새로워진 콜라비를 소개합니다.
협업툴 콜라비 - 하나의 문서로 함께 만들어 가는 협업
콜라비 팀에 모인 동료들은 "시간을 돌려준다." 라는 비전 아래 처음 모였습니다. 저희는 지식근로자에게 주어진 하루라는 시간에 업무를 진행하면서 불필요한 시간들이 너무 많다라는 문제점에 공감하였습니다. 지난 몇 년간 무수히 많은 고객들과의 미팅, 컨설팅을 통해, 하루 8시간이라는 업무 시간안에 실제 핵심 업무에 몰입하는 시간은 2시간 정도이며 그 외 6시간을 메신저의 알람 확인하고 업무 담당자를 파악하는데 보내고 자료, 파일등을 검색하고 끊없이 이어지는 회의에 소모하는 모습들을 확인할 수 있었습니다.
이에 저희 콜라비 팀은 메신저로 분산된 집중력과 쪼개진 시간을 이어주고, 나에게 주어진 중요한 핵심 업무를 진행할 수 있도록 환경은 어떻게 구성되어야하며, 불필요한 회의나 이메일을 줄이는 동시에 업무 진행상황은 언제 어디서나 쉽게 파악하여 진정한 협업을 가능하게 하는 서비스의 모습이 무엇일지 수년간 고민해왔습니다. 그리고 오늘 기존의 문제점들을 해결할 수 있는 콜라비 서비스를 이 자리를 통해 소개드리고자 합니다.
이슈, 하나의 페이지 안에 담긴 모든 워크 플로우
새로워진 콜라비 서비스에서는 기존에 담고자 했던 모든 업무의 흐름과 맥락을 하나의 이슈 페이지 안에 담았습니다. 하나의 협업 공간에 동료를 초대하고 이슈 페이지를 생성한 후, 해당 페이지 내 좌측 영역에서 실시간으로 동료들과 함께 문서를 작성하고 업무와 일정, 결과물들을 공유할 수 있습니다. 업무 히스토리, 진행상황, 동료들의 피드백과 대화는 우측 영역에 순서대로 정리됩니다. 하나의 이슈 페이지안에 모든 업무 진행과정과 중간중간의 결과물들이 정리되어 있어 실무자들은 불필요한 업무 시간을 줄이고 업무 효율을 최대한 증가시킬 수 있습니다. 차곡차곡 쌓은 업무의 진행상황과 히스토리, 결과물들은 결국 회사의 자산으로 남기때문에 관리자나 경영진 입장에서는 모든 컨텐츠와 데이터의 자산화를 자연스럽게 이뤄낼 수 있습니다. 새로운 직원이 들어와도 이슈 페이지를 간단하게 공유해주면 일일이 업무 히스토리를 설명할 필요가 없습니다.
이슈 업데이트, 당신에게 중요한 소식만 모아서 한번에
업무 시간 중 끊임없이 메신저로 물어오는 질문, 요청, 잡담으로 집중력이 분산된 경험이 있지는 않으신가요?
다들 공감하실테지만 업무 시간 내내 화면 아래 깜빡이는 메신저의 알람은 나에게 중요한 업무를 처리하는데 가장 큰 방해 요소입니다. 업무에 몰입한 상태라면 짧은 시간에 처리할 수 있는 업무가 메신저의 알람으로 인해 몇 시간에 걸쳐 처리할 수 밖에 없게 됩니다. 메신저가 실시간으로 질문과 답변을 하고 의견을 공유하는 좋은 방식이지만 현재의 우리들은 너무나 많은 메세지와 알람에 압도되어 있는 것 또한 사실입니다. 이런 분들을 위해 저희 콜라비팀에서 준비한 기능이 '이슈 업데이트' 기능입니다. 콜라비 사용자는 본인에게 가장 중요한 업무를 집중해서 처리하시면 됩니다. '이슈 업데이트' 페이지 안에 그 동안 발생한 업데이트된 내용, 파일, 피드백, 멘션들이 이슈 별로 정리됩니다. 중요한 업무에 충분히 몰입하신 후 언제든지 '이슈 업데이트' 메뉴를 확인하시면 이슈 별로 내가 마지막으로 확인한 이후에 어떤 새로운 내용들이 업데이트 되었는지 정리되어 있습니다. 동료가 나를 멘션하거나 나에게 업무를 할당하는 등 나와 직접적으로 관련된 업데이트 내용들은 노랑색 아이콘으로 표시 됩니다. '이슈 업데이트'를 클릭하여 스크롤 몇 번만 하시면 어떤 업무가 추가로 진행되었고 그 중 나와 관련된 업무들은 어떤 것들인지 한눈에 파악하실 수 있습니다.
실시간 동시편집, 동료들과 실시간 협업 진행
실시간 동시 문서 작성과 편집이 가능하면 어떤 부분이 개선될까요? 실시간 동시편집을 경험해보시면, 이 기능이 단순히 문서를 동시에 작성하는 것을 넘어서 팀원들의 참여 문화를 이끌어내고 업무 시간을 획기적으로 감소시킨다는 것을 느끼실 수 있습니다. 더 이상 불필요한 오프라인 미팅을 위해서 동료들의 일정을 사전에 확인하고 회의실을 예약하고 회의 진행 이후 회의록을 작성하실 필요가 없습니다. 콜라비 이슈 페이지 안에 담당자들을 초대하여 바로바로 이슈를 논의하고 정리하면서 문서를 작성해 결과물을 항상 최신으로 관리할 수 있습니다. 업데이트된 이슈 페이지 내용이 가장 최근에 협의하여 정리된 내용이니 별도로 회의록을 정리하실 필요도 없습니다.
