모던미팅, 결론과 실행이 있는 회의법
2025년 5월 도모 월간도모 Robin Talk
당신은 하루 종일 무슨 일을 하는가?
회의를 하거나 / 회의 준비를 하거나 / 회의록을 쓰거나
이런 생각을 해 본 적은 없는가?
첫째, 회의가 너무 많다
둘째, 그것도 무의미한 회의가 너무 많다
다들 회의를 하면 무언가 얻을 것이라고 생각하지만, 실제 그런 경우는 거의 없다. <공유지의 비극>
만약 수술실이 우리가 하는 회의처럼 느슨하고 안일하게 운영된다면 환자는 모두 죽어나갈 것이다.
만일 레스토랑 주방이 우리의 회의처럼 계획 없이 굴러간다면 음식 따위는 구경도 할 수 없을 것이다.
그렇지만, 회의는 중요하다.
모든 산업/상황에서 중요하진 않지만, 회의는 '응집된 움직임'을 일으키는 지렛대 역할을 한다.
변화를 만들어내는 하나의 방식이며, 그 변화를 통해 우리는 성장한다.
우리 모두 진짜 해야 하는 일을 못하게 막는 그렇게 그런 회의에 중독되어 버렸다.
회의가 줄어든 세상에서는 무엇을 할 수 있을까?
당장 급한 일이 아니라, 정말 중요한 일을 하는데 시간을 사용하자.
동료의 멘토가 되어주고, 동종업계 사람들과 교류하며, 중요한 프레젠테이션을 준비하고, 새로운 프로젝트를 개발하고 착수하는 데 몰두할 수 있을 것이다.
회의 시스템이 가진 심각한 위험은
첫째, 회의는 타협이 아니다
둘째, 회의는 절박함이 있어야 한다
그래서 준비한 2025년 5월 월간도모 ROBIN TALK, Agenda 모던미팅, 결론과 실행이 있는 회의법
: 본 내용은 2014년 발간된 '알피탐팰리'의 저서(정길락, 정구숙 역자) 모던미팅을 참고했습니다.
회의로 볼 수 없는 것은 무엇인가?
대화는 두 사람 간의 실시간 구두 커뮤니케이션이다.
그룹 작업은 말 그대로 그룹 단위로 이루어지는 공동 작업이다.
브레인스토밍은 많은 아이디어를 끌어내기 위해 특별히 고안된 마법 같은 시간이다.
이제 남은 것은 모던미팅이다.
회의는 마치 전쟁처럼 최후의 수단이어야 한다
의사결정은 우리를 적극적으로 행동하게 하고 모든 변화를 이끌어낸다.
의사결정이 바로 우리 조직을 규정한다.
<모던미팅의 일곱 가지 법칙>
첫째, 의사결정을 지원해야 한다
둘째, 빠르게 전개하고, 예정대로 끝낸다
셋째, 반드시 필요한 사람만 참석한다
넷째, 준비되지 않은 사람의 참석은 거부한다
다섯째, 명확한 실행 계획을 이끌어낸다
여섯째, 정보 교환을 위한 회의는 하지 않는다
일곱째, 브레인스토밍을 곁들여 효율성을 높인다
모던미팅 첫째 법칙 - 의사결정을 지원해야 한다
의사결정을 내리기에 앞서 내 조언이 필요하다면, 개인적으로 부탁해야 한다.
물론 어떤 의사결정은 실패할 수도 있지만 설령 잘못된 방향일지라도 결정을 하고 움직이는 것이 훨씬 낫다.
빠른 의사결정이 가져오는 이익은 무궁무진하다.
둘째 법칙 - 빠르게 전개하고, 예정대로 끝낸다
너무 많은 시간이 주어지면, 가장 명백한 의사결정조차 재고하게 된다.
토론은 계속 챗바퀴를 돌고, 실질적인 정보는 추가되지 않으며, 오로지 같은 주제가 반복될 뿐이다.
회의를 가능한 한 간략하게 하고, 끝낼 시간을 명확하게 설정하라.
셋째 법칙 - 반드시 필요한 사람만 참석한다
다른 사람의 감정을 다치게 할 수도 있다는 걱정은 더 이상 하지 마라.
왜냐하면 그런 걱정은 소중한 시간을 낭비하는 것인 동시에 의사결정을 못하게 하기 때문이다.
합의에 도달하기 위해 노력하라. 다만 경우의 수는 그 회의에 참석한 사람 수가 늘어날수록 기하급수적으로 증가한다. 모던미팅에서는 의사결정을 내리는 데 반드시 필요한 사람만 부른다
! 회의의 모든 구성원에게 해당되는 질문
회의가 끝난 후 주어진 역할을 수행할 수 있는가?
논의할 의사결정에 관한 내용이 미리 주어진다면, 사전에 의견을 줄 수 있는가?
적극적인 참여 없이 회의석상에 앉아 있는 것만으로도 회의에 어떤 가치를 줄 수 있는가?
당신은 회의에 상징적으로 참석하는가? 또는 단순히 권위를 과시하기 위해서인가?
넷째 법칙 - 준비되지 않은 사람의 참석은 거부한다
모던미팅의 준비는 회의 리더가 직접 해야 한다.
회의를 주관하는 리더는 회의 아젠다와 연관 자료를 반드시 만들어야 한다.
