회의(會議)의 4가지 요건만 알면, 너무 쉬운 회의법
미팅, 콘퍼런스, 컨벤션, 포럼, 세미나 등 명칭부터 파악한다
[회의 퀴즈 1] 이것은 미국에서 유래한 회의 형태다. 이 회의는 무엇인가?
지역사회 거주민들이 모여서 지역 정책과 행정 문제를 자율적으로 모여 논의하는 자리이다. 주로 국회의원이나 지역 의회 의원이 일반 시민과 만나서 정책 토론의 장으로 활용했다. 특별한 규칙 없는 자유로운 토론 분위기로 미국식 공개 토론회의라고 불린다. 과거 <국민이 묻는다. 2019 국민과의 대화> 방송에서 대통령이 국민이 자유롭게 던진 질문에 대답하는 진행 방식으로 눈길을 끌었다.
1) 웨비나(Webinar) -- 2) 밋업(Meetup) -- 3) 타운홀 미팅(Toun Hall Meeting) -- 4) 조찬 회의
[회의 퀴즈 2] 이것은 미국 유명 휴양지인 와이오밍주(State of Wyoming)에서 매년 8월에 열리는 회의다. 이 회의는 무엇인가?
'세계 중앙은행 총재 연찬회'가 공식 명칭이다. 그러나 잭슨홀(Jackson Hole)이라는 행사 장소에서 따온 이름을 주로 사용한다. 이 회의는 미연방준비제도 의장을 중심으로 세계 각국 중앙은행 총재와 경제학자 등 150여 명이 모이는 일명 금융 리더들이 모이는 자리다.
1) 세계경제포럼(WEF) -- 2) 잭슨 홀 미팅 -- 3) 테드(Ted) 콘퍼런스 -- 4) G20 정상회담
회의(會議)라는 의미가 있는 영어 단어가 이상하리만치 많고 다양하다.
우스갯소리로 세계 역사가 첨예하게 회의할 문제로 가득해서라고 말해본다. 여기서는 회의 개최에 대한 기초 상식을 쌓는다거나 회의에 대한 이해를 높이는 접근 정도로 여기면 좋겠다. 다만, 기초 상식처럼 보이는 뜻풀이가 일단 회의에 대한 정의만 파악해도 실무 진행에 큰 힘이 될것이다.
우선 회의에 대한 사전적 정의부터 파악한다.
첫째, 『Basic 고교생을 위한 국어 용어사전』에서 회의(會議)란 “공동으로 당면한 문제를 해결하기 위해 두 사람 이상의 참여자들이 모여서 의제를 채택하고 참여자들의 동의를 얻어 의제에 관련된 사항을 결정하는 과정을 말한다. 회의의 참여자로 대체로 의장, 서기, 회원으로 이루어진다. 가장 일반적인 토의 형태라고 할 수 있는 회의가 효과적으로 이루어지기 위해서는 명확한 목적, 면밀한 사전 준비, 참여자들의 적극적인 협조, 회의 규칙에 따른 원만한 운영 등이 전제되어야 한다.”라고 설명했다.
둘째, 『두산백과』에 나온 회의(Conference)의 사전적 정의를 살펴보면 “2명 이상의 여러 사람이 모여서 어떤 안건을 의논 교섭하는 행위. 일정한 형식과 규칙을 준수하면서 개별 안건을 다수결 원리 아래에 능률적으로 결정해 나가는 진행 절차를 말하며, 또는 이러한 종류의 모임을 계속 가지는 기관을 가리키는 예도 있다.”라고 정의했다.
셋째, 『교회용어사전』은 회의를 영어로 Meeting, Conference, Council, Convention 등으로 부르며, “공통된 의제를 해결하기 위해 여러 사람이 모여 의견이나 정보를 교환하고 해답을 얻기 위해 논의하는 일. 이를 통해 일치된 결론에 도달하고 이를 행동으로 옮겨 목적하는 바를 성취할 때 비로소 회의의 의미가 있다. 회의 규칙, 회의 가치, 회의 요건, 회의 분류, 회의 장소와 자리”라고 접근했다.
