육하원칙(5W1H)에 따른 각종 회의 기획 따라 하기

언제-어디서-누가-무엇을-왜-어떻게, 순서대로 기획서 작성하기

육하원칙(5W1H)은 글을 쓸 때 지켜야 하는 기본 6가지 원칙을 가리키는 말이다.

영어로 누가(Who), 언제(When), 어디서(Where), 무엇을 (What), 어떻게(How), 왜(Why)로 6개 질문을 의미한다. 신문 기사를 작성할 때 저널리즘이란 진실을 추구하는 것이라며 육하원칙에 따른 기사 작성을 강조한다. 이를 스트레이트 기사라고 부르며 육하원칙에 맞춰 쓰는 방법을 간단하면서 정확한 방법이라고 설명한다.

기사 작성뿐만 아니라, 어떤 문제 해결을 위한 계획을 구상할 때도 효과적으로 활용할 수 있다.

신기하게도 회의 기획서나 보고서 작성에 활용하면 금방 구조가 잡힌다. 각종 이벤트를 기획할 때도 육하원칙에 맞추어 짜면 쉽고 간편하다.      

원래 육하원칙은 영국의 노벨문학상 수상 작가이며 '정글북'의 저자 루드야드 키플링(Rudyard Kipling)이 처음 사용했다고 알려졌다.

호기심 많은 딸을 위한 동화집 <the Short Stories> 가운데에서 나온 말이다. '아기 코끼리의 코는 왜 길어졌을까?', '낙타의 혹은 어떻게 생겨났을까?' 등 어릴 적 여행 중에 급성 폐렴으로 사망한 자신의 딸 조세핀을 위해 만든 이야기들이다. 그래서인지 '왜?, 어떻게?, 누가?' 등 궁금한 여러 질문에 대답하는 아빠의 애정이 듬뿍 묻어난다.     

나에게는 여섯 명의 믿음직한 하인이 있지
(내가 아는 모든 것은 그들에게서 배웠어)
그들의 이름은 ‘무엇’, ‘왜’, ‘언제’, ‘왜’, ‘어떻게’, ‘어디서’, ‘누구’ 이지.
나는 그들을 땅과 바다로 보냈어,
나는 동쪽과 서쪽으로도 보냈지.
그들이 나를 위한 일을 마치면,
나는 그들 모두에게 휴식을 주었어.

육하원칙의 장점은 아무런 정보가 없어 막막할 때에 초기 계획을 빠르게 잡을 수 있다는 점이다. 

어느 날 갑작스러운 대표이사의 회의 소집에도 '육하원칙 회의 기획법'을 적용하면 회의 청사진 정도는 금방 그릴 수 있다. 이를 회의 기획서 양식에 글로 옮기면 멋진 회의 기획서 또는 회의 기안문으로 완성할 수 있다. 여러 사람이 참가하는 회의일수록 간단명료한 기획이 좋다. 그래서 육하원칙 회의 기획법이 더 유용하게 다가온다.     

회의를 기획할 때는 회의 기획서 작성은 기본이다.

먼저 참가자들에게 필요한 사실을 보고 형태로 작성한다. 우선 육하원칙에 맞춰 쓰기를 권한다. 쉬운 말로 바꾸면 회의 개요를 육하원칙에 맞춰 쓰라는 말이다. 조직의 결정은 단순해 보이지만 꽤나 고민이 따른다. 회의란 혼자서 결정하지 못한 문제를 해결하기 위해서 모이는 자리이기 때문이다. 만약 여러 상급자나 관계자에게 의견을 필요하다면 회의 전에 협의해서 미리 반영한다. 담당자 혼자서 결정하지 말고 가능한 회의 리더에게 여러 차례 의견을 구하서 확인 절차를 거쳐야 실수가 없다.    

‘육하원칙’에 따른 결정사항

1. [When] 언제 회의를 소집하는가?

▶ “회의 일시를 결정한다.”

