회의 초보자를 위한 '원투' 회의 준비법을 알려드립니다

회의 진행이 어렵지 않아요. '기획과 실행' 두 가지면 OK

"김 팀장, 다음 주 발표 자료를 이메일로 보냈는데 5부 카피해서 오늘 회의 때 봅시다."

너무나 당연한 지시 사항이라 아무런 느낌이 없다면 자칫 옛날 사람 취급당하기에 십상이다. 자료 몇 부 출력하라는 회의 자체가 점차 사라지는 추세이기 때문이다. 오히려 업무 처리를 하는데 어떤 협업툴을 사용하느냐는 질문을 요즘 받는다. IT 전문가 느낌을 물씬 풍기는 어느 담당자가 미팅을 웹엑스(Webex)로, 자료는 무슨 클라우드에 올려놓겠다니 조금 당황했던 기억이 난다.

협업(協業)이란 협력하여 일하는 것을 의미한다.

영어로 Collaboration으로 '함께(Col)+일하다(Labor)'가 합쳐진 단어다. 이러한 협업의 유형을 크게 '동기식과 비동기식' 2가지 소통 방식으로 나눌 수 있다. 원래 통신업계에서 사용하던 동기화(Synchronization)라는 단어에서 출발했다. 그냥 복잡한 설명을 피하자면 바로 질문하고 대답하면서 실시간 메시지를 전하면 동기식 통신이다. 이와 다르게 간헐적으로 중간중간 메시지를 전달하는 소통 방식이 비동기식 통신 정도로만 이해하면 편하겠다.

비즈니스 협업 시각으로 설명하면 '동기식 협업'이란 실시간으로 즉각 소통하는 업무 방법이다.

"이리 오너라, 게 아무도 없느냐." 큰 소리에 하인이 "예"하며 쏜살같이 달려 나왔다. 과거 조선시대가 배경인 어느 드라마 한 장면이 떠오른다. "야, 수학 5번 문제는 어떻게 풀면 되냐?" 학창 시절 공부하다가 모르는 문제를 옆 친구에게 바로 물어서 해결하던 기억도 난다. 이런 모습이 이제는 기대하기 어려운 오래된 이야기처럼 들린다. 필요할 때 바로 전화할 친구조차 찾기가 어려워진 현실 때문이겠다. 동기식 협업이란 여러 미팅, 회의, 스마트폰 통화 같은 실시간 소통 방식을 가리킨다. 하지만 생각나는 대로 즉시 행동으로 옮기면 자칫 에티켓 없는 사람으로 찍히기 쉽다. 미리 일정을 미리 공지하고 참석 요청 절차는 거쳐야만 업무 매너라고 생각한다.  

과거에는 그룹웨어(Groupware) 정도로 불렀고 요즘은 협업툴이라 부른다.

실시간 대화하는 동기식 협업과는 다르게, 비동기 협업은 중간중간 이메일을 보내거나 보고서를 작성해서 업무를 함께 진행하는 방식을 말한다. 이런 비동기 협업 업무를 지원하는 IT 도구를 협업툴이라고 부른다. 협업툴이 제공하는 프로그램 기능은 팀 커뮤니케이션, 일정 관리, 프로젝트 관리, 파일 공유, 노트 작성 등 업무에 이용한다. 이미 노션(Notion), 잔디(JANDI), 플로우(Flow) 등 협업툴 프로그램 명칭이 많이 들린다. 아무래도 IT 기술을 기반한 최신 협업 도구를 능숙하게 사용하면 업무 효율성이 높아질듯하다. 하지만 실제 업무 현장에서 부딪히는 경영 문제나 조직 관리 등 핵심 과제는 여전히 남는다. 그래서 회의(Meeting)가 문제 해결, 의사 결정, 의사소통의 도구로서 여전히 강력한 힘을 발휘하는 모양이다.

직장 초년생에게는 모든 업무가 서투르겠지만, 여럿이 모이는 회의가 특히 부담스럽다.