이렇게 3가지 정의를 살펴서 공통 사항 몇 개를 간추렸다. 가령 최소 2명 이상 모여야 한다는 참가 인원, 회의 공통 안건, 회의 진행 규칙 등을 대략 4가지 정도로 압축할 수 있었다. 이를 '회의의 4가지 요건'으로 삼으면 좋겠다.
첫째, 회의는 2명 이상의 사람이 목적을 가지고 모인다.
둘째, 회의에 공통 안건(Agenda)과 형식을 결정한다.
셋째, 회의에서 참가자의 역할을 정하고 진행 규칙을 준수한다.
넷째, 회의는 논의와 토론 과정을 통해 능률적인 결론을 짓는다.
이상으로 4가지만 살피면 회의를 진행하기에 무리가 없다. 특히 회의 문서 삼총사로 불리는 '회의 기안, 회의록, 회의 보고서'를 작성하는 세부 내용으로 쓸 수 있다. 다소 귀찮지만 회의에 효율성을 높이려면 회의 기안, 회의록, 회의 보고서만큼 좋은 도구가 없기 때문이다. 아래는 회의 기안을 작성하기 위한 주요 항목을 나열했다.
1) 회의 제목 2) 일시(작성일), 3) 담당자/주관자(연락처), 4) 장소, 5) 회의 목적, 6) 참가자(연락처), 7)회의 주요 안건, 8) 예산 9) 검토자료 10) 회의 결과
다음은 회의 형태에 따른 분류를 살핀다. 회의 형태부터 파악하는 이유는 진행 방식 결정 때문이다.
만약 기업체에서 직원 대상으로 포상과 교육을 위한 모임을 한다면 워크숍(Workshop) 형식을 선택하면 쉽게 해결할 수 있다. 학회나 협회 행사라면 통상적인 세미나(Seminar)로 진행하면 충분하다. 그럼 다양한 회의 형태를 하나씩 살펴보자.
1) 콘퍼런스 (Conference)
가장 일반적인 형태로 컨벤션과 같거나 비슷한 개념으로 사용한다. 다만 강연회와 같이 발표자의 일방적 전달 방식보다 주요 참가자가 발표나 의견 개진이 많은 회의를 말한다. 컨벤션보다 규모가 작은 회의라는 어감이 다가온다.
2) 컨벤션 (Convention)
콘퍼런스보다 규모가 큰 회의라는 느낌이 다가온다. 서울 강남구 삼성동에 있는 코엑스(COEX)나 고양시 일산 킨텍스(KINTEX)에서 개최하는 행사를 생각하면 이해가 쉽다. 큰 규모 회의장을 빌려 각종 위원회의 회의, 발표, 토의, 심의 등 다양한 형태의 회의 모임이 이루어진다. 해외 여러 나라에서 참가하는 전시회나 제품 설명회가 동시에 개최되는 경우도 많다.
3) 포룸/포럼 (Forum)
로마 시대 라틴어 Forum(시장), 공공장소를 의미하는 단어에서 기원했다. 아마 'MBC 100분 토론'을 떠올리면 이해가 쉽겠다. 포럼은 특정 주제를 놓고 전문가들을 불러 모아 진행하는 회의 방식이다. 토론 진행자가 공개석상에서 회의를 이끌어나가는 공개토론회 형태다. 청중은 자유롭게 질의가 가능하며, 사회자가 회의 전체를 조율하고 정리한다. 흔히 청년포럼이나 미래포럼 같이 행사 명칭이나 아예 단체명으로 활용하는 때도 많아 헷갈린다. 그냥 공개 토론 회의가 맞다.
4) 콩그레스 (Congress)
공식적인 대형 행사라는 뉘앙스가 풍긴다. 미국 단어를 해석하면 '국회'라는 뜻이다. 마치 국회의사당에서 국회의원이 모여 회의하는 모습이 떠오른다. 컨벤션과 의미 차이는 없지만, 명칭 자체에서 공식적인 딱딱한 느낌이 다가온다.
5) 서밋 (Summit)
정상회담 혹은 최고 회의를 의미한다. 영어 사전에 'important formal meeting between leaders of governments from two more countries'이라고 나온다. 국가 정상이 모이는 회담 혹은 회의에 사용하는 단어로서 지난 2010년 서울에서 열렸던 G20(Group of Twenty) 정상회담에서 세계 20개 선진국 정상들이 모인 사례를 들 수 있다.