2. [Where] 어디서 회의를 소집하는가? ▶ “회의 장소를 결정한다.”

3. [Who] 누구를 참가자로 부르는가?

▶ “회의 참가자를 결정한다.”

4. [What] 무엇을 주제로 회의하는가? ▶“회의 주요 안건을 결정한다.”

5. [Why] 왜 회의를 여는가?

▶ “회의 목적을 결정한다.”

6. [How] 회의 진행은 어떻게 하는가? ▶“회의 진행방식을 결정한다.”          

육하원칙 회의 기획안, 회의 명칭을 중간에 기입하고 '언제-어디서-누가-무엇을-왜-어떻게' 순서로 빈칸을 채운다

1. [언제] 회의 일시를 결정한다.     

언제 회의를 개최할지 예정일부터 결정한다. 만약 내부 회의라면 일상적 회의로 항상 정해진 날짜와 시간에 열면 그만이다. 가령 주간업무회의는 매주 하루를 선택해서 매일 아침 일정한 시간을 정해서 공지하고 모이면 그만이다. 일상적인 모임이라 시간 정하기가 아주 어렵지 않다. 하지만 회의 규모가 커지고 관련 타 부서 인원까지 참석하면 분위기가 달라진다. 회의 시간 결정이 어려운 문제로 변한다. 외부 초청 인사라도 모시는 경우라면 더욱 신경을 써서 결정해야 한다.     

일단 특별한 결정 원칙은 없다. 회의는 업무 시간 안에서, 회의 관계자 모두가 참석 가능한 날을 선택한다. 회의에서 의사결정자인 리더나 대표자의 참석 여부가 가장 중요하다. 특히 의사결정 성격이 강한 회의라면 반드시 최고 의사결정자가 참석해야만 회의 목적을 달성할 수 있다. 회의 일시가 결정되면 최소 1주일 전에는 공지해야 참가자 모두가 빠짐없이 참석할 수 있다. 몰랐다는 괜한 핑곗거리를 만들지 않도록 참석 날짜를 미리 공지한다.  

2. [어디서] 회의 장소를 결정한다.

회의 규모와 참석 대상자 직급을 고려해서 정한다. 조직 전체가 참여하는 대규모 회의라면 아무래도 규모 있는 회의장이라도 찾아야 한다. 고위 임원급이 참석하는 회의라면 다소 비용이 들더라도 고급스러운 분위기가 필요하다. 호텔 같은 호화로운 장소라면 사업 투자자들을 모으는 밋업(Meetup) 행사에 적합하다. 회의 규모와 성격에 맞도록 분위기 조성이 중요하다는 말이다.

부서 내에서 일상적인 미팅인 경우는 업무 공간인 사무실 옆 회의실, 근처 커피숍, 모임 공간 등 장소에 구애받지 않고 진행한다. 요즘은 벽이나 칸막이를 없애고 벽면 전체를 칠판으로 쓸 수 있게 만든 공간도 많아졌다. 언제라도 회의를 할 수 있도록 아예 구조적인 환경을 만든 회사도 많다. 시간이 짧은 회의가 오히려 효율적이라는 시각이 많기 때문이다. 간단한 의사결정은 가볍게 한다.               

일단 조직 내부에서 벗어나 외부시설을 이용할 때가 문제다. 첫째가 접근성이다. 대중교통이 편리한 곳을 찾아야 한다. 회의 장소를 찾아가는데 어렵지 않아야 한다. 차로 움직이면 주차 공간이 없거나 비싼 주차비도 신경이 쓰인다. 회의실을 빌리는 비용도 너무 비싸지 않아야 좋다. 회의 참가자가 많으면 거기에 맞게 마이크나 빔프로젝터 사용에도 문제가 없어야 한다. 중간에 가벼운 다과와 음료도 필요하다.     