직장에서 어느 정도 경력자라도 여러 사람이 함께하는 회의 진행이 어렵기는 마찬가지다. 물론 경험이 없는 직장 초년생이 느끼는 부담은 더 클 수밖에 없다. 아마 회의 성과보다는 회의 진행 자체가 더 큰 압박으로 다가온다. 하지만 걱정하지 마시라. 회의 진행이라면 몇 가지만 챙겨서 실제 경험만 쌓으면 전문가 수준으로 능숙하게 진행할 수 있다. 특별한 공부 없이도 경험만으로 해결된다니 회의 진행이 훨씬 쉽게 느껴질 것이다.

10명 모이는 회의나 100명 모이는 회의 모두가 운영 방식은 얼추 비슷하다.

직장의 일상적 회의 수준에서 외부 인사를 초청하거나 식사나 공연을 함께하는 진행하는 경우는 그다지 흔하지 않은 일이다. 그래서 참가자 규모가 커지면 PPT 발표 자료에서 글자나 그림 크기를 크게 하거나, 누가 참석했는지 정도 확인과 같은 당연히 뒷따르는 항목들을 점검한다는 수준으로 챙기면 마음이 편해진다. 일단 회의를 많이 진행한 경험자라면 회의 방식이 대충 머릿속에 그려질 것이다. 특별한 공부 없이도 경험 쌓이면 회의를 잘할 수 있다는 말이다. 일단 간단한 회의 절차와 방법만 익히고 실제 경험 쌓으면 걱정할 일 없다.     

회의 프로세스(Process)를 '회의 기획과 회의 실행'으로 가볍게 원투로 나눈다.

ONE, 회의 기획 단계다.    

‘회의 기획 3단계(PIS:Plan-Inform-Supplies)’로 회의를 준비한다.

첫째, 회의 기획서(기안)를 작성한다.

둘째, 회의 참석자에게 공지한다.

셋째, 회의 자료와 준비물을 챙긴다.

TWO, 회의 실행 단계다.

‘회의 실행 4단계(SPEC:Setting-Proress-End-Check)’로 회의를 실행한다.

첫째, 회의 현장을 조성한다.

둘째, 회의 절차를 지킨다.

셋째, 회의 마무리하고 정리한다.

넷째, 보고서와 결과를 점검한다.

먼저 1단계 회의 기획을 위한 프로세스 설명이다.

회의를 구상하는 세부 단계를 3개로 '기획(기안)-공지-준비물'로 다시 나눈다. 각 단계를 첫 알파벳을 뽑아 IS(Plan-Inform-Supplies)란 단어를 만들었다. 그저 회의 고민에서 벗어나면서 쉽게 외우기 위해 단어 하나를 만든 셈이다. 다만, 여기서는 오프라인 회의를 중심으로 진행과정을 설명한다. 만약 화상회의로 진행하는 경우는 '현장'이라는 개념이 '온라인 공간'으로 바뀐다는 사실을 반드시 유념해야 한다. 온라인 환경이 익숙하지 않은 회의 참가자를 위한 세심한 배려가 필요하기 때문이다. 실제로 크롬(Chrome) 인터넷 환경이나 화상회의 플랫폼 접속 방법 같은 기초 이용 수준에서 곤란한 경우를 겪는 일이 종종 발생한다. 일단 여기서는 오프라인 환경으로 중심으로 진행 과정을 설명하겠다.               

기본 항목인 일시, 장소, 안건, 참가자 등 기본적인 것을 기안으로 정리한다.

먼저 회의 기획서(기안)를 안에 기본 항목을 채워서 작성한다. 회의에 반드시 필요한 참가자를 찾아서 결정한다. 회의 참석자에게는 반드시 참석하라는 공지사항 또는 요청서(메일)를 띄운다. 회의 전까지 참가자들이 회의 안건에 필요한 자료를 미리 공유한다. 마지막으로 회의장 조성에 필요한 준비물을 챙긴다. 만약 각종 회의 장비가 필요한 경우라면 회의 전날 또는 회의 전에 프로젝터, 스크린, 레이저 포인터, 유인물, 필기도구, 다과와 음료 등 필요한 항목들을 꼼꼼히 점검한다.  

ONE. '기획(기안)-공지-준비물'에 대해 하나씩 접근한다.