6) 세미나 (Seminar)
주로 학회나 협회에서 교육과 연구를 목적으로 진행하는 회의다. 주로 소규모나 비교적 짧은 일정으로 진행한다. 예를 들면, 지도 교수 1명이 지도하는 연구원이나 학생들을 대상으로 세미나를 진행하는 경우다. 각자의 연구 과정이나 결과를 발표하고 토론한다.
7) 심포지엄 (Symposium)
세미나보다 규모가 큰 학술 토론회다. 전문가 회의나 학술회의가 많다. 고대 그리스어인 '함께(Sym)+마시다(Posis)'라는 단어에서 출발했다. 그 시절에는 노예를 부려 술과 음식을 차려놓고 지식인끼리 토론을 벌이는 잔치에서 유래했다. 그래서인지 심포지엄은 '세미나+만찬' 형식으로 프로그램을 만든다.
8) 워크숍 (Workshop)
조직의 동기 부여와 격려 차원에서 성과보수(Incentive) 형식으로 진행하는 경우도 많다. 우습지만 조직 내부 워크숍을 보는 시각이 두 가지로 갈린다. 조직 대표자는 직원 보상 차원에서 응원과 격려 그리고 포상을 주는 행사로 본다. 하지만 실무자는 업무 연장으로 보는 경우가 대부분이다. 워크숍은 주로 단기 교육 프로그램이다. 주로 20~ 30명 내외의 인원이 특정 주제에 대한 지식 등을 교환하며, 질문과 답변을 통해 이루어지는 회의다. 동기 부여 차원에서 공연, 체육활동, 포상 등 다양한 행사가 동시에 진행된다. 포상 여행(Incentive tour)도 여기에 해당한다.
9) 강연회 (Lecture)
1명 이상의 전문가를 초청하여, 참가자인 청중을 대상으로 발표하는 형식을 가진다. 초청 강사가 최신 정보나 전문 지식을 청중에게 전달하고 필요에 따라 질의응답 형식으로 진행된다. 강연회는 10명 정도의 작은 규모부터, 때에 따라 1,000명 이상 대규모로도 진행한다.
10) 밋업(Meetup)
주로 투자자 유치 설명회를 말한다. 밋업(Meetup)은 '누군가와 만나다'라는 의미다. 여기서 누군가가 주로 고객, 투자자, 관계사 등을 가리킨다. 주로 스타트업계에서 많이 활용하는 편이다.
11) 줌(Zoom) 화상 회의
온라인 화상 회의 플랫폼인 줌(Zoom)을 이용한 회의를 말한다. 줌(Zoom: Zoom Video Communication)은 화상 회의 서비스를 제공하는 기업이다. 코로나19, 팬데믹 영향으로 외부 모임 자체가 불가능해졌다. 오프라인 수요가 온라인 화상 회의로 한꺼번에 몰렸다. 이제는 화상 회의를 줌(Zoom) 회의로 부르며 고유명사처럼 자리를 잡았다.
12) 웨비나(Webinar)
'웹(Web)+세미나(Seminar)'를 합쳐서 웨비나로 부른다. 글자 그대로 인터넷상에서 진행하는 세미나를 의미한다. 오프라인 세미나와 다르게, 시간과 장소에 구애받지 않는다는 온라인의 장점이 크다. 대표적인 화상 회의 플랫폼으로 줌(Zoom), 구글 미트(Google Meet), 시스코 웹엑스(Cisco Webex) 등이 유명하다.
13) 조찬회의 (Breakfast Meeting)
아침 식사와 함께하는 회의를 말한다. 주로 임원급 이상 회의에서 많이 이뤄진다. 오전 7시경에 시작해서 9시 전에 끝나는 경우가 대부분이다. 2시간 이내로 식사와 회의를 모두 마무리한다. 외부에서 초청 인사를 불러 강연을 듣는 경우도 많다. 식사와 함께하는 회의 진행 방식으로 다소 경직된 회의 분위기를 피할 수 있다.
14) 패널 토의 (Panel Discussion)
회의에 좌장을 중심으로 특정 분야의 5~6명의 연사를 초청하여 진행하는 회의다. 모든 순서는 좌장에 의해서 진행되며 자유롭게 의견을 주고받는 공개토론회 형식이다.