사실 장소 결정은 시간이 걸릴 수밖에 없다. 회의 비용이 뒤따르기 때문이다. 또한, 장소 때문에 회의 참석 여부까지 결정 난다. 그래서 먼저 고려해야 할 사항은 회의 목적과 형식이다. 예를 들어 대표자와 외부 초청 인사가 참석하는 조찬회의라면, 식사가 가능한 호텔 연회장이 회의 장소로 적합하다. 전문가를 초청한 패널 회의라면 여러 명이 토의가 가능한 테이블 세팅이 된 전문 회의 공간이 좋다. 이러한 회의 성격에 따라 장소를 선정해야 한다. 그런 이후에 회의실 임차료와 시설 사용료, 접근성, 장비 사용 여부, 식음료 제공 여부 등을 고려해서 결정한다.       

3. [누가] 회의 참가자를 결정한다.     

대한상공회의소가 발표한 회의 관련 보고서에 따르면, 기업회의의 평균 참석인원은 8.9명이었다. 그 가운데 2.8명은 참석할 필요 없는 인원이라고 밝혔다. 보고서에는 회의를 소집하는 책임자가 일단 사람을 모으고 보자는 다다익선(多多益善)이라는 생각이 주요 원인이라고 꼬집었다. 조사에서 나온 다른 의견을 살펴보면 참가자가 많아 문제가 되는 경우가 없으니 조금이라도 관련이 있다고 생각되면 일단 부른다고 잘못을 지적했다.      

오히려 이런 불필요한 참가자가 회의 전체에 좋지 않은 영향을 미친다고 강조했다. 회의를 망치는 참가자를 사과 상자 속의 썩은 사과에 비유했다. 딴짓과 엉뚱한 발언을 일삼거나 분위기를 망치는 침묵 바이러스를 전파하는 참가자도 있다고 설명했다. 가능한 한 꼭 참석해야 하는 회의 참가자를 선별해서 결정한다. 회의 안건과 관련된 참가자를 우선 뽑는다. 회의에서 역할에 따라 회의 리더, 진행자 (사회자), 회의록 작성자, 발표자, 참가자로 5개 역할로 나눈다.      

회의에 책임을 맡은 담당자가 '회의 리더'로 전체 진행자다. 만일 진행자와 회의 리더가 별도인 경우는 의사결정자를 회의 리더로 선정한다. 회의 진행자가 회의록을 작성하는 회의록 작성자를 결정한다. 그리고 발표자와 참가자로 나누어 회의 구성원들을 결정한다. 이렇게 역할에 따라 회의 참가자를 결정하면, 필요한 인원만 회의에 모을 수 있다.

4. [무엇을] 회의에 주요 안건을 결정한다     

요즘 직장인 중 절반 이상이 '회의에서 논의 주제가 명확하지 않다.'라고 답변했다. 또한, 직장인 56%는 참고 자료조차 사전에 충분히 공유하지 않는다고 말했다. 이러한 이유로 "회의에 참석해도 어떤 의견을 제시하기가 어렵다"라고 밝혔다. 특히 나이나 직급이 낮을수록 회의 준비가 미흡해서 회의 시간에는 "받아 적는 것이 전부"라고 말했다.     

반드시 회의에서 논의해야 할 소주제를 명확하게 결정한다. 논의할 내용을 정하고 관련된 자료를 찾아 사전에 구성원들과 공유해야 한다. 그래야 명확한 회의 의제를 사전에 검토해서 고민하고 실제 회의시간에 좀 더 좋은 아이디어나 의견을 제시할 수 있게 된다. 그냥 논의 주제도 없이 멍하니 앉아있으려면 회의를 하지 않는 편이 낫다.    

5. [왜] 회의 목적을 결정한다     

회의 목적에 따라 회의 유형을 결정한다. 어떤 문제를 해결하기 위해 모이는지? 이유를 분명히 해야 한다. 수많은 회의가 열리지만, 그중 절반 이상은 명확한 결론이 나지 않는다. 단순하게 회의 자체만 끝내고, 성과는 고사하고 실행도 전혀 없는 회의라는 것이다.   