@ 앳박스, 버튼 하나로 모든 기능 활용을 간편하게
이슈 페이지에서 텍스트 입력 중에 '@' 키만 입력하시면 내가 초대할 수 있는 동료 리스트를 확인하여 멘션을 남길 수 있습니다. @ 앳박스는 단순히 동료를 멘션하는 것을 넘어서 할일을 생성하고 해당 할일을 담당할 동료과 일정까지 한번에 설정할 수 있습니다. 또한 @ 앳박스에서는 '@' 버튼 타이핑 한번만으로 바로 파일과 이미지, 자료를 첨부할 수 있습니다. 이슈 페이지에서 내용을 편집하면서 클릭하는 @앳버튼 하나만으로 업무의 진행속도를 획기적으로 줄이고 연속성 있게 업무를 진행해보실 수 있습니다.
실시간 댓글 커뮤니케이션, 피드백 그리고 업무 흐름을 한 눈에
콜라비 서비스의 실시간 댓글은 단순한 댓글 창이 아닙니다. 콜라비 실시간 댓글에서는 가볍게 대화와 의견을 주고 받을 수도 있지만 더 나아가 어떤 파일을 누가 언제 첨부했으며 어떤 의사결정이 어떤 이유 때문에 이뤄졌는지 파악하는 등 모든 업무 맥락과 히스토리가 담겨 있는 영역입니다. 신규 입사자가 들어오시면 가볍게 이슈 페이지를 공유해보세요. 콜라비 실시간 댓글만 읽어봐도 이 업무가 어떻게 흘러왔고 어떤 의사결정과 주요 결과물들이 어떤 이유때문에 도출되었는지 바로 쉽게 파악이 가능합니다. 단순히 신규 입사자의 온보딩 시간을 줄이는 것을 넘어서 업무를 진행하는 와중에도 항상 동료와 똑같은 눈높이를 유지하고 컨센서스를 확보하면서 업무를 진행할 수 있습니다.
할 일 관리, 내 할 일과 동료의 할 일을 한번에
프로젝트를 진행하다보면 업무를 할 일 단위로 나눠서 담당자를 할당하고 일정을 관리해야할 경우들이 있습니다. 그리고 이를 위해 별도로 할 일 관리 서비스나 앱을 사용하는 경우들이 많습니다. 새로워진 콜라비 서비스는 이러한 고객들을 위해 할 일 관리를 대대적으로 업데이트 하였습니다. 할 일 관리 메뉴안에서 내가 동료에게 할당한 업무가 어떻게 진행되고 있는지, '진행 중', '완료' 등 상태진행 아이콘으로 바로 확인 해보세요. 또한, 콜라비의 서비스는 모든 단위가 서로 연결되어 있기 때문에, 할 일을 클릭하여 이슈 페이지로 이동해 이 할 일과 관련된 배경 설명과 담당자와 일정 등을 바로 파악할 수 있습니다. 업무의 진행 상태를 변경하면 할 일을 나에게 할당한 담당자의 화면에도 할 일의 진행상태가 동시에 변경됩니다. 전체 할 일의 진행상태를 관련자와 실시간으로 공유하면서 할 일을 완료해나갈 수 있습니다. 더 나아가 간단한 Drag & Drop으로 내 할 일들의 우선 순위를 조정할 수 있습니다.
컨텐츠 모음, 10초 안에 원하는 파일을 손쉽게
현대의 직장인들이 하루 8시간의 근무 시간 중 필요한 자료나 데이터를 찾기 위해 평균 1.5시간을 소비하고 있다는 사실을 아시나요? 이 시간만 줄여도 전체 업무 시간을 획기적으로 줄일 수 있습니다. 콜라비 서비스에서는 파일, 의사결정, 이미지, 링크 등 모든 컨텐츠가 연결되어 있습니다. 내가 찾고자 하는 이미지가 생각나지 않는다고 걱정하시 마세요. 이 이미지와 연관된 담당자의 이름이나 할 일 혹은 이슈 페이지의 단어 하나만 기억나도 해당 이슈 페이지로 접근해 원하는 이미지를 바로 찾을 수 있습니다. 현재 콜라비 사용자들은 이러한 방식으로 평균 10초 안에 원하는 자료를 찾으면서 업무 시간을 절약하고 있습니다.
현대 사회의 업무의 성격과 환경이 급변하고 있지만 우리는 아직도 오래 전에 개발된 이메일과 메신저라는 도구로 동료와의 협업과 업무를 진행해왔습니다. '하나의 업무를 진행할 때 몰입과 집중의 상태로 업무를 처리해야한다'고 강조하는 '딥 워크(Deep Work)'의 메세지처럼, 이제 우리는 급변하고 있는 업무 특성과 상황에 맞는 도구가 필요합니다. 잘못된 도구를 선택함으로써 발행하는 피해를 개인이 야근을 하고 가족과의 시간을 시간을 희생하면서 버티는 현 상황은 잘못된 것이 아닐까요? 개인이 업무에 집중하고 몰입하여 딥워크가 가능한 환경을 제공하고 더 나아가 불필요한 업무 시간을 획기적으로 줄여줄 수 있는 도구, 우리는 그 대답을 콜라비에서 고객 분들이 찾을 수 있기를 기대합니다. 이제 새로운 시대에 맞는 협업 서비스의 모습을 새로워진 콜라비를 통해 지금 바로 확인해보세요.
