마감기한을 지키지 못 하는 팀에게 필요한 노션 프로젝트
"이번에도 보고도 2주나 늦었네요."
"어쩔 수 없었습니다..."
오늘도 일정이 밀린 기획팀은 일정이 늦어진 이유를 설명하느라 진땀을 뺀다. 팀장은 유독 억울하다. 매일 아침 스크럼을 통해 이슈를 공유하고 업무를 조율했으나 또 구멍이 생겼다. 특히 이번 프로젝트는 본인의 일을 다 미루고 상황 체크에만 거의 올인했다. 그럼에도 이슈 하나가 생기면 이메일로 유관 부서와 협의를 거쳐 회의를 하고 일정을 조율하는 것만 하루 이상이 걸렸다. 이슈가 발생할 것을 감안해 넉넉히 일정을 잡아도 항상 예상보다 늦어졌다.
최선을 다 하지만 번번이 실패하는 기획팀의 원인은 무엇일까. 가장 큰 원인은 일정을 맞추기 위해 다시 일정을 조율하는 회의를 열고 협조를 요청하는 점에 있다. 이는 분명하게 따지면 일정을 조율하기 위해 또 다른 일정을 추가하는 일이다. 이메일로 이슈 사항을 공유하고 회의에서 협조를 요청하는 일만 하루 이상이 걸리고 이후 일정은 불분명하다. 협업자들이 이슈 사항을 인지하고 해결안을 조금 더 빠르게 공유한다면 이슈 해결도 더욱 빠르게 실행할 수 있다.
한 마디로 커뮤니케이션을 이용한 업무를 얼마나 줄일 수 있는지가 관건이다. 일정을 당기기 위해서는 논의 시간을 줄이고 공유와 실행 단계로 빠르게 넘어가야 한다. 최근 프로젝트 관리를 위한 협업툴로 주목받고 있는 노션(Notion)은 이 문제를 정확하게 해결하고 있다. 노션은 기본적으로 메신저나 회의보다는 페이지 내 댓글을 이용해 의견을 조율한다. 이로 인해 커뮤니케이션에 허비되는 시간을 현저히 줄인다. 여러 협업자가 동시에 한 페이지에서 결과물을 완성하면서 이슈도 발생 즉시 공유된다. 별도로 '전달'과 '이해'의 과정이 없다. 참여자는 모두 동시에 상황을 인지하게 된다. 이로 인해 이슈와 방안 공유를 위한 업무가 사라진다. 결과적으로 노션 프로젝트 관리는 불필요한 논의 절차를 생략하고 빠르게 실행에 돌입할 수 있게 한다.
이는 한 페이지에서 모든 이슈와 업무 과정을 투명하게 공유하고 있는 구조를 갖추고 있기 때문이다. 원페이지 협업툴의 기본적인 형태다. 최근 대기업 중심으로 이용되고 있는 콜라비(Collabee)도 원페이지 협업툴의 한 종류다. 두 가지 서비스는 단축키를 이용해 블록 단위로 업무를 정리하고 체크리스트를 생성해 진행상황을 파악하는 등 문서 내 다양한 기능을 갖추고 있다. 칸반 기능도 갖추고 있어 프로젝트가 이루어지는 문서를 또 다시 대분류하여 관리할 수 있다. 칸반은 여러가지 프로젝트 별 진행 상황을 한 눈에 파악할 수 있는 장점으로 관리자에게 유용하다.
콜라비의 경우 팀원별 To-Do List 진행 상황을 아이콘으로 볼 수 있다. 아이콘은 시작일부터 예상 마감일까지 캘린더에도 표시되어 개별 업무 상황을 빠르게 캐치할 수 있다. 또한 국내 업무 문화에 적합한 의사결정 기능도 갖추고 있어 문서 내에서 곧바로 의사결정 요청과 승인이 가능하다. 이로 인해 관리자와 팀원의 커뮤니케이션이 줄어들고 업무 내용이 투명하게 공유된다. 댓글란에는 의견 뿐만 아니라 업무 히스토리도 남아 진행 상황을 시계열적으로 볼 수 있다. 어떤 업무가 왜 늦어졌는지, 어떤 과정을 통해 완료되었는지 문서 한 장으로 쉽게 확인할 수 있다. 이를 통해 관리자는 빠르게 이슈 사항을 캐치할 수 있다. 참여자도 업무 정보를 똑같이 나누고 있어 커뮤니케이션이 효율적이다.
콜라비나 노션 프로젝트 관리 외에도 다양한 협업툴이 있다. 아사나(Asana)나 트렐로(Trello)도 국내 스타트업 중심으로 많이 이용된다. 아사나는 간트 차트 형태, 트렐로는 칸반 형태로 프로젝트 상황을 시각적으로 파악할 수 있다. 이 외에도 다양한 협업툴이 다양한 형태로 서비스를 제공한다. 형태는 다 다르지만 협업툴의 궁극적인 지향점은 동일하다. 불필요한 커뮤니케이션을 줄이고 '본론'에 빠르게 들어가 모든 업무 단계에서 '실행'에 비중을 둘 수 있도록 개선하는 점이다. 모든 형태는 이 목적을 위해 설계되었다. 가장 효율적으로 일 할 수 있는 방법이기 때문이다.
계획된 일정을 더 이상 처리 과정의 '어쩔 수 없음'으로 미루지 말자. 오히려 '어쩔 수 없던 일'은 가장 불필요한 일인지도 모른다. 무엇보다 가장 조율하기 어려웠던 일을 해결하면 골머리를 앓던 문제도 자연스럽게 해결될 것이다. 가장 조율하기 어렵고, 가장 불필요한 '어쩔 수 없던 일'을 협업툴을 이용해 해결해 보길 바란다.
