자료를 '보관'하는 것과 '진열'하는 것의 차이
주니어 PM의 생각 한 조각 (3)
기업 단위로 함께 일할 때의 큰 장점 중 하나는 '공동으로 활용할 자산이 있다는 것'입니다.
우리 조직내에서 누군가 한번한 작업은 다른 사람들이 반복하지 않아도 되게 하는 것.
그게 어렵다면 적어도 참고 자료로서든, 활용 가능한 탬플릿으로서든, 이후 그 일을 하게 되는 모든 사람들이 처음보다 훨씬 쉽고 빠르게 할 수 있도록 돕게 하는 것은 업무 효율화의 기초작업입니다.
그런데 나름대로의 분류 방법을 정해 폴더 트리도 정리하고 파일을 열심히 백업해두는데도, 구성원들이 공용 에셋을 활용하지 못하고 같은 작업을 반복하는 모습을 보게 될 때가 있습니다.
그리고 저의 경우, 이런 일이 있을 때마다 자료를 '보관한다.'는 생각을 '진열한다.'로 바꾸어 보는 것이 좋은 해결책을 제시해주곤 했습니다.
한번 구매되거나 만들어진 자료들이 Asset, 자산으로서의 역할을 효과적으로 하기 위해서는 아래 세가지가 전부 원활하게 이뤄져야 합니다.
Upload : 구입 혹은 제작된 자료가 공유 공간에 빠르게, 그리고 누락없이 업로드 되고 있는가?
Search : 이후 그것이 필요한 사람이 이 자료를 찾으려고 했을 때 빠르게 찾을 수 있는가?
Download : 접근 권한, 호환성, 다운로드 경로, 너무 무거운 용량, 명확하지 않은 저작권 범위 등으로 인해 찾고도 다운로드하지 못하는 경우는 없는가?
Upload
업로드가 없으면 찾을 수도, 쓸 수도 없기 때문에 가장 중요한 부분입니다.
이후에 찾아서 쓸 사람이 가장 찾기 좋고 다운로드 받기 좋은 에셋 라이브러리의 형식을 정한 이후부터는 온보딩 과정에서부터 에셋 업로드를 교육하고, 누락된 에셋은 없는지 매니저가 주기적으로 점검할 필요가 있습니다.
Search
자료의 백업과 저장은 습관적으로 하고 있지만, 그 자료들을 이후에 꺼내 쓸 사람이 찾기가 불편하다면, 그 자료는 잘 정돈된 우리의 자료들은 마치 박스에 봉인된 후 창고에 안전히 보관된 짐과 같습니다.
이러한 저장법은 잃어버려서는 안 되지만, 다시 볼 가능성은 매우 적은 기록들을 '보관'하는데 매우 좋은 방법입니다.
다만 이렇게 보관된 자료들은 구성원들의 중복 작업을 효과적으로 줄여주는 자산으로서의 역할을 할 가능성이 아주 적어집니다.
그리고 올려봤자 자신을 포함해 아무도 다시 꺼내볼 일이 없을 것이라고 느낀 직원들은, 업로드를 할 필요를 느끼지 못하게 되기 때문에 저장되는 자료의 수 자체가 크게 줄어들 수 있습니다.
그런데 만약 이 자료를 이후에 찾아서 쓸 사람들을 고객이라고 생각하고, 어떤 정보가 가장 먼저 눈에 들어와야 빠르게 필요한 자료를 찾을 수 있을지에 대해 B2C 서비스의 UX를 고려하듯 고려해 본다면 어떨까요?
마치 손님들이 자신에게 필요한 제품이 보이면 빠르게 판단하고 바로 집을 수 있도록 상품을 진열한다는 마음으로,
함께 일하는 동료들이 이 정보가 내게 필요한 정보인지 필요하지 않은 정보인지를 바로 알 수 있게 자료들을 진열해보고자 마음 먹고 고민을 시작해보면 '폴더 트리'를 짜는 것이 최선이 아닌 경우가 많습니다.
드라이브는 보관에 대한 안전성은 크지만, 우리가 필요도를 판단하기 위한 중요한 정보들을 썸네일에 커스터마이징해서 넣기는 자유도가 떨어지기 때문입니다.
자료의 종류와 함께 자료의 생김새가 중요한 경우, 노션의 갤러리뷰와 필터를 활용해 시각적인 라이브러리를 만들어 둘 수도 있고,
해당 자료들을 활용해 본 사람들의 간략한 피드백이, 필요 여부 판단에 가장 중요한 기준이 된다면, 큰 카테고리별로 피그잼 파일을 만들어 해당 자료의 다운로드 링크마다 사용한 사람들의 평가를 표시하는 위젯바를 묶어둘 수도 있을 겁니다.
지표에 따라 '가장 ㅇㅇ한 자료'를 찾는 것이 중요한 업무라면 Tableau나 Redash 같은 데이터 시각화 툴을 진열장으로 활용하는 것도 좋은 방법일 것입니다.
Download
내게 필요한 듯한 자료를 찾았는데, 섣불리 다운로드를 받지 못하게 하는 지점들도, 업로드 규칙을 짤 때 반드시 고려해야할 요소 중 하나입니다.
A를 다운로드 받기 위해 B,C,D,E가 함께 묶여있는 2GB짜리 압축 파일을 다운로드 받아야 하는 경우, 이 자료가 상업적 이용은 가능한 것인지 알 수 없어서 받지 못하는 경우 등
의외로 자료 서칭을 완료한 후 다운로드 단계에서 허들이 있는 경우들이 적지 않습니다.
그 부분을 찾아 다운로드가 용이하도록 파일을 업로드하고, 다운로드할 때 망설여지게 하는 요소들은 서칭할 때부터 썸네일로 바로 알 수 있도록 구성해두는 것도 중요한 일입니다.
만약 중복 작업을 줄여 일의 효율성을 높이는 방안에 대해 고민 중이셨다면
우리 조직의 자료들이 보관되어있는지, 아니면 필요한 경우 누구든 쉽게 돌아보고 찾아 쓸 수 있게 진열되어있는지 한번 살펴보시는 것은 어떨까요?