아젠다는 지도이자, 교통 표지이며, 운전면허증이다.
당신은 아젠다를 통해 모던미팅이라는 운전에 진지하게 임하고 있음을 다른 사람들에게 알려주어야 한다.
모던미팅에서는 무엇보다 의사결정이 왕이다.
유용한 아젠다는 사안에 대한 진지한 고민과 선택을 담고 있다.
아젠다는 준비하는 것은 회의에서 어떤 일이 일어날 것인지를 심사숙고하는 과정이다.
아젠다는 논의될 의사결정의 내용을 정하고, 그에 대한 피드백과 제안을 이끌어낸다.
아젠다는 참석자에게 준비를 요구한다.
다섯째 법칙 - 명확한 실행 계획을 이끌어낸다
모던미팅에서는 항상 갈등과 조정만 발생하므로 우리가 알아야 할 것은 최종 의사결정과 그에 따른 실행 계획뿐이다. 누군가가 모던미팅에 참석하길 원한다면, 주최자는 당연히 그 사람에게 실행 계획을 제공해야 한다.
실행 계획은 최소한 다음 질문에 대한 답을 가지고 있어야 한다.
우리가 책임져야 할 구체적인 실행 계획은 무엇인가?
각 실행 계획에 대한 책임은 누구에게 있는가?
실행 계획은 언제 완료할 것인가?
여섯째 법칙 - 정보 교환을 위한 회의는 하지 않는다
회의는 의사결정을 위한 신성한 영역으로 남겨둬야 한다.
그러기 위해서는 정보 교환이나 하는 회의를 취소하는 것만이 유일한 방법이다.
이를 위해 우리 모두 다음 약속에 동의해야 한다
정보 교환을 위한 회의는 모두 취소한다. 단, 관련된 메모(자료)는 반드시 읽는다
메모는 일관되고 설득력 있는 문서로 생각을 공유해야 한다
물론 읽고 대답할 가치가 있는 완결된 생각이어야 한다
그리고 진정한 우선순위를 표시하라
일곱째 법칙 - 브레인스토밍을 곁들여 효율성을 높인다
브레인스토밍은 모던미팅의 정반대 편에서 전체 시스템의 밸런스를 맞춰주는 균형추 구실을 한다.
모던미팅은 의사결정에 초점을 맞춰야 한다.
즉 의사결정이란 다른 가능성을 제거하여 앞으로 나아가기 위한 묘약이라 할 수 있다.
브레인스토밍은 위험을 감수해도 괜찮다는 환경, 분위기 그리고 규칙을 제공한다.
무엇보다도 브레인스토밍에서는 잃을 게 없다.
브레인스토밍의 주제가 평상시 업무에 관련된 것일수록 그 성과는 나빠질 것이라는 점이다.
해당 업무 담당자에게 브레인스토밍을 요구하면 결국 나중에 위험을 피하기 위한 대화만 하게 되므로 엉망진창이 될 것이다.
마음껏 꿈꾸며 던져 놓은 아이디어나 제안을 책임지고 실행해야 할 사람은 결국 자기 자신이라는 걸 알기 때문이다.
스스로 감당해야 하거나 비판받을 수 있다는 사실을 알아차리고는 듣기만 하는 것이 더 쉽다는 것을 깨닫게 된다.
! 브레인스토밍의 10가지 기본 규칙
아이디어에 열정이 있는 사람을 참여시켜라
자유롭게 칭찬하라
얻을 아이디어의 수를 정하라
타이머를 사용하라
즐겁게 하라
활동적으로 하라
명확한 초점을 가져라
브레인스토밍을 효율적으로 도와줄 전문가를 확보하라
상사 또는 항상 반대만 하는 임원은 참여시키지 마라
모든 것을 기록하라
회의 중독에서 벗어나라
어려운 결정에 직면할 때 우리는 불안해한다. 그럴 때 우리는 회의를 소집한다.
이를 '감정적 회의'라고 부른다. 감정적 불안에 굴복하는 습관의 문제점은 습관이 곧 중독이 된다는 점이다.
'어떻게 결정할 것인지'를 무엇보다도 먼저 결정하는 것이 감정적 회의를 없애는 방법이다.
! 회의 참석자에게 보내는 서약
나는 정시에 회의에 참석하기로 약속한다
나는 회의 중 불필요하게 과시하거나, 어젠다와 관계없이 장황하게 떠들거나, 분열을 조장하거나, 핑계를 대며 발뺌하거나, 의견을 비난하거나, 다른 사람을 공격하지 않을 것을 약속한다
나는 만일 설득력 있는 주장이 제기된다면, 내 관점과 생각을 바꿀 것을 약속한다
나는 나 자신, 내 부서, 내 팀이 아닌 전체의 이익을 중심으로 일할 것을 약속한다
나는 과감히 실행 계획에 전념하고, 결정된 계획의 완수를 위해 노력할 것을 약속한다
나는 만약 내가 참석해도 아무런 가치를 더할 수 없다고 느낀다면 회의에 참석하지 않을 것을 약속한다
나는 우리 회의 시간의 가치를 존중하는 마음으로 미리 준비할 것을 약속한다
회의 vs 가짜 회의
하루에 30분만이라도 진짜 회의를 한다면, 당신의 삶은 3시간을 더 얻을 수 있다