Step 1. 회의 기획서(기안) 작성     

사전에 회의 기획서를 작성한다. 회의 일시 및 장소, 회의 안건, 참가자 등 회의 담당자가 주요 내용을 보고서 형태로 작성한다. 회사 조직은 ‘회의 기획서(기안)’부터 출발하기 때문이다. 만약 예산이 필요한 회의라면 기안을 올리고 승인받는 절차가 기본이다. 간혹 회의 기획서를 만드는 과정에서 문젯거리가 해결되는 경우도 생긴다. 굳이 회의로 모이지 않아도 해결할 수 있다면 그게 가장 최선이다. 회의 기획서를 작성하는 다른 이유는 회의 안건이나 목적을 명확하게 제시하기 위함이다. 그해야 회의 시간에 주제에 벗어나거나 필요 없는 논쟁도 방지할 수 있다.

Step 2. 참가자 공지     

다음은 회의 진행자가 결재받은 회의 기안으로 참석 요청이나 내용을 공지하는 단계다. 회의와 관련한 참가자를 대상으로 관련 부서나 외부 기관에 공지한다. 필요하다면 참석 요청 공문을 보낸다. 내부 관련 부서 회의는 편하게 협조를 구하거나 참석을 이메일 정도로 요청하면 충분하다. 하지만 공공기관 성격이 강한 조직에서는 가능한 공문 형태로 보내서 협조를 구하는 편이 훨씬 낫다. 그래야 공식적으로 관련 부서에서 회의 참가 일정을 인정해주기 때문이다. 이때 참석 여부까지 회신을 받아 꼭 확인한다. 만약 불참 시에는 그 사유까지 알아야 곤란한 일이 생기지 않는다. 혹시 외부 강연자가 중요하게 참석해야 할 인사라면 강연 시간, 회의 장소, 참석 대상 등 세부적인 내용까지 요청 공문에 기재하고, 필요하면 직접 설명해서라도 참석하도록 유도한다.

Step 3. 회의 준비물과 자료 챙기기

효율적인 회의 진행을 위해 회의 안건과 관련된 자료를 꼼꼼하게 챙긴다. 또한, 회의 참석 공문을 보낼 때 회의 기획서나 간략한 자료를 함께 보낸다. 번거롭지만 효율적인 회의를 위한 일이다. 참가자들이 회의에 대해 전혀 정보가 없다면 회의 집중 자체가 불가능하다. 아예 관련 내용을 전혀 알지 못한 채 대충 시간만 보내려는 분위기로 빠지기 쉽다. 이를 방지하기 위해 회의 중이라도 금방 이해할 수 있도록 관련 자료를 준비하는 것이 좋다. 특히 회의 리더인 조직 임원이나 상급자가 이런 사례에 해당한다면 회의 자체가 이상한 방향으로 빠지지 않도록 옆에서 자료를 세심히 챙겨주고 추가로 설명하도록 한다.     

'발표 자료와 현장 준비물'이 의외로 회의 준비의 핵심이다.

요즘 공식 회의라면 빔프로젝터 또는 대형 모니터를 이용한 프레젠테이션 형식이 가장 흔하다. 그래서 파워포인트(PPT)로 회의 자료를 만드는 일에 상당한 노력을 기울인다. 혹시 참가자에게 나눠줄 유인물(hand out)이 있다면 미리 공유하거나 회의실에도 준비해서 가져온다. 오직 회의에만 집중할 수 있도록 꼼꼼하게 챙긴다.        

회의실(회의 장소) 환경 확인은 사소해 보이지만 무척 중요하다.

사실 소규모 내부 회의라면 별다른 준비 없어도 좋다. 하지만 중요한 의사결정권자나 외부 초청 인사가 참석한다면 상황은 달라진다. 만약 한 번도 사용한 적이 없는 회의실(회의 장소)이라면 사전 확인은 필수다. 회의실까지 참가자 이동 동선, 좌석 개수와 배치, 노트북이나 모니터 사용 여부, 마이크 개수, 실내조명 등을 미리 둘러보는 일이 무척 중요하다. 그저 임기응변으로 처리하지 말고 가능한 한 체크리스트를 만들어 하나씩 꼼꼼히 챙겨야 실수가 생기지 않는다. 사소한 듯 보이지만 회의 장소 사전 점검은 아무리 강조해도 지나치지 않다.

[회의 기획 체크리스트] 회의 기획 단계에서 점검표를 만들어서 하나씩 챙겨야 실수가 없다