어차피 위 상급자들이 모든 사항을 결정하는 것으로 실무자들이 미리 판단하면, 결국 회의는 흐지부지하게 끝난다. 또한, 상사와 의견이 다를 경우는 아예 대답을 회피하고 침묵으로 일관하게 된다. 이런 현상은 보여주기식 회의로 참가자들은 구경꾼으로 전락할 수밖에 없다. 논의할 안건을 통해 회의를 여는 이유를 확실히 밝혀야 한다.    

6. [어떻게] 회의 진행방식을 정한다     

통상적인 회의 절차를 살핀다. 초등학교 학급회의부터 협회나 정부 회의에서도 일반적으로 사용하는 절차다. 개회 선언, 회장 인사말, 경과보고, 안건 상정, 안건 토의·심의 표결, 결정 내용 발표, 폐회 선언이다. 효율성을 중요하게 판단하는 기업이라면 굳이 절차적인 수고로움을 없애는 편이 낫다. 일단 회의 일정표를 만든다. '회의 시작-중간-마무리' 세 단계로 나눈다. 논의 안건을 순서대로 나열한다. 진행 순서를 챙기고 회의실에서 필요한 자료나 장비들을 챙긴다. 회의 리더가 참가자들의 역할을 나누고 나면 회의가 순서대로 정리가 쉬워진다. 규칙은 가능한 한 간소하고 단순하게 만들어야 좋다.     

미국 애플사의 창업자 스티브 잡스는 과거에 간소한 회의를 선호했다고 알려졌다.

의례적인 절차를 없애고, 편하게 소파에 누워서도 의견을 주고받았다. 그는 얼굴을 직접 대면하는 회의를 선호했으며 모든 사업은 각각의 프로젝트 책임자를 중심으로 사업을 챙기는 방법이었다.     

반면에 회의 진행 절차와 방식을 반드시 지켜야 하는 경우가 있다.

국회나 국무회의와 같은 기관에서는 절차가 가장 중요해서 이를 지키지 않으면 회의 자체가 열리지 못한다. 규칙을 준수하지 않으면 논의한 안건이 법적인 효력을 갖지 못한다. 가끔 TV 토론이나 청문회에서 참가자들이 ‘의사 진행’에 대한 발언을 제기하는 경우를 볼 수 있다. 참가자들이 회의에서 방법이나 절차에 문제가 있다고 판단하면, 의장에게 정해진 절차대로 진행할 것을 요청하는 장면이 자주 나온다. 주로 회의가 이뤄지기 위해 충분한 참가자가 모였는지, 의사결정이 가능하도록 회의 정족수가 됐는지, 회의 표결 방법은 올바른지 등이 중요한 사항이다. 회의 진행방식은 각각 조직의 특성을 고려해서 결정해야 한다.  

이상으로 위에서 육하원칙에 따른 6가지 항목을 차례로 살폈다.

회의 기획을 육하원칙이라는 기준에 맞추면 전체 프레임이 쉽게 잡힌다. 이렇게 검토한 사항들을 간단히 보고서 형식으로 개요를 정리한다. 이렇게 회의 기획서를 작성한 뒤 기안 절차를 밟을 때 회의 기획서를 첨부해서 사용하면 충분하다.

'육하원칙 회의(행사) 기획법'이 단순하면서도 효과적인 이유는 보도자료 작성에 적용하기 쉽기 때문이다.

행사 기획서를 순서대로 작성하고 행사하기 전이나 행사를 마친 후에 그대로 보도자료로 옮기면 활용하기 안성맞춤이다. 예를 들면 학교 폭력에 대해서 학폭위(학교폭력대책자치위원회) 회의가 열리고 뒤따라 학교 폭력에 관한 캠페인 행사가 열렸다고 치자. 캠페인 행사를 위한 행사 기획안과 행사 보도자료를 어렵지 않게 동시에 만들 수 있다.