적이 더 필요할 수도 있다.
업황이 해외 진출에 좋지 않은 시기일 수가 있다.
금년 계획대로 매출과 수익이 발생되는 것을 보면서 금년에는 베트남 시장에 대해서, 그리고 대안이 되는 시장도 더 조사하면서 기다렸다가 내년에 진출하는 것이 더 좋을 수가 있다.
아니면, 지금 자금은 넉넉하지 않지만, 더 해외 진출을 미루면 국내 시장의 리스크로 인해서 회사의 운명에 치명적인 타격이 오기 때문에 어느정도 시장 조사를 했으니 은행에서 자금을 빌려서 시급히 진출을 서둘러야 할 경우도 있다.
효율성을 소홀히 하면 비용이 낭비되고 계획한 기간 안에 결과를 못 본다.
효과성을 소홀히 하면 시행착오가 반복되고 처음부터 일을 다시 시작해야 한다. 물론, 더 큰 비용이 발생된다.
적시성을 소홀히 하면 예상하지 못한 암초를 만나거나 기회를 날릴 수 있다.
이처럼, 효율성, 효과성, 적시성은 하나의 삼각대처럼 구성되어 있어서 단단한 받침이 되지만, 어느 하나라도 빠지면 무너진다.
